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Lässig bei der Planung

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Die perfekte Seminarorganisation

Das Gelbe vom Ei - Gerade vor dem Seminar kommt eine Menge Arbeit auf Sie zu. Es gibt viele Dinge, die Sie bedenken und organisieren müssen. Folgenden Punkten sollten Sie eine ganz besondere Aufmerksamkeit schenken.

1. Seminarthema

Wissen Sie schon, worüber Sie beim Seminar sprechen wollen? Wenn ja, super! Dann brauchen Sie einen Titel, der den Inhalt verständlich zum Ausdruck bringt. Mögliche Interessenten sollten sofort verstehen, worum es bei der Veranstaltung geht. Anschließend können Sie das Thema etwas ausführlicher beschreiben. Erklären Sie den Hintergrund der Fragestellung. Warum gerade diese Thematik? Gibt es Konflikte? Welche Lösungsansätze werden im Seminar präsentiert und erarbeitet? Überlegen Sie, wie umfangreich die Problematik behandelt werden soll.

2. Dauer und Zeitpunkt

Aufgrund des Umfangs können Sie gut einschätzen, wie lange die Veranstaltung dauern soll. Vielleicht einige Stunden oder doch mehrere Tage? Wenn einige Stunden ausreichen, dann bauschen Sie das Thema nicht unnötig auf. Denken Sie an den Mehrwert und Nutzen für die Teilnehmer. Und natürlich an Ihre Zeit und das Budget: Mehr Tage bedeutet mehr Aufwand – zeitlich und finanziell. Wann soll das Seminar stattfinden? In zwei Monaten? In einem halben Jahr? Sie sollten auf jeden Fall genug Vorlaufzeit haben, um die Veranstaltung in Ruhe zu planen. Bedenken Sie auch Feiertage (eventuell auch in anderen Bundesländern) und die Jahreszeit. Sommerferien sind nicht die beste Zeit, um Kunden mit Kindern anzusprechen. Planen Sie um die Ferien und Feiertage herum. Am besten Sie bevorzugen Termine im Herbst oder Winter, denn wer sitzt schon gern bei 30 Grad und Sonnenschein bei einer Tagung?

3. Ort

Wo soll die Veranstaltung eigentlich stattfinden? In Ihrer Stadt? Vielleicht außerhalb? Woher kommen die Teilnehmer? Sie könnten aus ganz Deutschland anreisen oder nur aus Ihrer Region. Vielleicht sind Sie bei der Organisation aus bestimmten Gründen an einen Ort gebunden? Die Anreisemöglichkeiten sollten bequem sein. Eine Autobahn in der Nähe der Location wäre optimal, aber auch Bahnhöfe und Haltestellen erleichtern den Weg. Außerdem sollte der Standort gut auffindbar sein. Denken Sie an Parkmöglichkeiten. Falls Ihre Kunden aus der Ferne anreisen, müssen Sie sich eventuell um Übernachtungsmöglichkeiten kümmern. Fragen Sie bei Ihrem Tagungsort nach einer Hotelempfehlung in der Nähe. Vielleicht gibt es Kooperationen, sodass Sie Vergünstigungen bei Hotelzimmern bekommen.

4. Referenten

Sobald das Drumherum geklärt ist, können Sie sich endlich an den Inhalt des Seminars wagen. Wer ist eine Koryphäe auf Ihrem Themengebiet? Recherchieren Sie nach Experten, nach interessanten Persönlichkeiten. Eventuell nach jemandem mit einem kreativen Lösungsansatz für Ihre Problemstellung. Holen Sie Angebote ein. Wägen Sie ab, welcher Referent Ihnen zusagt und buchen Sie ihn.

Beim Gespräch sollten Sie die Zielgruppe erwähnen, damit der Redner seinen Vortragsstil anpassen kann. Außerdem sollten Sie mit ihm seine Vorgehensweise beim Seminar besprechen. Vielleicht möchte er eine Gruppenarbeit einbinden. Besprechen Sie, welche Materialien und Equipment der Referent benötigt. Vor dem Seminar sollten Sie die Referenten briefen. Erklären Sie ihnen, wo sich was befindet. Außerdem sollten Sie erwähnen, dass sie sich möglichst an den Ablaufplan halten sollten und z. B. die Vortragszeit nicht überziehen sollen. Gibt es Baustellen in der Nähe, die ablenken könnten oder sonstigen Lärm oder Störungen? Informieren Sie die Referenten auch darüber.

5. Catering

Ein sehr wichtiger Punkt: Die Verpflegung. Für die Zeit während des Seminars sollten Sie eine kleine Ecke mit Wasser, Kaffee und Keksen bereitstellen. Etwas Naschen und Koffein helfen bei der Konzentration und motivieren. Da freuen sich Teilnehmer und Referenten! Dauert das Seminar länger, sollten Sie ein Mittagessen anbieten. Sie können dafür einen Caterer buchen oder schauen, was Ihr Seminarzentrum vorschlägt. Oft gibt es einen internen Caterer oder ein Bistro im Haus. Sie sollten vorher prüfen, ob einexterner Caterer überhaupt in Frage kommt.

Das Sahnehäubchen

Sie sollten sich auf jeden Fall Gedanken über Ihre Zielgruppe machen. Wen könnte Ihr Seminarthema interessieren und warum? Es muss nicht nur eine Zielgruppe sein. Gerhard Müller kann als Geschäftsführer eines Industrieunternehmens Interesse haben. Oder Meike Schwarz, die bei einer Agentur als Abteilungsleiterin eingestellt ist. Sie müssen am besten wissen, wen Sie ansprechen wollen. Wollen Sie Ihre Bestandskunden ansprechen? Wer gehört dazu? Oder wollen Sie neue Kunden gewinnen? Überlegen Sie sich, wer das sein kann und wie diejenigen ticken.

