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    2017 als Meetingprofi durchstarten

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    Passend zum Jahresstart werden einige von uns viele Stunden in Meetingräumen verbringen.

    Doch nur ein Bruchteil davon wird wirklich effizient gewesen sein.

    Wichtigste Frage ist dann: „Woran hat’s gelegen?“ Insbesondere Organisatoren von Meetings bereitet diese Frage häufig Kopfzerbrechen. Eine objektive Betrachtung der Gründe gibt dabei Aufschluss.

    Die häufigsten Gründe für resultatlose Meetings:

    Fehlende Organisation: Ein Meeting ist mit der Festlegung von Zeit und Ort noch längst nicht organisiert.

    • Fehlende Vorbereitung: Die Ausarbeitung einer Agenda vor dem Meeting ist Pflicht, ebenso wie die feste Zusage und Anwesenheit sämtlicher Teilnehmer.
    • Fehlender roter Faden: Ohne einen roten Faden ist das Risiko hoch, dass das Meeting irgendwo im nirgendwo endet. Statt konkreter Lösungsvorschläge werden Diskussionen über (scheinbar wichtige) Details geführt.
    • Fehlende Moderation: Ohne einen festen und kompetenten Moderator fehlt der Gesprächsführer, der maßgeblich zur qualitativen Kommunikation beiträgt.
    • Fehlendes Equipment: Präsentationsmedien wie Beamer, Flipchart, Whiteboard und Co. gehören mittlerweile zum Standard. Ohne das passende Equipment lassen sich weder Ergebnisse festhalten, noch komplizierte Zusammenhänge visuell darstellen.
    • Fehlendes Protokoll: Werden keine Meeting-Ergebnisse im Protokoll festgehalten, so fehlen auch konkrete Handlungsanweisungen für die Realisation der Lösung.
    • Fehlende Kritik: Konstruktive Kritik und Verbesserungsvorschläge sind essenziell, um Lösungsvorschläge zu entwickeln. Fehlen diese, so bleiben die Resultate aus.

    Was Profis vor dem Meeting tun

    Was unterscheidet einen Meeting-Laien von einem Profi? An dieser Stelle sind drei zentrale Aspekte, die den feinen, aber dennoch wirksamen Unterschied machen. Hierzu gehören:

    Die Organisation

    In erster Linie gehört zur Organisation das Finden des passenden Meetingraums. Dieser ist zum einen groß genug für alle Teilnehmer und zum anderen auch technisch bestens ausgestattet. Die Prüfung des technischen Equipments sollte nicht fünf Minuten vor dem Meeting stattfinden. Denn fällt erst dann auf, dass beispielsweise der Beamer nicht funktioniert oder das richtige HDMI-Kabel für den Laptop fehlt, so wird der pünktliche Beginn des Meetings verzögert. Meetingprofis prüfen daher die Räume bereits mehrere Stunden im Voraus. Darüber hinaus ist für die Organisation eines Meetings essenziell den bestmöglichen Zeitpunkt zu finden. Sämtliche Teilnehmer sollten rechtzeitig informiert werden und eine feste Zu- oder Absage gegeben haben.

    Die Vorbereitung

    Das Meeting ist organisiert? Nun geht es an die Vorbereitung. Dies beinhaltet auch die Vorbereitung der Teilnehmer. Dabei ist es sinnvoll nach der 3K-Regel vorzugehen: kurz, knapp und knackig. Geben Sie Ihren Teilnehmern die nötigen Informationen, worum es in dem Meeting geht und welches konkrete Problem bzw. welcher konkrete Sachverhalt vorliegt. Achten Sie darauf, dass nur relevante Informationen weitergegeben werden, die dazu beitragen, dass das Meeting ohne Verzögerung beginnen kann.

    Der rote Faden

    Ein Meeting ohne einen roten Faden ist wie ein Schiff ohne Kapitän. Es segelt plan- und ziellos durch den Ozean. Für den roten Faden wird ein konkretes Ziel benötigt. „Wie schaffen wir eine Steigerung der Unternehmensbekanntheit in den kommenden zwei Jahren?“ – könnte hierbei eines der zentralen Ziele sein. Schreiben Sie das Ziel/Problem auf ein Plakat oder eine Flipchart. Auf diese Weise wird den Teilnehmern während des Meetings immer wieder vor Augen gehalten worum es geht.

    Zu guter Letzt: Alles steht und fällt mit dem Moderator

    Die Kompetenz sowie das Handeln des Moderators wirken sich unmittelbar auf die Qualität des Meetings aus. Er oder sie übernimmt gleich mehrere Rollen. Hierunter fallen die Rollen des Vermittlers, Ordnungshüters sowie des Gesprächsführers.

    Damit der Moderator seine Pflichten vollkommen erfüllen kann, benötigt er sowohl Fachwissen, Empathie, als auch Durchsetzungsvermögen und Neutralität. Auf diese Weise können sämtliche Teilnehmer zur aktiven Mitarbeit motiviert und introvertierte Kollegen zum Teilen eigener Ideen animiert werden. Darüber hinaus gehören zu den Aufgaben des Meeting-Moderators auch die Sicherstellung einer sachlichen und zielorientierten Diskussion inklusive handfesten Ergebnissen.

    Unsere TOP-Tipps für Meetingprofis

    Sie stehen in Kürze vor der Herausforderung als Moderator während eines Meetings aufzutreten? Dann sind unsere TOP-Tipps genau das Richtige für Sie.

