Nach einer Tagung, einer Veranstaltung oder einem größeren Meeting ist der Feedback-Fragebogen ein gutes Instrument, um die Teilnehmer-Zufriedenheit zu analysieren. Hier erhalten Sie „aus erster Hand“ wertvolle Hinweise: Denn nach der Veranstaltung ist bekanntlich vor der (nächsten) Veranstaltung.
Befragung während oder nach der Tagung?
Natürlich gibt es gute Argumente für beide Varianten. Die Erfahrung zeigt aber, dass der Rücklauf um ein Vielfaches besser ist, wenn die Umfrage während der Tagung eingeplant wird. Geben Sie den Teilnehmern gegen Ende der Tagung ein paar Minuten Zeit, um den Feedback-Fragebogen auszufüllen. Wichtig ist dabei, dass der Fragebogen nicht zu umfangreich ist und die Beantwortung dementsprechend nicht zu viel Zeit beansprucht.
Feedback-Fragebogen anonym oder personalisiert?
Erlauben Sie die anonyme Beantwortung, denn die Erfahrung zeigt, dass die meisten Teilnehmer dann viel ehrlicher antworten.
Wie viele und welche Fragen sollte der Fragebogen enthalten?
Ganz wichtig: Der Feedback-Fragebogen darf nicht zu umfangreich sein! Hier machen Veranstalter oft den Fehler und fragen nach zu vielen Details. Beschränken Sie sich auf wenige Fragen und stellen Sie beispielsweise zwei offene und eine geschlossene Frage:
„Was hat Ihnen organisatorisch und inhaltlich bei dieser Tagung/bei diesem Meeting gut gefallen?“
„Wenn dieses Meeting im nächsten Jahr wiederholt werden sollte – was sollten wir Ihrer Meinung nach ändern?“
„Würden Sie diese Veranstaltung einem Freund empfehlen?“
Oder alternativ: „Halten Sie es für sinnvoll, ein Meeting im gleichen Rahmen zu einem späteren Zeitpunkt zu wiederholen?“
Ja l Nein l Vielleicht
So haben Sie den Vorteil, dass der Feedback-Fragenbogen nicht zu umfangreich ist und Sie geben dem Teilnehmer trotzdem die Möglichkeit, sich durch die offenen Fragen im Detail über positive oder negative Dinge zu äußern.
Sollte die Befragung digital oder analog erfolgen?
Hier hängt die Antwort stark vom Veranstaltungsformat und den Teilnehmern ab. Findet die Tagung online statt, können Sie die Abfrage beispielsweise über eine Event-App durchführen und problemlos auswerten. Bei einer Präsenz-Veranstaltung können Sie alternativ zur Event-App auch einen Papier-Fragebogen zu den Tagungsunterlagen legen und am Ausgang einen Briefkasten platzieren, in dem die Feedback-Bögen gesammelt werden.
Evaluation Ihrer Veranstaltung
Bei der Auswertung der Feedback-Fragebögen sollten Sie sich Zeit nehmen und die Rückmeldungen Ihrer Teilnehmer im Veranstaltungsteam analysieren. Wichtig ist hier, dass Sie die Rückmeldungen als Möglichkeit sehen, Ihren Service zu verbessern und die Bedürfnisse Ihre Teilnehmer langfristig immer besser zu verstehen.
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