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Lässig bei der Nachbereitung

kreide stuecke

Checkliste für die perfekte Seminarorganisation

Es ist geschafft – das Seminar ist nun vorbei. Ein Paar Dinge bedürfen noch Ihrer Aufmerksamkeit, bevor Sie sich anderen Aufgaben widmen.

Worauf Sie in der Nachbereitung eines Seminars achten sollten, zeigen wir Ihnen im dritten Teil unserer Seminarorganisationsreihe.

So wird auch der Abschluss Ihres Projekts „Seminar“ bestens ablaufen.

1. Nachkalkulation

Die Teilnehmer sind abgereist und auch die Referenten haben sich bereits verabschiedet. Und was ist mit Ihnen? Was haben Sie aus dem Seminar gewonnen? Finden Sie es heraus! Fangen Sie beispielsweise damit an, Ihre Ausgaben und Einnahmen zu berechnen.Haben sie den gewünschten Gewinn erzielt? Hatten Sie ein paar ungeplante Ausgaben oder konnten Sie möglicherweise sogar irgendwo sparen? Erstellen Sie eine Kalkulationstabelle, mit Excel oder ähnlichen Tools, die Ihnen oder Ihren Kollegen auch bei späteren Seminaren nützlich sein wird.

Finanzielles schön und gut, aber was hat Ihnen die Veranstaltung noch gebracht? Überlegen Sie, welchen Effekt das Seminar sonst für Ihr Unternehmen hat. Haben Sie zusätzliche Anfragen für weitere Seminare bekommen? Haben sich mögliche Neukunden in Ihrem Servicezentrum gemeldet? Vielleicht gab es auch interessierte Referenten. Ziehen Sie eine Bilanz, wo Sie sonst noch neue Anfragen aufgrund einer Empfehlung oder der Öffentlichkeitsarbeit bekommen haben. Sammeln Sie, welche Fragen sich bei potenziellen Teilnehmern ergeben haben. Es ist wichtig, dass Sie dafür Antworten finden und sich rasch bei den Fragenden zurückmelden. So sind die Neukunden nicht nur von Ihrem Angebot, sondern auch von Ihrem Service begeistert.

Gibt es weitere Stellen, wo Sie nach Effekten schauen können? Ihre Webseite z. B. hat möglicherweise mehr Besucher gehabt. Sie haben mehr Anfragen per E-Mail bekommen. Gab es in der Zwischenzeit eine Messe, auf der Ihr Unternehmen vertreten war? Wurden Sie dort auf das Seminar angesprochen? Vielleicht steht bei Ihnen in Zukunft noch eine Veranstaltung an, wo sie potenzielle Kundenund Referenten treffen können. Versuchen Sie alle Effekte ausfindig zu machen, um zu sehen wie erfolgreich Sie waren und Auskunft über die Nachfrage für zukünftige Seminare zu erhalten. Auf diese Weise können Sie die Seminare besser planen und Reaktionen dazu abschätzen.

2. Öffentlichkeit

Das Seminar verlief super? Dann lassen Sie es alle wissen! Haben Sie eine Mitarbeiterzeitschrift in der Firma? Schreiben Sie dafür einen Artikel über das Seminar. So können auch die anderen Mitarbeiter und Manager über die Firmenerfolge erfahren und sie weitertragen. Nutzen Sie auf jeden Fall das Internet, denn das bietet Ihnen nicht nur viele Plattformen, um Neuigkeiten zu verbreiten. Sie können es auch für eine nachhaltige Kommunikation nutzen. Haben Sie bereits einen Corporate Blog? Veröffentlichen Sie dort einen Beitrag zu Ihrer Veranstaltung. Einmal veröffentlicht, kann er stets gefunden werden, wenn Sie die richtigen Stichwörterbenutzen.

