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Meetings: Do‘s und Don‘ts!

Gute Meetings – schlechte Meetings

Meetings sind in den meisten Unternehmen üblich und wichtiger Bestandteil der Zusammenarbeit in Teams. Verschiedene Mitarbeitergruppen können in Meetings auf einen gemeinsamen Informationsstand gebracht, diverse firmenbezogene Themen besprochen und im besten Fall Entscheidungen gefasst und festgelegt werden.

Es gibt die langen, ermüdenden Meetings, bei denen alle Teilnehmer froh sind, wenn sie endlich vorbei sind. Aber auch die Meetings, nach denen alle motiviert und fröhlich zurück an ihre Arbeit gehen. Wie das Zusammentreffen läuft, hängt letztendlich nicht alleine vom Anlass, sondern auch von der Organisation ab.

Nachfolgend haben wir ein paar Do‘s und Dont’s für Sie zusammengefasst:

Was sind die No-Gos im Meeting?

1. Schlechte Vorbereitung

Viele Meetings ziehen sich nur deshalb in die Länge, weil einzelne Teilnehmer nicht gut auf die Themen vorbereitet sind. Daher unser Tipp: Bereiten Sie sich unbedingt vor! In der Regel gibt es vor einem Meeting eine Tagesordnung mit den Themen, die besprochen werden sollen und eine Auflistung der Personen, die zu dem Meeting eingeladen wurden. Nutzen Sie also die Gelegenheit, Ihre Meinung und Ihre Interessen gut zu überdenken und ggf. mit Kollegen abzustimmen. Auf diese Weise können Sie auch ein besseres Verständnis für andere Abteilungen entwickeln und vielleicht sogar Ihrem Chef positiv auffallen.

2. Telefon weg und E-Mails ignorieren

Konzentrieren Sie sich auf das Meeting und schalten Sie Ihr Mobiltelefon aus. Ein Anruf während des Meetings stört nicht nur die Besprechung, sondern macht auch einen schlechten Eindruck. Sollten Sie einen dringenden Anruf erwarten, leiten Sie Ihr Telefon auf einen anderen Mitarbeiter um, der nicht im Meeting sitzt und rufen Sie zurück. Selbstverständlich sollten Sie auch keine E-Mails während eines Meetings lesen oder schreiben.

3. Lassen Sie Ihre Kollegen ausreden

Unterlassen Sie Kommentare wie „Das sehe ich aber nicht so“! Wenn Sie Ihre Kollegen ständig unterbrechen, dann erzeugt dies nur umfangreiche Diskussionen. Zudem ist es äußerst respektlos. Auch wenn Sie die Meinung der anderen nicht teilen, sollten Sie diese nicht ständig unterbrechen. Lassen Sie jeden ausreden. Sie wollen ja schließlich selber auch nicht, dass Sie unterbrochen werden. Heben Sie einfach die Hand, wenn Sie sich zu einem Thema äußern oder die umfangreichen Äußerungen eines Mitarbeiters unterbinden möchten.

4. Sitzen Sie das Meeting aus

Ja, Meetings können lange dauern. Je mehr diskutiert wird, desto länger dauert das Ganze. Dennoch werden Meetings und Mitarbeiterversammlungen in der Regel frühzeitig angekündigt. Von daher sollten Sie im Vorfeld genug Zeit einplanen und nicht „auf heißen Kohlen sitzen“, wenn die ursprünglich angesetzte Zeit überzogen wird. Auf keinen Fall sollten Sie das Meeting eher verlassen! Das ist ein absolutes No-Go. Wenn Sie einen wichtigen Anschlusstermin haben, sollten Sie diesen im Vorfeld ankündigen. Grundsätzlich sollte der Moderator jedoch darauf achten, dass das Meeting einen bestimmten Zeitrahmen nicht überschreitet.

Wann sollten Sie sich einmischen bzw. etwas äußern?

  • Wenn Sie etwas Neues zu sagen haben (Wiederholen Sie nicht die Aussagen Ihrer Kollegen, indem Sie diese umformulieren)
  • Wenn Ihre Aussage zum aktuellen Thema gehört
  • Wenn sich das Thema mit Ihrem Aufgabengebiet befasst
  • Wenn es für den aktuellen Zeitpunkt relevant ist

Dies waren bisher unsere Tipps, wie einzelne Teilnehmer zu einem guten Austausch innerhalb eines Meetings beitragen können. Doch wie kann der Moderator/Gesprächsführer das Meeting spannender und effektiver gestalten?

Worauf sollten Sie als Moderator achten?

1. Bereiten Sie das Meeting gut vor

Legen Sie im Vorfeld die Tagesordnungspunkte fest und überlegen Sie gut, wie viel Zeit Sie für die einzelnen Punkte einplanen. Auch die Reihenfolge der Tagesordnungspunkte sollte sinnvoll bedacht und geplant sein. Sehr wichtig ist auch die Auswahl der Teilnehmer: Wer sollte gehört werden? Wer kann zur Entscheidung beitragen? Laden Sie wirklich nur die Personen ein, die für das Thema oder die Entscheidung relevant sind.

2. Ausschweifende Diskussionen stoppen

Was sich ebenfalls negativ auf die Konzentration und Laune der Mitarbeiter auswirkt sind ausschweifende Diskussionen. Hier sind Sie als Moderator ganz besonders gefragt. Behalten Sie den Zeitplan im Blick und unterbrechen Sie Teilnehmer, die vom Thema abkommen oder bereits Gesagtes wiederholen.

3. Ziehen Sie das Meeting nicht unnötig in die Länge

Sie sollten darauf achten, dass das Meeting im Idealfall eine gewisse Dauer nicht überschreitet. Setzen Sie das Meeting also für 1,5 bis 2 Stunden an. Sollte ein Meeting doch einmal länger dauern, so achten Sie darauf, dass spätestens nach dieser Zeitvorgabe eine kurze Pause gemacht wird, damit die Konzentration der Mitarbeiter nicht schwindet.

4. Halten Sie die Inhalte in einem Protokoll fest

Führen Sie unbedingt Protokoll oder legen zu Beginn des Meetings einen Protokollanten fest. Hier sollten alle besprochenen Themen kurz zusammengefasst und getroffene Entscheidungen festgehalten werden. Im Protokoll werden auch konkrete Termine festgelegt, die für alle verbindlich sind. Nach dem Meeting wird das Protokoll zeitnah an alle Teilnehmer versendet. So vermeiden Sie Missverständnisse und haben eine gute Grundlage für das nächste Meeting.

Bei Meetings gilt immer die Devise: So wenige wie möglich, so viele wie nötig.