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Zeit, um über Zeitmanagementmethoden zu sprechen?

 zeitmanagement methoden hand uhr

Das Telefon klingelt...

...Facebook ist gerade zufällig offen und der Kaffee ruft. Noch ein Klick und noch eine Tasse. Was hätten Sie anderes – sinnvolleres – in diesen 20 Minuten eventuell schaffen können?

Was sind schon 20 Minuten über den ganzen Arbeitstag verteilt, sagen Sie? Nun, das ist ein Drittel einer Stunde und wenn sich das häuft, verlieren Sie ungemein viel Zeit, die Sie effizienter hätten nutzen können.

Zeitmanagement

„Einsatz von Arbeitsmethoden zur effizienten Durchführung von Aufgaben, um die zur Verfügung stehende Zeit optimal zu nutzen.“

So oder so ähnlich kann man Zeitmanagement definieren. Es werden also bestimmte Methoden gebraucht, um seine Zeit optimal nutzen zu können. Die einfachste Methode, mit der Sie anfangen können, ist eine To-Do Liste. Wenn Sie sich jeden Morgen ein paar Minuten Zeit nehmen, um für den Tag eine solche Liste zu erstellen, dann sparen Sie übrigens eine Stunde Arbeitszeit! Aber es gibt auch weiterführende Möglichkeiten, Ihre Zeit sinnvoll zu strukturieren.

Methoden

40-30-20-10-Regel

Diese Regel hilft Ihnen Ihre Aufgaben zu priorisieren und richtig anzugehen. Schauen Sie sich Ihre Aufgaben genau an und legen Sie eine Liste fest. Welcher Arbeitsschritt ist der wichtigste, welcher der zweitwichtigste und so weiter. Sobald Sie damit fertig sind, können Sie bestimmen, wieviel Zeit Sie für die jeweiligen Aufgaben aufwenden. Und das machen Sie so:

  • 40% der Arbeitszeit beschäftigen Sie sich mit der wichtigsten Aufgabe
  • 30% der Zeit gehört der zweitwichtigsten Aufgabe
  • 20% der Zeit bekommt die Aufgabe mit Priorität 3
  • 10% der Zeit widmen Sie sich den restlichen Aufgaben

Wie Sie bestimmt schon festgestellt haben, kommt es bei dieser Methode darauf an, die drei relevantesten Aufgaben festzulegen, an denen Sie auch zuerst arbeiten sollten. Der Unternehmer George Bradt hat diese Methode bei seinen Mitarbeitern eingesetzt. Er bat Sie jede Woche drei wichtige Aufgaben von ihrer To-Do Liste zu wählen. Am Ende der Woche wollte er mit den Mitarbeitern nur über diese Aufgaben sprechen.

Zuerst wurden die Aufgaben nach einer Woche nur zum Teil fertiggestellt. Als die Mitarbeiter jedoch merkten, dass Bradt mit ihnen nur über die drei ausgewählten Aufgaben sprechen und nichts über die anderen wissen will, haben sie angefangen diese zuerst zu erledigen. Plötzlich hat das Team statt an über 50 Sachen zu arbeiten und nur ein paar fertigzustellen, 15 wichtige Aufgaben pro Woche erledigt. Also: Fokussieren und Resultate kassieren!

Eisenhower Matrix

Die Eisenhower Matrix hat sicherlich schon jeder einmal gesehen. Hierbei erstellt man wieder eine To-Do Liste und sortiert die Aufgaben: diesmal nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Sind die Aufgaben wichtig oder weniger wichtig? Müssen sie dringend erledigt werden oder kann man sie auf später verschieben. Zum Schluss verschafft man sich mit einem 4-Felder-Fenster eine Übersicht. In etwa so:

eisenhower matrix

Verschwenden Sie nicht so viel Zeit mit scheinbar wichtigen Aufgaben, nur weil sie drängen. Legen Sie Ihr Hauptaugenmerk auf wichtige Aufgaben, bei denen sowohl die Deadline in Sicht ist, als auch diejenigen, die langfristig einen Erfolg bringen. So gelingt es Ihnen, Ihre Zeit vielversprechend zu optimieren.

ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode hilft Ihnen, Ihren Tagesablauf zu planen. Entwickelt wurde Sie vom deutschen Ökonomen und Autor Lothar J. Seiwert. Und so funktioniert sie:

  • AAufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren
  • LLänge der jeweiligen Aufgaben schätzen
  • PPufferzeiten einplanen
  • EEntscheidungen treffen
  • NNachkontrolle

Schreiben Sie zuerst alle Aufgaben auf, die Sie erledigen müssen. Auch die ganz banalen, wie E-Mails prüfen und beantworten. Schätzen Sie dann ab, wieviel Zeit Sie für die jeweiligen Aufgaben aufwenden werden. So können Sie beispielsweise ein Meeting schnell zu Ende bringen, wenn Sie merken, dass Sie die Zeit überschreiten! Als nächstes planen Sie Pufferzeiten ein. Immerhin kann stets etwas dazwischen kommen: ein Telefonat, ein Kunde oder der Chef. Und schon ist Ihr perfekter Arbeitsplan durcheinander. Generell wird bei der ALPEN-Methode empfohlen nur 60% der Arbeitszeit zu verplanen. 20% sollten für Pufferzeiten eingeplant werden und 20% für soziale Aktivitäten, z. B. ein Plausch mit Kollegen, ein privates Gespräch oder eine Kaffeepause.

Schauen Sie sich nun Ihre Liste an und treffen Sie Entscheidungen. Welche Aufgaben sind wichtig? Welche können Sie auf Morgen verschieben? Sind die eingeplanten Zeiten realistisch? Oder können Sie etwas schneller erledigen? Zum Schluss folgt die Nachkontrolle. Sie sollten sich also am Ende des Tages nochmal Ihre Liste zur Hand nehmen. Schauen Sie, ob Sie alles geschafft haben und ob die Zeiten gut eingeschätzt waren. Profitieren Sie im Nachhinein von den Erfahrungen: Nächstes Mal können Sie die Zeit besser planen! Und wenn Sie schon dabei sind, schauen Sie sich schon mal die Aufgaben für Morgen an!

Kanban-Tafel

Der Begriff „Kanban“ kommt aus dem Japanischen und heißt Karte, Tafel oder Beleg. Kanban ist eine Methode zur Steuerung von Produktprozessen. Sie wurde von Taiichi Ohno, dem Produktionsleiter von Toyota, in den 1940-gern entwickelt. Die Kanban-Tafel ist nur ein Element der Kanban-Entwicklungsmethode. Sie besteht aus mehreren Spalten und kann an die jeweiligen Bedürfnisse angepasst werden. Die einfachste Tafel würde beispielsweise so aussehen:

kanban tafel todo

Ein Softwareentwickler könnte diese Version bevorzugen:

kanban tafel entwickler

Auf diese Weise können Sie den Arbeitsprozess visualisieren und haben dadurch eine bessere Übersicht. Möchten Sie eine Kanban-Tafel für Ihr Team nutzen, dann können Sie sogar – bei Gebrauch von Post Its – unterschiedlichen Teammitgliedern unterschiedliche Farben zuordnen. Das können Sie aber auch prima in der digitalen Version mit Trello oder dem Kanban Tool umsetzen! Für langfristige und umfangreiche Projekte kann es mit der Kanban-Tafel etwas unübersichtlich werden, aber bei weniger umfangreichen Projekten kann die Tafel wunderbar die Aufgaben organisieren.

Orga: Check

Na? Kam Ihnen auch schon der Gedanke, mehrere Zeitmanagementmethoden miteinander zu kombinieren? Sehr gut! Organisieren Sie sich, so wie es Ihnen am besten passt und optimieren Sie Ihre Arbeitszeit. Seien Sie in kurzer Zeit, so effektiv wie möglich und Ihnen wird nie wieder jemand im Nacken sitzen!

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