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Fragen über Fragen - Veranstaltungsplaner und Ihre Aufgaben

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Fragen, denen sich jeder Veranstaltungsplaner stellen muss...

Jeder kennt Veranstaltungsplaner, doch was machen Veranstaltungsplaner eigentlich? Natürlich planen Sie den Ablauf einer Veranstaltung – aber ist das alles?

Wir geben Ihnen in folgendem Artikel Antworten auf Fragen, die sich sicherlich schon jeder von Ihnen gestellt hat.

Was macht ein Veranstaltungsplaner überhaupt? Partys planen?           

Eins der größten Klischees die unter uns walten ist vermutlich, dass ein Eventmanager bzw. Veranstaltungsplaner im Normalfall Partys plant. Das ist grundsätzlich falsch und für die meisten Eventmanager/Veranstaltungsplaner wahrscheinlich sogar etwas beleidigend. Hinter dem Eventmanagement steckt nämlich noch einiges mehr als Partys zu planen. Natürlich kann es hin und wieder vorkommen, dass ein Veranstaltungsplaner eine große Party plant, zu seinem Aufgabengebiet gehört jedoch auch die Planung von Kongressen, Tagungen, Konzerten und anderen großen Events. Das Talent eines Veranstaltungsplaner liegt dabei in der Umsetzung des Geplanten. Oftmals sieht es so aus als wäre das geplante Event aus dem nichts auf die Beine gestellt worden und für außenstehende ist kaum zu erkennen, wie viel Arbeit wirklich dahinter steckt – und genau das spiegelt das Talent des Veranstaltungsplaner wider. Ein Veranstaltungsplaner muss zudem alle notwendigen Details beachten, die das Event erfolgreich machen. Das heißt ein Veranstaltungsplaner muss jederzeit eine Alternative bereithalten und stets um die Ecke denken.

Wird ein Abschluss benötigt, um Veranstaltungsplaner werden zu können?

Wie sagt man so schön „als Eventmanager bzw. Veranstaltungsplaner wird man geboren“, denn um hier Erfolg zu haben, muss man mit Herzblut dabei sein. Natürlich besteht die Möglichkeit, als Quereinsteiger den Schritt ins Event-Business zu wagen, es gibt aber auch unzählige Studiengänge und Ausbildungen, um den Beruf eines Veranstaltungsplaner zu erlernen. Sie werden jedoch von vielen Veranstaltungsplanern hören, dass sowohl ein Abschluss, als auch Qualifikationen von Vorteil sind. Dies hat viel damit zu tun, dass einige Kunden Ihnen mehr Vertrauen schenken, wenn Sie einen Abschluss vorweisen können. Außerdem reichen Herzblut und die Affinität zum Planen nicht aus. Denn das Eventmanagement umfasst Aufgaben im Bereich Marketing, Projektmanagement und Personalmanagement. Zudem wird eine Affinität für Zahlen und Finanzen vorausgesetzt, die während Ihrer Ausbildung gefördert wird. Das heißt ein Abschluss und verschiedene Qualifikation sind durchaus von Vorteil, wenn Sie in der Eventbranche Erfolg haben möchten.

Wie viel Kontakt hat ein Veranstaltungsplaner in die Welt der Promis?

Diese Frage ist wahrscheinlich eine der häufigsten, die man als Veranstaltungsplaner zu hören bekommt. Doch so interessant sie für außenstehende auch sein mag, so schwierig ist sie für den Veranstaltungsplaner selbst zu beantworten. Zum einen möchte man nicht unhöflich wirken und den Fragenden abwimmeln, zum anderen bringt einen die Frage in Verlegenheit, da man eine gewisse Diskretion wahren möchte. Es steht außer Frage, dass man als Veranstaltungsplaner durch die Planung von großen Events und Festivals durchaus Kontakt zu Schauspielern, DJs und Rednern hat. Doch wie kann man diese Frage am besten gut umgehen? Bestenfalls sollten Sie dem Fragenden eine grobe, aber dennoch wenig aussagekräftige Antwort geben und daraufhin das Thema wechseln.

Ich hätte gerne ein Event für nächste Woche geplant, ist das möglich?

Dies ist vermutlich die Frage, die bei Veranstaltungsplanern Kopfschütteln auslöst. Viele, die Hilfe bei der Planung Ihres Events benötigen, können kaum einschätzen welchen Zeitaufwand die Planung und Organisation eines Events in Anspruch nimmt. Die Prioritäten sind hier oftmals lediglich auf die schnelle Umsetzung und das erfolgreiche Stattfinden des Events beschränkt. Veranstaltungsplaner schaffen es zwar in gewisser Weise Wunder zu bewirken und innerhalb kurzer Zeit großes zu schaffen, doch um ein einwandfreies Ergebnis vorlegen zu können, bedarf es einer realistischen Zeitplanung. Denn mehr Zeit impliziert nicht nur eine sorgfältigere Planung, sondern auch geringere Kosten. Durch Verhandeln und das Vergleichen von Preisen, was ebenfalls Zeit beansprucht, sparen und profitieren auch Sie.

Nun kennen Sie die Fragen, die Veranstaltungsplanern am häufigsten gestellt werden, inklusive der Antworten. Das heißt, wenn Sie einmal einem Veranstaltungsplaner über den Weg laufen wissen Sie, welche Fragen Sie besser weglassen sollten und können damit glänzen, mal etwas anderes als die Standardfragen zu fragen.

Ihr TOP Tagungsteam wünscht Ihnen einen schönen Wochenstart!

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