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Networking-Events planen

Networking Events

Business Networking - Austausch und Kontaktpflege

Wenn es darum geht neue Kontakte zu knüpfen und auf gleichgesinnte zu treffen, dann bieten Sich vor allem Networking Events an. Diese werden meist in Bezug auf ein bestimmtes Thema veranstaltet und verfolgen, wie der Name es schon verrät, das Ziel des Netzwerkens und des aktiven Austauschs.

Doch auch wenn man sich diese Networkin- Events eher wie ein gemütliches beisammen sein vorstellt, bedarf es auch hier einiges an Planung. Wir möchten Ihnen in diesem Zug verraten, worauf Sie bei der Planung eines Networking-Events achten sollten.

Das Thema

In der Regel versucht man mit Networking-Events eine Gruppe von Leuten zusammenzubringen, die sich über ein bestimmtes Thema oder einen bestimmten Fachbereich miteinander austauschen und neue Geschäftsbeziehungen knüpfen können. Das heißt, man sollte im Vorfeld ein Leitthema festlegen. Nun gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder Sie möchten eine bestimmte Zielgruppe ansprechen und legen, basierend auf dieser, das Leitthema des Events fest oder Sie haben ein bestimmtes Thema, zu dem Sie gern einladen würden, unabhängig von Zielgruppe.

Das Budget und die Finanzierung

Bevor es auf die Suche nach einer geeigneten Location geht, sollten Sie vorerst kalkulieren, wie viel Budget Ihnen zur Verfügung steht. In der Regel handelt es sich bei Networking Events nämlich um non-profit Veranstaltungen. Das heißt, Sie dürfen nicht mit der Intention, übermäßigen Gewinn zu erzielen, an die Planung herangehen. Wenn Sie sich der Planung und Organisation des Events nicht gewachsen fühlen, bietet es sich an, einen Eventplaner damit zu beauftragen. Dieser wird mit Ihnen die Möglichkeiten durchgehen, die es hinsichtlich der Finanzierung und der Organisation des Events gibt. Sie können zum einen komplett auf den Eintritt verzichten, wodurch Sie aber die Cateringkosten und die Locationmiete selbst tragen müssen. Eine andere Möglichkeit besteht darin, Tickets zu verkaufen. In diesem Fall haben die Teilnehmer in der Regel jedoch höhere Ansprüche an die Vorträge und die anderen Teilnehmer. Die dritte Möglichkeit die sich ergibt, ist das Heranziehen von Sponsoren, was durchaus vorteilhaft sein kann. Je nach Sponsor sorgen diese für das Catering, die Location oder aber auch die Redner. Hier muss jedoch beachtet werden, dass die Vorträge der Redner zum Thema passen und vor allem auch relevant für die Teilnehmer sind.

Die Veranstaltungslocation

Nachdem Sie das zur Verfügung stehende Budget kalkuliert haben, können Sie mit der Suche nach einer geeigneten Location beginnen. Da es bei Networking ja vor allem um den Wissenstransfer und das Miteinander geht, ist hier keine hochmoderne Location der Extraklasse von Nöten. Hier können Sie vielmehr mit einem gemütlichen Veranstaltungsraum punkten, der eine gewisse Kaffeehaus- oder Loungeatmosphäre ausstrahlt. Denn vor allem eine Wohlfühlatmosphäre regt die Teilnehmer dazu an, sich zu connecten und sich über verschiedene Themen und Ihre Visionen auszutauschen. Zudem haben Sie gerade bei Networking-Events die Möglichkeit, mal etwas von der Norm abzuweichen. Sie können also gerne Ihren Eventplaner damit beauftragen, nach ausgefallenen Locations zu suchen oder dies gar selbst in die Hand nehmen. Wenn es dennoch am Budget hapern sollte, können Sie auch verschiedene Locations kostenlos anfragen. Ein weiterer Aspekt den Sie bei der Locationwahl nicht vernachlässigen sollten ist die Lage und die Verkehrsanbindung des Veranstaltungsortes.

