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    Die erste Tagung – planen Sie richtig

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    Planung, Durchführung, Erfolg - so funktioniert's!

    Tagungen und Kongresse gehören derzeit zu den bedeutendsten Business Events. Damit Ihre Tagung ein Erfolg wird, erfordert dies eine Menge Planung, Organisation und Zeit.

    Doch wie sieht die ideale Planung aus?

    Die Vorbereitung

    Die erste Frage die Sie sich stellen sollten ist die, wer die gesamte Planung übernehmen sollte. Wer ist also in Ihren Augen für diese Aufgabe geeignet? Hier ist es Ihnen selbst überlassen, ob Sie die Verantwortung einem einzelnen Mitarbeiter, einem Komitee oder gar einer externen Firma die auf die Planung von Tagungen spezialisiert ist, übertragen. Nachdem Sie den Eventmanager benannt haben, bestimmt dieser den weiteren Planungsverlauf. Zuerst einmal sollte das Datum der Tagung bestimmt werden. Da die Organisation einer Tagung eine Menge Zeit beansprucht, sollten Sie hierfür genug Zeit einplanen und den Termin mindestens fünf Monate im Voraus festlegen. Bei dem genauen Datum sollten Sie darauf achten, wann es zeitlich am sinnvollsten wäre. So ist ein Termin in den Ferien ebenso unvorteilhaft wie ein Termin direkt vor einem Feiertag. Erst im Anschluss sollten Sie sich mit dem genauen Ablauf, dem Inhalt der Tagung und den Teilnehmern, die eingeladen werden sollen, befassen.

    Die Location

    Die Grundlegenden Punkte bei der Suche nach einer geeigneten Location sind zum einen das zur Verfügung stehende Budget, zum anderen die passende Größe hinsichtlich der Teilnehmerzahl. Anhand dieser Kriterien können Sie die Auswahl der Locations bereits etwas eingrenzen. Kümmern Sie sich jedoch frühzeitig um die Location! Denn viele gute Locations sind bereits schnell ausgebucht. Achten Sie zudem darauf, ob das nötige technische Equipment vorhanden ist und wie die Atmosphäre der Location auf Sie wirkt. Eine düstere Halle wäre beispielsweise höchst unvorteilhaft. Als letztes sollten Sie sich mit der Lage der Location auseinandersetzen. Gibt es nahegelegene Hotels die Übernachtungsmöglichkeiten für Gäste, die extra anreisen müssen, bieten? Sind ausreichend Parkplätze vorhanden? Wie ist die Verkehrsanbindung? Wenn die von Ihnen bevorzugte Location diesen Anforderungen entspricht, dann sollten Sie diese schnellstmöglich buchen.

    Die Verpflegung

    Damit Ihre Gäste während der Tagung konzentriert sind und bei Laune bleiben, sollten Sie für ein gutes Catering sorgen. Je nach Länge der Veranstaltung sollten Sie zusätzlich zur Mittagspause eine Frühstücks- und Kuchenpause anbieten. Auch für ausreichend Getränke sollte gesorgt sein. Doch worauf sollte man bei der Wahl des Caterers achten? Der wesentliche Aspekt ist auch in diesem Fall wieder Ihr zur Verfügung stehendes Budget. Wenn Sie nach diesem Punkt eingegrenzt haben, sollten Sie vor allem auf Bewertungen achten oder bestenfalls selbst eine Probeverkostung durchführen. Viele Tagungszentren hingegen stellen Caterer zur Verfügung und bieten bestimmte Essens- und Getränkepauschalen an. Hier ist es von Caterer und Veranstalter her immerzu verschieden, ob ein Buffet oder Tellergerichte angeboten werden.

    Was muss noch organisiert werden?

    Je nach Größe Ihrer Veranstaltung sollten Sie sich Unterstützung suchen. Hierzu zählen vor allem Servicekräfte die Ihnen helfen, Ihren Gästen das Rundum-sorglos-Paket garantieren zu können. Sofern Sie die Planung nicht selbst in die Hand nehmen möchten, ist es sinnvoll wie oben genannt, einen Eventmanager einzubinden. Um die Präsens Ihres Unternehmens und Ihrer Veranstaltung zu steigern, bietet es sich zudem an, einen Fotografen zu engagieren. Mit den Fotos können Sie beispielsweise über Social Media Kanäle für sich und Ihr Unternehmen werben.

    Zudem ist es wichtig, sich die Ziele und Themen Ihrer Tagung stets vor Augen zu halten. Denn auch die Auswahl der Teilnehmer ist abhängig von dem Thema Ihrer Veranstaltung. So ist es sinnvoller Personen einzuladen, die in Fachgebieten arbeiten die ähnliche Schwerpunkte wie ihr Tagungsthema umfassen, oder die sich mit diesem Thema intensiver beschäftigen möchten. Genau diese Zielgruppe sollten Sie mit Hilfe von Infobriefen und Newslettern ansprechen.

    Nach der Tagung ist vor der Tagung – die Nachbereitung

    Die Nachbereitung einer Tagung dient hauptsächlich dazu, Verbesserungsvorschläge zu finden und einen Überblick darüber zu bekommen, ob im Vorfeld alles richtig geplant wurde. Hierzu gehört beispielsweise ein Überblick, ob das Budget richtig kalkuliert wurde oder ob man dieses für die nächste Tagung höher ansetzen muss. Zudem muss man überlegen, ob genug Personal eingeplant war und ob ansonsten auch alles stimmig war. Zuletzt sollten Sie ein Feedback verfassen, das Sie der Geschäftsleitung und dem Team zukommen lassen.

    So nun sollten Sie alle nötigen Informationen haben, die Sie benötigen um Ihre erste Tagung erfolgreich zu planen. Achten Sie immer darauf, alles genau zu kalkulieren und immer einen Notfallplan parat zu haben. Denn nur so kann es gelingen, dass Ihre Tagung ein Erfolg wird und sich die Teilnehmer auch für Ihre kommenden Veranstaltungen interessieren. Falls Sie noch nach einer passenden Tagungslocation suchen, dann schauen Sie doch einfach mal in einem unserer Tagungszentren in Dortmund, Darmstadt oder München vorbei! Denn bei uns hat die Zufriedenheit und das Wohl unserer Kunden höchste Priorität. Mit verschiedenen Catering- und Getränkepauschalen, Technikpaketen und einem umfassenden Service sind wir Ihre Wunscherfüller.

    Ihr Top Tagungsteam wünscht Ihnen eine schöne Woche!

     

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    TOP Tagungszentren AG

    Emil-Figge-Strasse 43, 44227 Dortmund

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