Nutzen Sie Social Media! Es ist perfekt für solche Unterfangen. Gerade Facebook, Xing und LinkedIn bieten gute Möglichkeiten. Dort können Sie Gruppen und Veranstaltungen erstellen. In Gruppen können Sie Interessenten versammeln und direkt auf ihre Fragen antworten. Oder auch über die gelaufenen und anstehenden Seminare berichten. Das können aber nicht nur Sie, sondern auch die Teilnehmer selbst. Denn wenn das Seminar von einem ehemaligen Teilnehmer empfohlen wird, hat es entsprechend eine andere Wirkung auf potenzielle Kunden. Die Empfehlung hat weniger Werbecharakter. Verlinken Sie Ihre Veranstaltung in anderen thematisch passenden Gruppen, um neue Teilnehmer zu erschließen. Auf diese Weise steigern Sie nicht nur Ihre Bekanntheit, sondern auch IhrImage und können schon bald mit neuen Kunden rechnen.

Ganz wichtig: Nicht nur Text, sondern insbesondere Bilder vermitteln einen tollen Eindruck über die Veranstaltung. Denken Sie also daran, Fotos während der Veranstaltung zu machen und natürlich die Teilnehmer zu fragen, ob sie mit der Veröffentlichung der Bilder einverstanden sind.

3. Beurteilungsbögen auswerten

Der spannendste Teil der Nachbereitung: Wie lief das Seminar aus der Sicht der Kunden? Wie fanden die Teilnehmer das Seminar? Hat organisatorisch alles funktioniert? Die Technik lief einwandfrei, die Räumlichkeiten haben den Anforderungen entsprochen – groß genug, hell. Der Ansprechpartner war stets eine große Hilfe. Wurden die Referenten gut angenommen? Sie waren gut vorbereitet, haben fachliche Kompetenz gezeigt, das Verhältnis zwischen ihnen und den Teilnehmern war freundlich. Wurde das Thema gut aufgearbeitet? Die Erwartungen wurden erfüllt, die Kunden haben etwas für sich mitgenommen. Haben sich die Teilnehmer wohl gefühlt und hatten sie Spaß? Im Idealfall haben die Kunden etwas frei auf die Beurteilungsbögen geschrieben und nicht nur vorgefertigte Antworten angekreuzt. Dadurch wird das Feedback individueller und Sie erfahren ganz genau, was gut lief und wo Sie beim nächsten Mal das Augenmerk nochmal genauer drauflegen sollten.

Ein Tipp: Sprechen Sie auch mit anderen Abteilungen, die involviert sind, über das Feedback. Zum Beispiel mit dem Vertrieb, damit die Mitarbeiter dort vorbereitet sind und – auf bestimmte Themen angesprochen – adäquat antworten können. Eventuell werden sie auf negative Kritik, die ein Interessent irgendwo gelesen hat, angesprochen. Auf diese Weise können sie bereits im Voraus eine geeignete Reaktion darauf planen. Ein Gespräch ist außerdem nützlich, damit sie wissen, welches Thema bei ehemaligen Seminarteilnehmern besonders gut angekommen ist, sodass sie dieses Wissen bei ihrer Arbeit einsetzen können.

Beschränken Sie sich bei der Auswertung der Bewertungsbögen nicht nur auf eine Statistik. Ziehen Sie Ihre Konsequenzen daraus und setzen Sie auch andere Abteilungen in Kenntnis.