Der Veranstaltungstermin

Natürlich sollte der Termin bestenfalls bereits vor der Anfrage der Location feststehen. Bei der Terminauswahl sollten Sie darauf achten, dass Networking-Events bevorzugt in den Abendstunden stattfinden, jedoch auch mal etwas länger dauern können. Da es sich bei Ihren Teilnehmern in der Regel um Geschäftsleute handelt, haben diese meist eine 5-Tage-Woche und müssen dementsprechend am nächsten Tag raus. Daher sollten Sie das Event nicht allzu spät ansetzen und immer mit ein bis zwei Stunden mehr rechnen als Sie in der Agenda ursprünglich geplant haben. Es bietet sich alternativ auch die Möglichkeit, das Ganze als Frühstücks-Event zu planen. In den Augen vieler Teilnehmer macht jedoch gerade die gemütliche Atmosphäre am Abend mit einem Drink den Charme eines Networking-Events aus, weshalb das Event als Abendveranstaltung die etablierteste Form ist. Bei der Wahl des Veranstaltungstags sollten Sie darauf achten, keinen Freitag oder Montag zu wählen. Denn gerade das Wochenende ist für viele Geschäftsleute heilig. Daher ist die Wochenmitte der perfekte Zeitpunkt für Ihr Networking Event und ein abwechslungsreiches Bergfest.

Die Tagesordnung

Auch die Tagesordnung beziehungsweise die Agenda ist ein Punkt der Planung Ihres Networking-Events, der gut durchdacht werden muss. In der Regel können Sie sich an folgendem Ablauf orientieren (die Zeiten sind dabei nur beispielhaft):

17:00 Uhr - 18:00 Uhr: Anmeldung und Get-together

18:00 Uhr - 18:15 Uhr: Begrüßung

18:15 Uhr – 19:45 Uhr: Vorträge und Präsentationen

19:45 Uhr – 21:30 Uhr: Eröffnung des Buffets und Networking

Sie sollten aufgrund der Länge des Events jedoch darauf achten, dass die Teilnehmer auch während bzw. vor und nach den Vorträgen die Möglichkeit haben, sich an den Getränken zu bedienen. Zudem ist es immer eine gute Idee, Blöcke und Stifte bereit zu legen.

Das Event vermarkten

Gerade wenn es sich um Ihre erstes Networking-Event handelt, müssen Sie frühzeitig darauf aufmerksam machen. Hierfür sind gerade Plattformen wie Xing und LinkedIn besonders gut geeignet. Hier sollten Sie in themenbezogenen Gruppen auf Ihr Event aufmerksam machen. Auch Foren eignen sich hierfür besonders gut. Zudem besteht die Möglichkeit, Ihr Event bei Facebook als Veranstaltung anzukündigen oder eine Werbeanzeige zu schalten, die auf Ihre gewünschte Zielgruppe fokussiert ist. Damit Ihr Networking-Event auch wirklich seriös wirkt, sollten Sie auf Ihrer Website ein Landing-Page anlegen oder gar eine eigene Website für das Event erstellen. Um die Registrierung zu Beginn des Events zu erleichtern und einen Überblick über die Teilnehmerzahl zu erhalten bietet es sich an, einen Ticketshop oder ein Anmeldeformular zu integrieren. Dies bedeutet jedoch nicht zwangsläufig, dass Sie Eintritt verlangen müssen, sondern hilft Ihnen lediglich nachzuverfolgen, welche der Teilnehmer erschienen sind und mit wie vielen Personen sie rechnen können. Hier sollten Sie auch noch einmal bedenken, dass sich viele Leute bei kostenlosen Veranstaltungen trotz Anmeldung oftmals nicht in der Pflicht sehen, erscheinen zu müssen, was Ihrerseits durchaus zu Fehlkalkulationen führen kann. Denken Sie diesbezüglich drüber nach, ob Sie dieses Risiko eingehen oder eventuell doch einen kleinen Obolus in Höhe von circa fünf Euro verlangen.

Mit Hilfe dieser Anhaltspunkte sollte Ihrem ersten Networking-Event nichts mehr im Wege stehen. Die Planung und die Vorarbeit sind gerade bei dieser Art von Events das A und O. Das heißt, Sie sollten sich gerade hierfür genügend Zeit nehmen und das Event nicht übers Knie brechen.

Ihr TOP Tagungsteam wünscht Ihnen viel Erfolg bei Ihrem ersten Networking Event!

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