Beim Begriff „Kick-off“ denken die meisten Menschen an den Anstoß beim Fußballspiel. Doch auch in Unternehmen gibt es „Kick-offs“: Gemeint sind Veranstaltungen zum Beginn eines neuen Projekts oder einer wichtigen Projektphase.
Was ist das Ziel einer Kick-off Veranstaltung?
Bei einer Kick-off Veranstaltung kommen die Projektbeteiligten oft erstmals in Kontakt. Gerade bei Großprojekten sind das in der Regel viele einzelne Teams, die sich oft noch nicht kennen, zur Erreichung des Projektziels aber „Hand in Hand“ agieren müssen. Darüber hinaus können auch Auftraggeber und weitere Stakeholder einbezogen werden.
Im Projektmanagement sorgen Kick-off Veranstaltungen vor allem für den nötigen Motivationsschub vor dem Projektstart. Auch bietet sich für den Projektleiter eine gute Möglichkeit, mit den Projektbeteiligten die gemeinsamen Ziele zu besprechen und für alle nochmals den Projektverlauf zu erklären.
Ein typischer Ablauf für eine Kick-off Veranstaltung kann beispielweise so aussehen:
- Begrüßung durch den Projektleiter
- Begrüßung durch den Auftraggeber
- Vorstellungsrunde
- Präsentation des Projekts / Darstellung der Projektziele
- Erklärung des Projektnutzens
- Festlegung des Zeitplans
- Einteilung der Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten
- Kommunikationsregeln im Projektverlauf festlegen
- Feedbackrunde
Nach der Kick-off Veranstaltung sollte jeder Teilnehmer ein Protokoll der Inhalte erhalten. Außerdem sind in dieser Zusammenfassung weitere Details relevant:
- Wichtige Ansprechpartner
- Konkreter Projektplan (Zeitplanung, Ressourcenplanung, Budget)
- Festlegung der Kommunikationsmedien
- Regelungen zum Dokumentenmanagement
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