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Kick-off(-Meeting)! Für einen reibungslosen Projektstart

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Ein neues und wichtiges Projekt steht in Ihrer Firma an? Dann macht das Kick-off-Meeting, auch Auftakt-Meeting genannt, durchaus Sinn.

In großen Unternehmen ist es schon längst gängige Praxis. Doch auch kleinere Betriebe können davon profitieren. Welche Vorteile das Kick-off-Meeting mit sich bringt und worauf Sie bei der Vorbereitung sowie Durchführung achten sollten, lesen Sie hier.

Das nächste große Projekt

Den offiziellen Startschuss für den Projektstart gibt das Kick-off-Meeting, welches nicht nur einen Überblick über den gesamten Verlauf geben, sondern auch alle Beteiligte motivieren soll. Das konkrete Ziel: Die erfolgreiche Fertigstellung des Projekts.

Es stellt folglich die solide Basis für den weiteren Verlauf dar und sollte keinesfalls in seiner Wirkung unterschätzt werden. Frei nach dem Motto: „Vorbereitung ist das A & O“, sollten Sie im Vorfeld einige Dinge organisieren.

Doch zunächst wollen wir die wichtigen Aspekte des Kick-off-Meetings erklären.

Welche Funktionen erfüllt das Kick-off-Meeting?

Zum einen steht die Vorstellung des Projekts bei sämtlichen Beteiligten im Vordergrund. Mitarbeiter werden nicht per Mail informiert, sondern in einem dafür festgelegten Meeting. Dabei werden unter anderem die Rahmenbedingungen, Aufgabenverteilung sowie die Zuständigkeiten erklärt. Optional findet das Kick-off-Meeting mit dem Kunden statt, sodass dieser aktiv in die Projektplanung miteinbezogen wird. Des Weiteren stehen der Motivationsaspekt sowie das Teambuilding im Fokus. Die gemeinsame Projektarbeit fördert nicht nur die Qualität des Ergebnisses – auch das Gemeinschaftsgefühl wird nachhaltig gestärkt.

Was setzt ein gelungenes Kick-off-Meeting voraus?

Da der Erfolg mit der Planung sowie der Struktur steht oder fällt, raten wir Ihnen zu einer frühzeitigen Ablauforganisation.

Hierunter fällt:

Eine kurze und knappe Begrüßung aller Teilnehmer.

Vorstellung aller Projektbeteiligten inklusive Nennung der Funktionen sowie Zuständigkeiten.

Erläuterung der Projektinhalte zur Schaffung eines Überblicks:

Worum geht es in dem Projekt?

Was wird gemacht?

Wer sind die Beteiligten und welche Aufgabe übernimmt jeder einzelne?

Wer sind die Ansprechpartner?

Wer übernimmt welche Aufgabe?

Wann ist die Deadline und wann sollten die verschiedenen Meilensteine erreicht werden?

Über welche Wege wird kommuniziert?

Ein Protokoll ist beim Kick-off-Meeting Pflicht. Versenden Sie es anschließend an alle Teilnehmer, damit diese während der Projektarbeit einen Blick drauf werfen können.

Worauf sollte ich während der Durchführung des Kick-off-Meetings achten?

Zum einen ist es wichtig, dass jeder Teilnehmer auf dem gleichen Wissensstand gebracht wird. Es macht daher durchaus Sinn, wenn Sie während der Projektvorstellung ein kurzes Briefing geben, in dem Sie zum Beispiel den Kunden / Auftraggeber kurz vorstellen und die Rahmensituation nennen.

Zum anderen sollten Sie Raum für Fragen geben, um Unklarheiten bereits während der Startphase des Projekts nicht aufkommen zu lassen. Achten Sie allerdings darauf, dass die Teilnehmer beim Thema bleiben und Sie sich nicht in einen Sachverhalt „festfahren“ beziehungsweise „verstricken“. Legen Sie hierfür ein Zeitkontingent fest, um das Kick-off-Meeting nicht unnötig in die Länge zu ziehen.

Letztendlich ist der zuvor erwähnte Motivationsaspekt nicht zu vergessen. Sorgen Sie für eine positive Grundstimmung und motivieren Sie alle Teilnehmer während des Meetings. Zeigen Sie, dass Sie Vertrauen in die Leistungen der Mitarbeiter und Zuversicht in den erfolgreichen Abschluss des Projekts haben.

„Last but not least“- Der passendeRahmenfür das Kick-off-Meeting

Wählen Sie die passenden Räumlichkeiten für Ihr Kick-off-Meeting. Meist sind hierfür Workshop- oder Besprechungsräume geeignet, um Ihr Vorhaben zielorientiert durchzuführen.

Vorteil von Besprechungs- und Workshopräumen:

Die technische Ausrüstung (Beamer, Overhead-Projektor, Flipchart) unterstützt Sie beim Ablauf des Kick-off-Meetings.

Die speziellen Räume bieten den Teilnehmern ausreichend Platz.

Durch die angenehme Atmosphäre wird die positive Grundstimmung bei den Teilnehmern gefördert.

Der (räumliche) Wechsel vom Arbeitsplatz ermöglicht volle Konzentration auf das Kick-off-Meeting.

Fazit

Die Durchführung eines Kick-off-Meetings kann durchaus zum Erfolg des Projekts beitragen. Wichtig ist, dass Sie den Ablauf möglichst genau organisieren, um anschließend einen reibungslosen Ablauf zu haben. Denn nur auf diese Weise wird Ihr Kick-off-Meeting die Grundlage für den späteren Projekterfolg.

Ihr TOP Tagungsteam wünscht Ihnen eine schöne Woche!

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