Bei der hybriden Veranstaltung können die Teilnehmer sowohl live vor Ort als auch online von zu Hause aus teilnehmen. Das Besondere an diesem Format ist, dass alle Teilnehmer sich auch aktiv an der Veranstaltung beteiligen und miteinander in Kontakt treten können.
Vorteile einer hybriden Veranstaltung
Große Reichweite
Im Gegensatz zur reinen Präsenzveranstaltung ist die Teilnehmerzahl bei einer hybriden Veranstaltung sehr flexibel und kann beliebig variiert werden. Auch für Personen mit knappem Zeitbudget oder weitem Anfahrtsweg ist eine Teilnahme möglich. Außerdem können Teilnehmer bei einer Veranstaltung mit mehreren Themen oder Workshops ohne Probleme auch nur einzelne Vorträge oder Übungseinheiten buchen.
Weniger Raum- und Verpflegungskosten
Da nur ein Teil der Teilnehmer vor Ort ist, fallen weniger Kosten beispielsweise für die Räumlichkeiten und die Verpflegung an. Auch Parkgebühren oder Übernachtungs- und Reisekosten sind entsprechend geringer.
Aufzeichnung möglich
Eine hybride Veranstaltung kann ohne großen Zusatzaufwand aufgezeichnet werden. Auf diese Weise können beispielsweise Präsentationen im Nachhinein nochmals angesehen oder einem weiteren Personenkreis zur Verfügung gestellt werden.
Viele Interaktionsmöglichkeiten
Durch zahlreiche Interaktionsmöglichkeiten haben sowohl die Online- wie auch die Offline-Teilnehmer eine Vielzahl an Möglichkeiten, sich untereinander auszutauschen und sich bei der Veranstaltung aktiv einzubringen.
Nachhaltigkeit
Hybride Events bieten auch aus einer Umwelt- und Nachhaltigkeitsperspektive eine interessante Alternative zu reinen Präsenzveranstaltungen. Durch die reduzierte Zahl an anreisenden Teilnehmern kann etwa CO2 eingespart werden. Auch anfallender Verpackungsmüll vor Ort lässt sich durch die Online-Teilnahme vermeiden.
Nachteile einer hybriden Veranstaltung
Aufwändige Planung
Der Veranstalter muss im Prinzip zwei Events parallel planen. Bei der Planung der Präsenzveranstaltung geht es beispielsweise um geeignete Veranstaltungsräume, Parkmöglichkeiten und das Catering. Bei der Onlineveranstaltung geht es beispielsweise um die Sicherstellung einer guten Bild- und Tonqualität und der praktischen Umsetzung von Interaktionsmöglichkeiten.
Mehr Vorlaufzeit
Hybride Veranstaltungen sind in der Organisation wesentlich zeitintensiver – es muss also mit einer deutlich längeren Vorlaufzeit oder einem größeren Organisationsteam geplant werden.
Technische Ausstattung und Support
Eine gute hybride Veranstaltung setzt eine optimale technische Ausstattung voraus. Außerdem wird zusätzlich ein technischer Support benötigt, der während der Veranstaltung möglichst vor Ort ist und sich um technische Probleme kümmert.
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