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Zeitfresser im Büro – Was lenkt Sie am meisten ab?

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Wie viel Zeit vertrödeln Sie bei der Arbeit?

Wir alle strengen uns an und versuchen unsere wertvolle Zeit auf der Arbeit effektiv zu nutzen. Oft gelingt es uns aber nicht, denn überall lauern Ablenkungen im Büro. Wussten Sie, dass wir durchschnittlich alle drei Minuten bei der Arbeit unterbrochen werden? Im Anschluss brauchen wir 23 Minuten, um uns wieder komplett auf die Aufgabe zu fokussieren. Laut Studien vertrödeln wir auf diese und auf andere Weise etwa 50 Minuten pro Arbeitstag.

Die häufigsten Ablenkungen

Jeder, der in einem Büro arbeitet, kennt diese Probleme: man wird beim Kaffeeholen aufgehalten, ein plötzliches Telefonat mit dem Kunden, es steht wieder ein spontanes Meeting an… Die Liste mit Beispielen, die uns von der Arbeit ablenken, kann schier unendlich sein. Die tatsächlich nervigste Ablenkung ist laut einer Umfrage der Kollege, der vorbeikommt, um sich ein wenig zu unterhalten. Er reißt Sie nicht nur aus Ihrer Arbeit heraus, sondern hält Sie auch noch davon ab, weiterzumachen! Setzten Sie sich durch und erklären Sie ihm, dass Sie sich auf Ihre Aufgabe konzentrieren müssen.

Ebenfalls zu den häufigsten Ablenkungsursachen gehören die E-Mails. Über den ganzen Tag verteilt bekommen wir sie. Die meisten Menschen haben ihr Postfach immer offen und sehen auf diese Weise sofort, wenn neue E-Mails reinkommen. Das lenkt natürlich ab, wenn man sich Zeit nimmt, jede E-Mail einzeln zu lesen. Machen Sie Ihr Postfach mal für eine halbe bzw. eine ganze Stunde zu und lesen Sie die E-Mails gebündelt. Bei wichtigen Aufgaben, wo Sie sich besonders konzentrieren müssen, können Sie sich versuchen eine gänzlich e-mail-freie Zeit einzurichten!

Meetings sind eine weitere zeitaufwendige Beschäftigung, besonders wenn sie überraschend kommen. Plötzlich muss man alles stehen und liegen lassen und mitten in der Aufgabe aufhören, daran zu arbeiten. Aber auch wenn ein Meeting im Voraus geplant ist, empfinden viele Mitarbeiter sie als störend. Zahlreiche Mitarbeiten denken, sie sprechen in Meeting mehr über die Arbeit als dass sie sie tatsächlich verrichten. Planen Sie Meetings nur ein, um Fragen zu klären, also wenn es notwendig ist. Informieren Sie außerdem Ihre Mitarbeiter bzw. Kollegen rechtzeitig darüber, sodass Sie ihre Arbeit entsprechend planen können.

TOP Ablenkungsursachen

Abgesehen von den drei häufigsten Ursachen, gibt es viele weitere, wie z.B. Telefonate von Kollegen oder wenn Kollegen generell laut sind. Das kann beispielsweise in einem Großraumbüro zum Problem werden. Möglich wäre es, einen Rückzugsraum einzurichten, wo man in Ruhe an wichtigen Aufgaben arbeiten kann. Aber auch Snack- und Raucherpausen empfinden wohl einige Kollegen als Konzentrationskiller. Manchmal muss man sich aber auch während der Arbeitszeit um private Dinge kümmern: Einen Arzttermin planen oder den Klempner anrufen. Versuchen Sie diese Telefonate mit der Raucher- oder Kaffeepause zusammenzulegen. So müssen Sie sich seltener von der Arbeit losreißen.

Es gibt jedoch auch einfachere Gründe für Ablenkungen wie die perfekte Raumtemperatur. Wie bitte? Richtig gelesen! Wird es zu kalt im Büro, sinkt die Konzentration. Die optimale Bürotemperatur liegt übrigens bei 24-25 °C. Viele finden es aber auch nervig, wenn sie Fehler anderer ausbügeln müssen, das heißt, wenn sie fremde Fehler korrigieren müssen. Sicherlich kennen das einige: Man macht lieber selbst etwas richtig, anstatt die Fehler der anderen zu korrigieren.