Basierend auf diesen Überlegungen können Sie die Umsetzung des Seminars gestalten, sodass es ansprechender für die Teilnehmer ist. Genauso können Sie es mit der Werbung handhaben oder mit der Kommunikationsplattform. Wo wollen Sie die Interessenten ansprechen und eine Anmeldung durchführen? Wo ist Ihre Zielgruppe zu finden? Zukünftige Teilnehmer können eine Anmeldung auf Ihrer Webseite seriöser finden. Möglicherweise ist für Social Media-affine eine Ansprache über Xing ausreichend oder sogar Facebook. Da können Sie z. B. eine Gruppe erstellen.

Bei der Anmeldung sollten Sie daran denken, eine Anmeldefrist zu setzen und die Teilnehmerzahl zu beschränken. Für Seminare empfehlen sich kleinere Gruppen mit 10 bis maximal 20 Anwesenden. So kann der Referent auf jeden einzelnen eingehen und mit ihm arbeiten. Außerdem können Sie auf diese Weise besser planen. Es empfiehlt sich an dieser Stelle eine Teilnehmerliste zu erstellen, damit Sie notfalls Adressen und Kontaktdaten griffbereit haben.

Organisieren Sie einen Ablaufplan für das Seminar. Planen Sie ausreichend Pausen ein. Wann ist welcher Referent dran? Denken Sie an Aktivitäten, die während des Seminars stattfinden, z. B. Gruppenarbeit. Vielleicht gehört aber auch ein Rahmenprogramm zu Ihrer Planung? Eventuell müssen Sie noch Ausflüge organisieren. Restaurants, kulturelle Einrichtungen und Freizeitaktivitäten, wie Bowlen, können gut zur Entspannung nach der Veranstaltung beitragen.

Must Have´s für Ihren Ablaufplan sind:

  • Begrüßung
  • Organisation
  • Themen
  • Gruppenarbeit
  • Methodenanwendung
  • Befragungen
  • Reflektionen
  • Diskussionsrunden
  • Pausen
  • Ausflüge

Gut zu wissen: Auch bei Seminaren sind einige Höflichkeiten Pflicht. In unserem Blogartikel "Business-Knigge" erfahren Sie alles, was wichtig ist.

Wenn Sie nach passenden Räumlichkeiten suchen, stellen Sie sich eine Frage: Welche Anforderungen stellen Sie an den Raum?Tische, Stühle. Eventuell brauchen Sie Equipment: Mikrofone, Lautsprecher, Beamer, Verlängerungskabel und Steckdosen. Das sollten Sie bei Ihrer Suche bedenken. Manche Tagungszentren haben bereits Equipment im Angebot. Außerdem werden sicherlich Stifte, Blöcke, Papier, Flipcharts, Marker, Pinnwände, Pinnadeln und/oder Moderationskarten gebraucht. Da Sie den Ablauf des Seminars kennen und wissen, was die Referenten vorhaben, können Sie gut abschätzen, was gebraucht wird. Kurz vor dem Seminar sollten Sie sicherstellen, dass alles im Seminarraum vorhanden ist und funktioniert. Am ersten Tag sollte alles fertig für die Anreise der Teilnehmer und den Beginn der Veranstaltung sein – auch der Kaffee. ;-)

Die Kirsche zum Schluss

Denken Sie daran rechtzeitig vor dem Seminar Informationen an die Teilnehmer rauszuschicken. Es sollten der Zeitraum,Anfangsuhrzeit und die Anfahrt zum Standort aufgeführt werden. Parkmöglichkeiten, Ablauf und sonstige Programmpunkte könnten auch darin enthalten sein. Ob Sie dafür nun E-Mail, Social Media oder ganz klassisch die Post nutzen, bleibt Ihnen überlassen.

Um einen reibungslosen Ablauf zu garantieren, sollten Sie einen Ansprechpartner für die Referenten und Teilnehmer haben. Während des Seminars können sie sich an ihn wenden, wenn es Fragen und Probleme gibt. Dieser sollte mit allen Informationen vertraut sein und sich schnell um Notfälle kümmern können. Kommt der Referent zu spät? Fehlen Stifte? Funktioniert die Technik nicht? Im besten Fall ist der Ansprechpartner stets vor Ort.

Zwei letzte Punkte, an die Sie noch denken sollten, sind Namensschilder und Beurteilungsbögen. Namensschilder erleichtern dasKennenlernen während des Seminars, ob als Schilder für Kleider oder Tische. Beurteilungsbögen sind wichtig, um zu erfahren, wie gut die Organisation und die Themenaufbereitung waren. Fanden es alle gut, haben Sie vieles richtig gemacht. Wenn nicht, dann lernen Sie daraus für das nächste Mal. Beurteilungsbögen haben den Vorteil, dass sie direkt vor Ort am Ende der Veranstaltung ausgefüllt werden können.

Es bleibt noch zu sagen:

Mit diesen Tipps klappt es ganz sicher mit der Vorbereitung und Ihr Seminar wird zu einem vollen Erfolg! Sind Sie noch unsicher, was Sie während des Seminars und in der Nachbereitung zu beachten haben? Dann lesen Sie die nächsten Wochen Teil 2: Lässig während der Veranstaltung und Teil 3: Lässig bei der Nachbereitung unserer Seminarorganisationsreihe.

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