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Was versteht man unter einer hybriden Veranstaltung?

Bei dem Wort „Hybrid“...

...denken die meisten als erstes an hybride Autos – also die mittlerweile gängige Kombination eines Elektromotors mit einem Verbrennungsmotor. Das Adjektiv hybrid kommt ursprünglich aus dem Griechischen und gibt in erster Linie den Hinweis, dass es sich um etwas Gebündeltes, Gekreuztes oder Vermischtes handelt. Bei einer Veranstaltung kann sich der Hinweis auf ein „hybrides Format“ auf verschiedene Dinge beziehen – in jedem Fall werden Elemente, Inhalte, oder Formen miteinander kombiniert und es können ganz neue Veranstaltungsformate entstehen.

Wird heute von einer hybriden Veranstaltung gesprochen, ist damit eine reale Veranstaltung vor Ort gemeint, bei der sich durch zusätzliche digitale Komponenten auch Teilnehmer online zuschalten können. Das Besondere dabei ist, dass sich sowohl die virtuellen Teilnehmer als auch die Teilnehmer vor Ort aktiv an der Veranstaltung beteiligen beziehungsweise miteinander kommunizieren können. Hybride Events kommen in den verschiedensten Branchen vor, wie zum Beispiel hybride Jobmessen, Schulungen, Konferenzen, Workshops oder Generalversammlungen.

Wie organisiere ich eine hybride Veranstaltung?

Planungsphase

Anders als bei rein digitalen oder nur in Präsenz stattfindenden Veranstaltungen gibt es für hybride Events nicht nur ein Konzept, sondern zwei: Eins für den digitalen Teil der Veranstaltung und eins für den physischen Veranstaltungsort. Beide Konzepte sollten die gleichen Inhalte transportieren, stellen aber in der Planungsphase ganz unterschiedliche Anforderungen an den Eventmanager. Für die Präsenzveranstaltung muss ein Veranstaltungsort gefunden werden und es geht um Themen wie beispielsweise die Bestuhlungsform, die Tontechnik und das Catering. Für die Online-Veranstaltung werden verschiedene Online-Werkzeuge, wie beispielsweise Streamingdienste, digitale Abstimmungstools oder eine Event-Landingpage mit virtueller Bühne benötigt. Bei der Organisation einer hybriden Veranstaltung werden in der Regel beide Konzepte erstellt und im Anschluss aufeinander abgestimmt.

Bild und Ton

Sowohl im digitalen Raum als auch am Veranstaltungsort ist die Qualität von Bild und Ton von zentraler Bedeutung. Hierzu muss beispielsweise bei Darstellungen auf der Bühne für eine gute Beleuchtung gesorgt werden und die Kamera- und Tonqualität muss für alle Teilnehmer optimal angepasst werden. Planen Sie möglichst auch Ersatzgeräte ein, auf die Sie beispielsweise bei technischem Ausfall schnell zurückgreifen können.

Auch die Bandbreite für ein stabiles Internet ist bei einer hybriden Veranstaltung ein absolutes Muss. Egal wie perfekt die Veranstaltung im Vorfeld geplant wurde: mit schlechter Internetverbindung wird sie schnell zum Flop.

Interaktion einplanen

Veranstaltungen, die einen Austausch zwischen den Teilnehmern ermöglichen, kommen in der Regel besonders gut an. Daher sollten Sie bei einer hybriden Veranstaltung auch den Online-Teilnehmern ermöglichen, mit anderen Anwesenden beispielsweise über einen Chat in Kontakt zu treten. Möchten Sie die Teilnehmer zu einer Frage abstimmen lassen? Oder soll es mehrere Vorträge in verschiedenen Räumen mit anschließender Diskussion geben? Mit einer guten Organisation ist auch das möglich. Sie sollten aber nur die Dinge anbieten, die Sie vorher gut getestet haben.

Weniger ist manchmal mehr

Achten Sie darauf, dass die Tools und Plattformen einfach zu handhaben sind oder schnell erklärt werden können. Setzen Sie bei den Teilnehmern nicht zu viele Technikkenntnisse voraus.  Bei größeren Veranstaltungen können vorab auch Anleitungen verteilt werden oder Sie stellen einen technischen Support während der Veranstaltung zur Verfügung.

Alles intensiv testen

Testen Sie in jedem Fall den Ablauf Ihrer Veranstaltung mehrfach. Oft ergeben sich dabei im Vorfeld Hinweise auf technische Probleme oder fehlende Inhalte, die im Vorfeld behoben werden können.

Nehmen Sie sich gerade für diesen Punkt genügend Zeit. Manchmal ist es auch hilfreich, eine Person außerhalb des Teams zu bitten, sich als Testperson einzuwählen. Auf diese Weise können Sie wichtige Rückmeldungen erhalten und die hybride Veranstaltung technisch und organisatorisch optimieren. Vergessen Sie in der Testphase nicht Ihre Teilnehmer vor Ort! Auch hier kann es zu technischen Störungen oder anderen Kommunikationsproblemen kommen.

Fazit

Hybride Veranstaltungen sind mittlerweile gängig Praxis und ein wichtiger, zukunftsweisender Bereich der Eventbranche. Im optimalen Fall können Veranstalter die Vorteile von Präsenz- und Onlineveranstaltungen kombinieren und beispielsweise die hohe Reichweite positiv für sich nutzen.

Allerdings sind hybride Veranstaltungen wesentlich zeitintensiver in der Vorbereitung und aufwändiger in der Durchführung. Eventmanager und Organisatoren sollten hier immer im Vorfeld die Bedürfnisse und Ziele Ihrer Kunden sorgfältig prüfen. Bei vielen Events sind andere Veranstaltungsformate, wie beispielsweise reine Präsenz- oder reine Onlineveranstaltungen, die bessere Lösung.