Was die beliebtesten Ablenkungen im Büro sind, zeigen wir Ihnen aber jetzt.

Soziale Netzwerke

Ja, genau die: Facebook, Twitter und viele weitere, die noch dazu kommen. Ob am Rechner oder auf dem Smartphone, wir wollen stets wissen, was bei unseren Freunden und in der Welt los ist.

Online Shopping

Viele Menschen kaufen auf der Arbeit für private Zwecke. Warum auch nicht mal eben bei einem Online Shop reinschauen und schnell etwas bestellen? Ablenkung pur!

Klatsch und Tratsch

Mal eben kurz einen Kaffee in der Küche holen? Dachte sich die Kollegin wohl auch und schon dauert das Kaffeeholen eine viertel Stunde statt fünf Minuten, schließlich muss man doch die aktuellsten Neuigkeiten austauschen!

Smartphone

WhatsApp, SMS oder Nachrichten, die auf dem Smartphone landen? Kennen Sie sicherlich auch. Schauen Sie bestimmt auch öfter während der Arbeitszeit drauf. Keine Sorge, viele andere tun es Ihnen gleich!

Was kann man gegen Ablenkung tun?

Regel Nummer eins: Versuchen Sie nicht mehrere Dinge gleichzeitig zu tun, um mehr zu schaffen. Durch Multitasking sinkt unsere Produktivität schließlich um bis zu 40%. Aber es gibt auch andere Tricks, wie Sie sich nicht ablenken lassen.

Machen Sie Zeitfresser aus. Ist der Kollege in der Kaffeeküche oft sehr gesprächig? Versuchen Sie sich kurz zu fassen beim Gespräch oder verschieben Sie Ihre Kaffeepause auf etwas später. Sind Sie in einer Besprechung, dann machen Sie Ihr Telefon aus, so werden Sie nicht von außen gestört. Lenkt Ihr Smartphone Sie ab? Schalten Sie die Signaltöne ab: von Emails, Apps und Textnachrichten, dann schauen Sie nicht mehr so oft darauf. Oft sind solche Nachrichten vom Handy unwichtig oder können später nachgelesen werden.

Brauchen Sie unbedingt Zeit für sich, um sich zu konzentrieren und eine wichtige Aufgabe zu bearbeiten? Dann blocken Sie sich ein Zeitfenster und gegebenenfalls einen Raum, um gründlich an der Aufgabe zu arbeiten und sich nicht ablenken zu lassen. Im Idealfall blocken Sie sich die Zeit so, dass jeder weiß, dass Sie in dieser Zeit nicht gestört werden dürfen.

Motivation, Inspiration und Abschalten

Oft helfen bei der Konzentration und Motivation aber auch ganz andere Sachen. Als Arbeitgeber können Sie beispielsweise kleine Geschenke zur Motivation verteilen, z.B. Gutscheine für kleine Dinge. Laut einer Studie bringt das übrigens mehr als eine Gehaltserhöhung! Blumen verhelfen ebenfalls zu besseren Leistungen. Ein frischer Blumenstrauß steigert die geistigen Fähigkeiten. Als Mitarbeiter können Sie aber auch selbst etwas tun: Treiben Sie Sport. Das werden Sie effizienter und produktiver Arbeiten. Außerdem werden Sie seltener krank!

Skurrile Konzentrationsmethoden

Es gibt aber auch – auf den ersten Blick – merkwürdige Methoden, wie man seine Konzentration steigert. Tierfotos im Büro sollen helfen, sich zu entspannen und gelassener an die Aufgaben zu gehen. Es wird sogar oft empfohlen, sich einen Bürohund anzuschaffen. Auf diese Weise werden die Mitarbeiter kreativer und fühlen sich wohler auf der Arbeit. Aber auch Selbstgespräche sollen angeblich helfen.

Keine Sorge, Sie können es sich aber auch einfacher machen, denn eine von den oben genannten Ablenkungen kann sogar hilfreich sein: Im Internet surfen. Laut einer Studie steigert das Surfen die Kreativität. Außerdem wird so der monotone Arbeitsalltag aufgemischt und die Aufmerksamkeit bei weiterer Arbeit gesteigert. Falls Sie also keinen Einfluss auf die Bürobilder haben und Ihnen Selbstgespräche nicht geheuer sind, surfen Sie doch einfach mal ein paar Minuten im Internet!

Ihr TOP Tagungsteam wünscht Ihnen eine schöne Woche!

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