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Lässig während der Veranstaltung

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Die perfekte Seminarorganisation

Endlich beginnt das Seminar. Wenn die Planung gut gelaufen ist und Sie unsere Tipps aus dem 1. Teil der Seminarreihe beherzigt haben, sollte jetzt alles prima laufen.

Aber man weiß ja nie… Zurücklehnen können Sie sich zumindest noch nicht. Die Sache muss am Laufen gehalten werden. Bedenken Sie folgende fünf Tipps und einem TOP Seminartag steht nichts mehr im Weg.

1. Ansprechpartner erreichbar

Da sie vorher bereits einen Ansprechpartner für die Anwesenden ernannt haben, müssen Sie sicherstellen, dass er auch ansprechbar ist. Natürlich muss er bei Fragen und Notfällen entsprechend helfen können! Auch wenn es um das banale Problem eines Stiftemangels geht. Dazu sollte er auch wissen, wer ihm bei der Lösung weiterhelfen kann oder selbst in der Lage sein, die Anfragen zu bearbeiten. Der Ansprechpartner muss aber auch stets über alles, was das Seminar betrifft, informiert sein. Das heißt, wenn es Änderungen gegeben hat, informieren Sie ihn sofort darüber. Somit können die Neuerungen an die Teilnehmer des Seminars und die Referenten unverzüglich weitergegeben werden.

2. Ziele des Seminars

Nicht nur Sie müssen Ihre Ziele vor Augen haben. Am Anfang des Seminars sollten Sie den Teilnehmern die Ziele des Kurses nennen.Warum sind sie hier und welchen Nutzen haben sie davon? Was werden sie bei Ihrer Veranstaltung lernen? Wie steigern sie hier ihre Kompetenzen? Und welchen Einfluss wird das auf ihr Leben oder den Beruf haben? Geht es bei der Veranstaltung darum, neue Präsentationstechniken kennenzulernen, dann ist das Ziel für die Teilnehmer z. B. im Beruf ihre Präsentationen interessanter zu gestalten. Eventuell lernen sie auch, wie sie sich vor Publikum verhalten müssen, um entspannter zu wirken und die Zuhörer für sich zu gewinnen. Genauso können Sie am Ende der Veranstaltung ein Fazit ziehen und nochmals auf die anfänglichen Ziele eingehen. So können die Teilnehmer selbst beurteilen, ob sie tatsächlich das mitgenommen haben, was sie erwartet haben. An dieser Stelle sollten sich die Anwesenden vorstellen können, wie sie die neu gewonnen Kenntnisse einsetzen können und die anfängliche Problematik angehen würden. Fühlen sie sich in der Lage, entspannter vor einem zu Publikum sprechen? Wissen sie jetzt besser, wie sie das Interesse der Zuhörer wecken und halten können? Wenn Ihre Teilnehmer selbst feststellen, dass sie nun anders an eine Präsentationsvorbereitung herangehen, dann haben Sie die Ziele des Seminars erreicht.

3. Abwechslungsreiche Durchführung

Bereits vor dem Seminar haben Sie sich einen Ablaufplan zusammengestellt. Auf dem Papier sieht er vielversprechend aus. Jedoch können Sie nicht immer im Voraus wissen, welche Menschen am Seminar teilnehmen. Die einen können nicht in Gruppen arbeiten, die anderen können nichts mit der Vortragsart des Referenten anfangen. Wenn Sie das bemerken, versuchen Sie eine andere Herangehensweise. Der Referent könnte am nächsten Tag anders an die Teilnehmer herantreten oder z. B. nach der Pause seine Taktik ändern. Ihre Veranstaltung sollte durchgehend abwechslungsreich sein. Wenn die Referenten spannend und leidenschaftlich über das Thema sprechen und mit den Teilnehmern interagieren, dann sind diese stets aufmerksam. Und wer die Veranstaltung interessant und spannend findet, der kommt wieder und empfiehlt Sie auch weiter. Legen Sie den Referenten nahe, sich mit den Anwesenden regelmäßig auszutauschen. Es sollen Gruppenarbeiten und Diskussionsrunden stattfinden – eine stetige Abwechslung. Die Teilnehmer sollten selbst etwas erarbeiten. So kommt Schwung in das Seminar!

4. Sich an den Ablaufplan halten

Er sitzt, schaut verstört immer wieder auf die Uhr und wippt nervös mit dem Bein. Das könnte ein Teilnehmer von Ihnen sein, wenn Sie sich nicht an den Ablaufplan halten. Fünf Minuten kann man sich noch bis zur Pause konzentrieren. Wenn daraus aber ungeplant 10-15 Minuten werden, fangen die meisten Menschen an, genervt auf den Stühlen zu rutschen. Es heißt nur noch: raus in die Raucherpause, Kopf frei kriegen, Magen füllen. Wenn es um 12 Uhr Mittag geben soll, dann sollte der Vortrag nicht bis 12:15 dauern. Die Referenten sollten sich an den Ablaufplan halten und pünktlich Pausen einbauen, so sind die Teilnehmer weiterhin motiviert undaktiv beim Seminar. Aber nicht nur bei Pausen, sondern auch bei Programmpunkten sollte der Ablaufplan im Auge behalten werden: Man kann nicht den Geschmack von allen gleichzeitig treffen. Manche Anwesenden freuen sich eventuell mehr auf die kommende Gruppenarbeit als auf den langen Vortrag. Schaffen Sie eine entspannte Atmosphäre bei Ihrem Seminar, indem sich die Kunden auf den Ablauf verlassen können. So sind die Teilnehmer motiviert und bleiben dauerhaft interessiert. Das Seminar verläuft auf diese Weise erfolgreich und „genau nach Plan“.

5. Beurteilungsbögen

Denken Sie am Ende der Tagung die vorher geplanten Beurteilungsbögen auszuteilen. Geben Sie den Teilnehmern auch genug Zeit diese auszufüllen. Machen Sie das nicht in den letzten fünf Minuten. 20-30 Minuten sollten es schon sein, gerade wenn die Beurteilung als Text geschrieben werden kann und nicht nur Ankreuzen gefordert ist. Teilen Sie die Bögen noch während der Veranstaltung aus. Am besten schieben Sie diesen Punkt vor der Verabschiedung ein. So können die Anwesenden die Veranstaltung in Ruhe für sich nochmal Revue passieren und ausklingen lassen. Gedanklich sind sie noch beim Seminar. Der Bogen wird nicht auf die Schnelle ausgefüllt, sondern es wird ausgiebig darüber nachgedacht, was tatsächlich gut und schlecht in Erinnerung geblieben ist. Man fühlt sich nicht gehetzt, weder vom Veranstalter noch von den eigenen Gedanken an den Heimweg.

Alles paletti

Und jetzt … durchatmen. Mit diesen Tipps gehen alle Parteien glücklich aus dem Seminar. Die Teilnehmer haben sich gut aufgehoben gefühlt; man ist auf ihre Bedürfnisse eingegangen. Für die Referenten ist alles glatt gelaufen. Und Sie schütteln viele dankende Hände für das gelungene Seminar.

Zum Abschluss haben wir für Sie noch eine Infografik zusammengestellt mit Hinweisen, die Sie zusätzlich während Ihrer Veranstaltung beachten sollten. Damit Sie wissen, wie Sie am besten bei der Planung vor dem Seminar vorgehen, lesen Sie den ersten Teil unserer Seminarorganisationsreihe „Lässig bei der Planung". Tipps und Tricks zur Nachbereitung eines Seminars erhalten Sie im dritten Teil der Reihe.

infografik seminarorganisation

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