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E-Mails – Wie Sie garantiert eine Antwort erhalten

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Vor über 30 Jahren wurde in Deutschland die erste E-Mail empfangen.

Nun kann man sich den elektronischen Brief nicht mehr wegdenken. Er gehört zu unserem Alltag. Schätzungsweise werden weltweit über 116 Milliarden Geschäfts-Mails täglich verschickt.

Etwa 80% der Deutschen besitzen eine E-Mail-Adresse. Ein bis zwei Drittel davon sogar bis zu drei. Die E-Mail ist allgegenwärtig und wird aktiver denn je benutzt.

E-Mails im Arbeitsalltag

E-Mails dienen uns häufig als Dokumentation nach Telefonaten. Wir nutzen Sie, um alle Empfänger nach einem Treffen auf einen Kenntnisstand zu setzen. Manchmal sind sie für uns sogar Nachweise. Täglich bekommen und versenden wir zahlreiche E-Mails. Doch eine schnelle Antwort ist oft ein Luxus. Wie schafft man es denn nun eine schnelle oder überhaupt eine Antwort auf seine E-Mail zu erhalten? Dafür gibt es einige Tricks, die ganz einfach sind.

Basics

  1. Anrede: Darf nicht fehlen. Ob es nun „Sehr geehrte(-r) Herr/Frau“ oder „Hallo Herr/Frau“ ist, man sollte den Empfänger direkt ansprechen.
  2. Ton: Wie sprechen Sie mit Ihren Geschäftspartnern? Siezen Sie? Oder duzen Sie eventuell sogar? Halten Sie sich an den Ton, der Ihrer Beziehung entspricht.
  3. Grammatik und Rechtschreibung: Sollte stets überprüft werden. Mittlerweile übernimmt es netterweise auch das E-Mail-Programm. Dennoch sollte man sich seine E-Mails vor dem Absenden nochmal durchlesen. Fehlende Kommata, falsch geschriebene Wörter oder merkwürdige Satzgebilde machen einen schlechten Eindruck.
  4. Struktur: Der Text in der E-Mail darf nicht in einem Block durchgeschrieben werden. Machen Sie an entsprechenden Stellen Absätze, so wird Ihre E-Mail übersichtlich und angenehmer zu lesen sein.
  5. Signatur: Bei Geschäfts-Mails wird die Signatur häufig automatisch mit der E-Mail verschickt. Manchmal ist dies jedoch nicht voreingestellt. Ein „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Beste Grüße“ ist am Ende der E-Mail unvermeidbar.

No-Gos

  • Kritik äußern
    Vermeiden Sie es, den Empfänger zu kritisieren. Denn niemand antwortet schnell und vor allem gern auf kritisierende E-Mails oder Briefe. Bei Kritik kann die Rückmeldung damit etwas länger dauern.
  • Emoticons verwenden
    Bei Freunden, in der SMS oder im Messenger sind die Emoticons eine willkommene Abwechslung. Bei Geschäfts-Mails ist es ein No-Go. Halten Sie sich daran, sonst wirken Ihre E-Mails zu verspielt und unprofessionell.
  • Fremdwörter und Fachchinesisch
    Sich durch eine Unmenge unbekannter Wörter durchzulesen, dauert seine Zeit. Halten Sie also die Füße still, wenn Sie unbedingt viele Fremdwörter in Ihrer E-Mail verwenden wollen und versuchen Sie es beim nächsten Mal auf weniger einzugrenzen.
  • Ironisch werden
    Werden Sie niemals ironisch in einer Geschäfts-Mail. Ohne die entsprechende Mimik des Gegenübers und des Tonfalls ist es äußerst schwierig Ironie zu erkennen. Schlimmstenfalls treten Sie jemandem auf den Schlips, indem er Ihre Aussage falsch versteht.
  • Versalien und Ausrufezeichen
    Schreibt man etwas in Großbuchstaben, gilt dies bei geschriebenen Konversationen als Schreien. Wenn Sie also alles oder Teile Ihrer E-Mail in Versalien schreiben und zusätzlich noch einen oder mehrere Ausrufezeichen verwenden, fühlt sich der Empfänger angeschrien. Und wer mag da schon antworten?
  • Zahlreiche Links einbauen
    Achten Sie darauf nur Links in Ihre E-Mails einzubauen, wenn Sie tatsächlich sinnvoll sind. Beispielsweise wenn Sie etwas Informatives im Internet entdeckt haben. Seien Sie ansonsten sparsam, andernfalls ist der Empfänger möglicherweise durch die vielen Links vom eigentlichen Inhalt der E-Mail abgelenkt.
  • Viele Anhänge verschicken
    Manchmal ist es unvermeidbar. Man muss Anhänge versenden. Sie müssen aber zugeben, dass auch Sie es nervig finden, mehrere Anhänge hintereinander öffnen zu müssen. Ersparen Sie das doch auch Ihrem Empfänger, wenn dies möglich ist.

Letzte Tipps

Wenn Sie diese No-Gos vermeiden und sich an die einfachen Basics halten, sind Sie bereits auf einem guten Weg. Ihre E-Mails müssen übersichtlich und fehlerfrei sein. Achten Sie auf Ihre Sprache. Wichtig ist außerdem, dass Ihre E-Mails kurz sind! Kommen Sie direkt auf den Punkt. Wenn die E-Mail zu lang ist, sieht es so aus, als ob sie nicht durchdacht wäre. Drücken Sie sich klar und verständlich aus. Verzichten Sie soweit wie möglich auf Abkürzungen. Sie stören den Lesefluss. Eventuell kennt der Empfänger manche Abkürzungen nicht und muss ihre Bedeutung erst nachschauen.

Abgesehen vom Inhalt der E-Mail sollten Sie auch auf den Betreff achten. Dieser muss ebenfalls verständlich und klar sein. Solche Formulierungen wie „Frage“ oder „Wichtig“ sind sehr allgemein und man kann sich nichts darunter vorstellen. Schreiben Sie, worum es in der E-Mail geht. Und natürlich gilt immer: Bleiben Sie stets höflich!

In Notfallsituationen: Bei dringenden Fragen sollte man doch lieber zum Hörer greifen!

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