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Kommunikation im Büro – Bye bye E-Mail!

Apple Smartphone mit Apps

Was früher die Papierflut und riesige Aktenberge waren sind heute die Massen der elektronischen Post, die täglich unser Postfach fluten.

Dabei wird dem Großteil keine wirkliche Beachtung geschenkt, weil sie als belanglos oder überflüssig deklariert werden. Besonders in der internen Bürokommunikation werden E-Mails als lästig gefunden. Gründe gibt es dafür viele: Zu große Dateianhänge, zu viele Informationen oder auch der umständliche Kommunikationsweg erschweren die Verständigung im Büro. Dabei gibt es zahlreiche praktische Alternativen, um die Kommunikation im Büro zu erleichtern.

Für die interne Kommunikation im Büro

Der Klassiker – Skype

Für schnelle Absprachen ist der Instant-Messenger ideal. Kurz angemeldet und schon lassen sich Nachrichten untereinander austauschen. Zusätzlich ermöglicht Skype das Versenden und Empfangen von Dokumenten, Videokonferenzen sowie Telefonieren über das Internet. Auch unterwegs können Mitarbeiter erreichbar sein. Ist die Skype-App installiert, so können auch vom Smartphone Nachrichten empfangen und verschickt werden. Nachteil des Instant-Messengers: Die Schilderung komplizierter Sachzusammenhänge sollte nicht über Skype erfolgen. Zudem “verlockt” das Tool zum Chatten, sodass die Arbeit zweitrangig wird.

Für unterwegs - WhatsApp

Mehr als 35 Millionen Nutzer zählt WhatsApp allein in Deutschland. Der Instant-Messenger ist zwar in erster Linie für das Smartphone konzipiert, kann allerdings auch vom PC oder Tablet aus genutzt werden. WhatsApp empfiehlt sich, wenn Mitarbeiter räumlich voneinander getrennt oder viel im Außendienst unterwegs sind. Im Handumdrehen lassen sich Gruppen erstellen und Nachrichten untereinander austauschen. Jedoch gibt es bei dem beliebten Messenger ein großes Manko – Die Trennung zwischen Arbeits- und Privatleben. Wer daher WhatsApp für den Job mit dem privaten Smartphone nutzt, der gerät schnell in die Versuchung nicht nur den Arbeitskollegen zu antworten, sondern auch privaten Kontakten.

Für Videokonferenzen – Google Hangout

Besonders sinnvoll, wenn Mitarbeiter aus dem Home Office heraus arbeiten oder komplizierte Sachzusammenhänge erläutert werden sollen – Google Hangouts. Die persönliche Kommunikation via Desktop eignet sind besonders dann, wenn der langwierige Austausch von E-Mails vermieden werden soll. Einziger Nachteil: Es wird ein Google Mail Account vorausgesetzt.

Gegen überfüllte Postfächer - Dropbox

Wenn Dokumente, Bilder etc. mehrmals verschickt und bearbeitet werden sollen, dann ist Dropbox die ideale Alternative zu überfüllten Postfächern. Das entsprechende Dokument wird dabei in den Cloud-Dienst hochgeladen und kann vom jeweiligen Mitarbeiter bearbeitet werden. Positiver Nebeneffekt – Die Berechtigungen für den Zugriff können selbst bestimmt werden. Gut zu wissen: Die kostenloser Dropbox-Demoversion besitzt einen begrenzten Speicherplatz, kann jedoch aufgerüstet werden.

Wenn es etwas mehr sein soll – Intranet

Für größere Firmen kann das Intranet eine sinnvolle Lösung sein. Bei dem firmeninternen Computernetz ist der Austausch unter einem größeren Personenkreis möglich. Gleichzeitig können Mitarbeiter sich ein- oder ausklinken – Je nach Belieben. Wichtig ist vor einer geplanten Einführung des Intranets genau zu kalkulieren, ob sich die Einrichtung überhaupt lohnt. Denn wird es nicht ausreichend genutzt, so ist von einer Anschaffung abzuraten.

Fazit

Es muss nicht immer die E-Mail sein. Unsere Alternativen erleichtern Ihnen die Kommunikation im Büro und sparen je nach Funktion zusätzlich Zeit ein. Darüber hinaus macht es auch durchaus Sinn, je nach Anforderung verschiedene Dienste zu nutzen, um Arbeitsabläufe zu optimieren. Hier herrscht eindeutig das Motto: Probieren geht übers Studieren.

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