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Wie organisiere ich ein Barcamp?

Sie haben ein allgemeines Thema über das Sie sich mit anderen austauschen möchten?

Oder Sie wollen in Ihrem Unternehmen einen neuen Geschäftszweig aufbauen und überlegen grundsätzlich, wie das gehen kann? Dann ist es vielleicht an der Zeit, ein Barcamp zu organisieren!

Auch wenn Sie für ein Barcamp keine Agenda benötigen, gibt es natürlich viele Dinge, die Sie im Vorfeld beachten und organisieren müssen:

Rahmenbedingungen

Als erstes sollten Sie geeigneten Räume, beispielsweise in einem Tagungszentrum buchen. Die Anzahl und Größe der Räume hängt natürlich von der gewünschten Teilnehmerzahl ab. Egal ob Sie 10 oder 100 Teilnehmer einladen möchten: Planen Sie mindestens zwei, besser drei Räume ein, damit Sie bei Bedarf mehrere Workshops in unterschiedlichen Räumen durchführen können. Außerdem ist es gut, einen separaten Raum (oder eine offene Lounge) für Getränke und Snacks zu haben. Denn bedenken Sie: Charakteristisch für ein Barcamp ist der offene Rahmen und die Möglichkeit für die Teilnehmer, ganz frei den Workshop zu wechseln.

Je nach Teilnehmerkreis benötigen Sie auch eine sehr gute WLAN-Verbindung und mehrere Steckdosen beziehungsweise Pinnwände mit Karten, Stiften und Pinn-Nadeln, damit innerhalb der Workshops verschiedene Ideen für alle sichtbar dargestellt werden können. Auch sollte der Tagungsort über Tische und Stühle sowie über eine technische Grundausstattung wie beispielsweise einen Beamer, eine Mikrofonanlage etc. verfügen.

Einladung

Die Einladung zu einem Barcamp erfolgt oft über die sozialen Medien, wie beispielsweise Xing, LinkedIn oder Instagram. Natürlich können Sie auch Personen direkt ansprechen oder gezielt in einem Umfeld werben, in dem Sie Interessenten für Ihr Thema vermuten.  Es ist weiterhin sinnvoll zu klären, ob es auch Experten zu dem jeweiligen Themenbereich gibt und ob diese bereit wären, an den Sessions teilzunehmen, um ihr Wissen zu teilen.

Führen Sie eine Liste mit den Teilnehmern, die sich verbindlich angemeldet haben und legen Sie je nach Veranstaltungsort eine Obergrenze für Ihr Barcamp fest. Bei der Preisgestaltung können Sie entweder einen niedrigeren Teilnahmepreis festlegen und die Kosten beispielsweise für Parkplatz, Speisen und Getränke separat abrechnen. Alternativ geht es auch über einen entsprechend höheren All-inklusive-Preis, der das Catering und alle weiteren Kosten beinhaltet.

Lassen Sie Ihre Teilnehmer eine Einverständniserklärung unterschreiben, dass Sie Ihre Kontaktdaten speichern dürfen. Das ermöglicht die Versendung der Ergebnisse nach dem Barcamp und hilft Ihnen bei der Organisation der nächsten Veranstaltung.

Planen Sie je nach Veranstaltungsgröße ausreichend Servicekräfte ein, die allgemeine und technische Fragen beantworten können, sich am Tagungsort auskennen und sich um die Bereitstellung der Speisen und Getränke kümmern.

Begrüßung

Auch wenn es keine Tagesordnung gibt, benötigen Sie unbedingt einen Moderator, der zu Beginn die Teilnehmer begrüßt und die Themenwünsche der Teilnehmer erfragt oder (bei konkreten Problemstellungen) mögliche Lösungswege abfragt sowie die Workshops einteilt. Er sollte dabei auch jeweils einen Moderator pro Workshop festlegen. Diese Rolle kann im Laufe des Barcamps zu anderen Teilnehmern wechseln. Doch gerade zu Beginn der Session ist es wichtig, diese Rolle klar zu besetzen. Der Moderator klärt zu Beginn außerdem, ob es gegebenenfalls Experten zu den jeweiligen Themenvorschlägen gibt und ob diese bereit wären, ihr Wissen beispielsweise im Rahmen einer kurzen Einführung zu teilen.

Beginn der Workshops

Die abgestimmten Themen werden digital oder über eine Pinnwand pro Raum zusammengestellt. Nun kann der Austausch starten. Ein Barcamp ist sicher eines der interaktivsten Formate der Tagungslandschaft, denn die Teilnehmer können frei nach Interesse und Laune die Räume wechseln. Auch die Rollen können sich verändern: Vom Moderator zum Zuhörer, vom Diskussionsteilnehmer zum Experten, lernen sich die Barcamp Teilnehmer gut kennen und identifizieren schnell die Experten zu bestimmten Problemkreisen.

Was Sie noch beachten sollten

Charakteristisch für ein Barcamp ist, dass es keine zeitlichen oder inhaltlichen Vorgaben gibt. Entsprechend sollten Sie bei der Organisation dieser Veranstaltungsform auch kein festes Mittagsessen in einer Mittagspause planen, sondern die ganze Zeit eine Auswahl an Getränken und verschiedenen Snacks bereitstellen.   

Kreativität lässt sich nicht in ein starres Zeitschema pressen. Lassen Sie das Veranstaltungsende möglichst offen oder geben Sie lediglich ein „grobes zeitliches Ende der Veranstaltung“ vor. Bedenken Sie, dass gerade die offene Atmosphäre und der Austausch auf Augenhöhe die Dinge sind, weswegen Ihre Teilnehmer gekommen sind. 

Falls Ihr Veranstaltungsort die Möglichkeit bietet, sich im Freien zu bewegen und auszutauschen, ist dies ebenfalls von Vorteil. Denn Bewegung ist eine gute Möglichkeit, um auf neue Gedanken zu kommen. Lesen Sie hierzu auch unseren Beitrag Walk and Talk.

Noch ein weiterer Tipp: Beauftragen Sie den Moderator gegen Ende des Barcamps damit, eine „Art Abschluss“ zu machen. Er kann beispielsweise zusammenfassen, welche Teillösungen gefunden wurden bzw. welche Ideen ausgeschlossen wurden. Auch könnte er die Person sein, die Pinnwände abfotografiert und an alle Teilnehmer sendet beziehungsweise der das Interesse an einem weiteren Barcamp bei den Teilnehmern abfragt.