    #1 – Das Meeting vorbereiten

    Fünfzehn Minuten vor dem offiziellen Beginn des Meetings sollten Sie als Moderator bereits anwesend sein, um die Technik final zu prüfen und die Materialien für die Teilnehmer auszulegen. So kann das Meeting pünktlich ohne Umschweife starten.

    #2 – Das Meeting richtig beginnen

    Einfach drauf loslegen? – Jeder Meetingprofi würde an dieser Stelle vehement den Kopf schütteln. Kurz und knapp die Kerninformationen wiedergeben und die Problematik schildern. Optional kann zusätzlich erklärt werden, warum ebendiese Teilnehmer für das Meeting ausgewählt worden sind.

    #3 – Den Meetingverlauf steuern

    Gerät das Meeting ins Stocken, dann ergreifen Sie als Moderator die Initiative. Sprechen Sie gezielt introvertierte Teilnehmer an und fragen Sie diese nach ihrer Meinung beziehungsweise nach ihren Ideen. Sobald Sie merken, dass die Diskussion ausartet oder sich in eine falsche Richtung bewegt, schreiten Sie aktiv ein.

    #4 – Kreativität im Meeting

    Kreativmethoden gibt es reichlich. Wichtig ist, dass Sie die passende Methode für Ihr Meeting auswählen. Als besonders effektiv haben sich hierbei das Brainstorming mithilfe von Mindmapping, die Walt Disney- sowie die SCAMPER-Methode erwiesen. Diese sind sowohl leicht umzusetzen, als auch geeignet für Meetings mit mehreren Teilnehmern. Einen detaillierten Überblick erhalten Sie in unserem Blogartikel „3 Kreativitätsmethoden“.

    #5 – Protokoll führen

    Für den Erfolg nach dem Meeting ist ein schriftliches Protokoll Pflicht. Es hält Zwischen- wie auch Endergebnisse fest und enthält darüber hinaus die konkreten Handlungsanweisungen für die Teilnehmer. Meetingprofis setzen das Protokoll auch während des Meetings an, um den bis dato erzielten Fortschritt aufzuzeigen und gleichzeitig die Teilnehmer weiterhin zu motivieren.

    #6 – Aufgaben delegieren

    Wurden im Meeting bestimmte Handlungen festgelegt, so delegieren Sie diese sofort an die entsprechenden Teilnehmer. Nehmen Sie dies auch in das Protokoll mit auf, damit die Meetingteilnehmer bei Unklarheiten die Aufgaben nochmal nachlesen können. Terminieren Sie zudem die Aufgaben, um zu einem festgelegten Zeitpunkt die Resultate sehen zu können.

    #7 – Moderationsmethoden für Ihr Meeting

    Nicht nur Kreativitäts-, sondern auch Moderationsmethoden können das Meeting zum Positiven beeinflussen. Insbesondere die Moderationsmethoden helfen Ihnen auf Kurs zu bleiben und eine effektive Lösung zu entwickeln. Nutzen Sie hierfür:

    • Die Kartenabfrage: Bei der Kartenabfrage wird die zentrale Problematik (oder auch Frage) auf eine Flipchart geschrieben. Anschließend erhält jeder Teilnehmer eine eigene Karte, auf der er oder sie seine mögliche Lösung schreibt. Die Besprechung der einzelnen Lösungsvorschläge erfolgt danach im Plenum.
    • Die Mindmap: Klassisch und effektiv. Bei der Mindmap schreiben Sie das zentrale Stichwort großflächig auf eine Flipchart. Bei der nachfolgenden Diskussion erweitern Sie die Mindmap mit weiteren Gedanken. Im Nachgang können auf diese Weise mehrere Lösungsvorschläge im Team entwickelt werden.

    #8 – Fragetechniken für effektive Diskussionen

    Auch bei den Fragetechniken haben Meetingprofis so einiges im Repertoire. Je nach Situation eignen sich verschiedene Fragen, um die Diskussion in Gang zu halten. Zu den Fragetechniken gehören:

    • Offene Fragen: „Was halten Sie von der momentanen Situation?“
    • Lassen den Teilnehmern Freiraum und eigenen sich besonders für den Anfang eines Meetings. Offene Fragen geben Ihnen die Möglichkeit, sich ein Meinungsbild einzuholen. Allerdings sollten Sie darauf achten, dass Vielredner nicht in langanhaltende Monologe fallen.
    • Geschlossene Fragen: „Sind Sie mit dem Lösungsvorschlag einverstanden?“
    • Erlauben nur ja oder nein Antworten. Geschlossene Fragen sollten bestenfalls gegen Ende des Meetings gestellt werden. Andernfalls können Sie Diskussionen zu Stocken bringen.
    • Zielgerichtete Fragen: „Wie schätzen Sie unsere Unternehmenssituation im Hinblick auf die wirtschaftliche Lage ein?“ – erfordern Fachwissen und sind stets konkret formuliert. Zielgerichtete Fragen können in den meisten Fällen nur von wenigen Meetingteilnehmern beantwortet werden.
    • Frage nach Alternativen: „Könnte das Problem auf eine andere Weise gelöst werden?“ – diese Fragen eigenen sich insbesondere mit der gezielten Ansprache eines oder mehrerer Teilnehmer, die dazu neigen sich in Gesprächen im Hintergrund zu halten. Zudem können durch das Einholen weiterer Meinungen weitere Lösungsvorschläge entwickelt und besprochen werden.

    Meetingprofi in unter 10 Minuten – geschafft!

    Das nächste Meeting kommt bestimmt. Mit unseren Tipps und Tricks machen Sie einen großen Bogen um unproduktive Nonesense-Meetings. Nachfolgend haben wir sämtliche Ratschläge für Sie in einer Infografik zusammengefasst.

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