4. Rücksprache mit Referenten

Wie lief das Seminar eigentlich für die Referenten? Sprechen Sie nochmal mit ihnen. Holen Sie sich von ihnen auch Feedback. Waren sie mit dem Seminar zufrieden? Hat alles funktioniert? Gab es organisatorische Probleme oder Probleme bei der Durchführung des Seminars? Wie sind die Referenten mit den Teilnehmern klargekommen? Hat die Veranstaltung den Referent eventuell überfordert?Vielleicht konnte oder wollte er nicht auf die Kundenwünsche eingehen. Fragen Sie ihn, woran das gelegen hat und warum er eine Programmänderung nicht umsetzen wollte. Passte es nicht in den Ablauf oder hat sich der Referent einfach geweigert? Ziehen Sie Ihre Schlüsse daraus. An dieser Stelle suchen Sie sich vielleicht einen neuen Referenten für das nächste Mal. Wenn Sie möchten, können Sie den Referenten auch das Feedback der Teilnehmer mitteilen. Wägen Sie ab, ob es sich lohnt zukünftig weiter zusammen zu arbeiten. Wirft eine weitere Zusammenarbeit ein gutes oder ein schlechtes Licht auf Sie? Falls Sie weiterhin zusammenarbeiten wollen, dann fragen Sie die Referenten anschließend, ob eine weitere Zusammenarbeit in Zukunft vorstellbar wäre. Auf diese Weise können Sie Ihr Seminarangebot stets verbessern und immer besser differenzieren, welche Referenten gut mit Ihren Kunden umgehen können und ob sie flexibel genug sind, sich den Kundenwünschen anzupassen. Das kommt bei den Teilnehmern gut an und Ihre Reputation wird steigen. Auf der anderen Seite erfahren Sie, welche Probleme es im Umgang mit Kunden gibt und können so schon im Voraus einen Lösungsansatz herausarbeiten. Werden die Teilnehmer z. B. in den letzten 15 Minuten einer Lehreinheit zu laut, sollten Sie beim nächsten Mal eventuell früher eine Pause einplanen.

5. Lessons learned

Nach dem Seminar ist vor dem Seminar. Was sagen eigentlich Ihre Mitarbeiter? Setzen Sie sich mit Ihrem Team zusammen und besprechen Sie gemeinsam die Veranstaltung. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter, wie es für sie war. Was hat gut funktioniert? Wo hat es noch gehakt? Wie hätte man was besser machen können? Erwähnen Sie das Feedback der Teilnehmer und der Referenten. Hören Sie sich auch die Sichtweise Ihres Teams diesbezüglich an. Wie hat es mit dem Ansprechpartner geklappt? Konnte er immer helfen? Gab es Situationen, wo er nicht weiter wusste? Halten Sie Ihre Erfahrungen und Ideen am besten in einem Dokument fest. So sind sie beim nächsten Mal besser vorbereitet und können aus Ihren Fehlern und Erfolgen lernen. Auch andere Kollegen, die in Zukunft ein Seminar planen, können so auf Ihre Unterlagen zugreifen.

Natürlich hilft es auch Ihrem Team weiter, Feedback zu bekommen. So wissen die Mitarbeiter Bescheid, wo nächstes Mal nochHandlungsbedarf besteht. Beim folgenden Seminar können sie effizienter arbeiten und sich besser aufeinander abstimmen. Außerdem können Sie die Arbeitsatmosphäre positiv beeinflussen, indem Sie und die Mitarbeiter untereinander nochmal die Veranstaltung durchsprechen. Zeigen Sie nicht auf jemanden mit dem Finger, wenn etwas nicht so gut lief. Sagen Sie einfach, dass es beim nächsten Mal besser funktionieren wird und motivieren Sie Ihre Mitarbeiter dazu. Vergessen Sie aber auch nicht, positive Ergebnisse zu betonen! Schaffen Sie ein „Wir-Bewusstsein“.

Sprechen Sie außerdem mit anderen Abteilungen, die betroffen waren. Falls Vertriebsmitarbeiter an der Veranstaltung teilgenommen haben, können Sie im Anschluss gemeinsam besprechen, ob die richtige Zielgruppe da war. Konnte der Vertrieb mit den passenden Ansprechpartnern reden oder hätten eher Geschäftsführer anwesend sein müssen für ihr Vorhaben? Möglicherweise war die Situation genau andersherum und es hätten mehr Ansprechpartner aus dem operativen Bereich kommen müssen. Dieses Gespräch wird Ihnen helfen, Ihre Zielgruppe genauer zu erfassen und nächstes Mal akkurater auf die Richtige zugehen zu können.

Zum Schluss bleibt noch zu sagen…

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der nächsten Seminarorganisation und unterstützten Sie gern an Ihrem Wunschort. Sie brauchen Hilfe bei der Planung vor dem Seminar und Tipps, was Sie während des Seminars machen sollen? Dann lesen Sie Teil 1: Lässig bei der Planung und Teil 2: Lässig während der Veranstaltung unserer Seminarorganisationsreihe.

 

infografik seminarnachbereitung

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