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Im Teammeeting zählen nicht nur die Tagesordnung und die Flipchartgestaltung. Auch die Sitzordnung kann zum Erfolg des Meetings beitragen.

Das nächste Teammeeting steht an. Da Sie das Meeting in Ihren eigenen Räumlichkeiten stattfinden lassen und keinen Raum in einem Tagungs- oder Seminarzentrum gemietet haben, ist es Ihre Aufgabe, den Meetingraum entsprechend zu bestuhlen und vorzubereiten. Worauf Sie bei der Bestuhlung des Meeting- oder Konferenzraums achten sollten, damit Sie ein produktives Meeting abhalten können, zeigen wir Ihnen im Folgenden.

Meeting mit Abstand

Sitzt man während des Meetings zu dicht nebeneinander, kann dies die Gruppendynamik negativ beeinflussen. Daher ist es wichtig, Stühle und Tische so anzuordnen, dass ein gewisser Mindestabstand zwischen den Meeting Teilnehmern eingehalten wird. Denn jeder Mensch hat seine eigene Komfort- und Wohlfühlzone, die respektiert werden sollte. Da es einen unterschied macht, ob man eine persönliche oder geschäftliche Beziehung zueinander pflegt, sollte dieser Aspekt bei der Bestuhlung des Meetingraums mit einbezogen werden.

Grundlegend kann zwischen vier Distanzzonen unterschieden werden:

  • Öffentliche Distanzzone (> 3,60 m)
  • Soziale Distanzzone (1,20 - 3,60 m)
  • Persönliche Distanzzone (0,60 – 1,20 m)
  • Intime Distanzzone (< 0,60 m)

An diesen Distanzzonen können Sie sich orientieren, wenn Sie nach einem geeigneten Abstand für die Bestuhlung des Meetingraums suchen. Für ein geschäftliches Meeting bietet sich der Abstand der persönlichen Distanzzone an. Man sollte jedoch nicht den minimalen Wert dieser Zone wählen, sondern sich am Mittelwert bzw. an dem maximalen Wert orientieren.

Wieso ist der Abstand so wichtig? Viele Menschen reagieren mit einer Abwehrhaltung, wenn man in Ihre Komfortzone eindringt. Gerade im Rahmen eines Meetings, dessen Ziel es ist, produktiv und effektiv Lösungen zu erarbeiten, wäre eine Abwehrhaltung einzelner Meeting Teilnehmer kontraproduktiv und würde der Lösungsfindung im Weg stehen.

 

Welche Bestuhlungsform eignet sich für ein Teammeeting?

Bei einem Meeting ist der Blickkontakt zwischen den einzelnen Teilnehmern von Bedeutung. Aus diesem Grund stellen sich die Bankett- und Blockbestuhlung als geeignet dar. Ein weiterer Vorteil dieser Bestuhlungsformen ist, dass niemand, durch die „Vor-Kopf-Position“, eine Sonderposition einnimmt. Es findet also ein Gespräch auf Augenhöhe statt.

Ist es jedoch gewünscht, dass der Veranstalter des Meetings eine besondere Rolle zukommt, sollte dieser die Vor-Kopf-Position einnehmen.

Wenn Sie planen, Vorträge und Präsentationen in das Meeting mit einzubeziehen und das Meeting kreativer zu gestalten, sollten Sie andere Bestuhlungsformen heranziehen. Gerade die U-Bestuhlung eignet sich für diese Zwecke. Während alle Teilnehmer Blickkontakt halten können, hat der Vortragende die Möglichkeit, im Mittelpunkt des Meetings zu stehen. Um die Stimmung eines Meetings zu lockern und die Meeting Teilnehmer aus Ihrer Komfortzone zu locken, bietet sich ein Stuhlkreis an. Durch die fehlenden Tische, die vielen Teilnehmern als eine Art Schutz dienen, gestaltet sich die Atmosphäre bei einem Stuhlkreis deutlich offener. Dadurch kann vor allem die Kreativität der einzelnen Teilnehmer gefördert werden. Wenn auch bei der Wahl eines Stuhlkreises eine Präsentation geplant ist, sollte dieser zu einem Halbkreis umgestellt werden.

Was sagt die Platzwahl über die einzelnen Meeting Teilnehmer aus?

Die Vor-Kopf-Position

Wie bereits erwähnt ist die Vor-Kopf-Position für den Vorsitz oder den Chef reserviert. Das heißt das Hauptorgan des Meetings nimmt diese Position ein. Die Vor-Kopf-Position bietet einen Überblick über den gesamten Konferenztisch. Es macht jedoch einen Unterschied ob es sich um die Position mit Blick auf die Tür handelt oder ob derjenige mit dem Rücken zur Tür sitzt. Der Chef nimmt dabei den Platz mit Blick zur Tür ein, um den gesamten Raum im Blick zu haben und genau verfolgen zu können, wer verspätet erscheint oder das Meeting zwischendurch verlässt. Sitzt man jedoch mit dem Rücken zur Tür bedeutet dies eine rangniedrige Position. Werden fehlende Unterlagen benötigt ist es in der Regel die Aufgabe desjenigen diese zu besorgen, der am nächsten zur Tür sitzt.

Der Platz rechts vom Chef

„Die rechte Hand des Chefs“ – in der Regel sitzt diese dementsprechend auch zur Rechten des Chefs. Hierbei handelt es sich oft um die Assistentin oder den Organisator des Meetings. Durch diese direkte Nähe zum Chef, kann man Ihm bei organisatorischen Fragen schnell zur Hand gehen und Unterlagen zukommen lassen. Wenn die Plätze frei wählbar sind, ist es nicht unüblich, dass sich diejenigen zur Rechten des Chefs setzen, die auf Anerkennung aus sind.

Der Platz links vom Chef

Auch auf der linken Seite sitzt in der Regel ein Mitarbeiter, der seine Verbundenheit zum Chef ausdrücken möchte. Im Gegensatz zum Gegenüber, behält sich dieser jedoch seine eigene Meinung vor und schenkt dem Chef nicht seine uneingeschränkte Zustimmung. Oft kann vermutet werden, dass zur Linken des Chefs sein künftiger Nachfolger Platz nimmt.

Das Mittelfeld

Im Mittelfeld nehmen diejenigen Meeting Teilnehmer Platz, die aktiv am Meeting teilnehmen möchten, sich jedoch nicht gerne in den Vordergrund drängen. Sie haben gerne die restlichen Meeting Teilnehmer im Blick und versuchen das Meeting aufmerksam zu verfolgen. Auch die Moderatoren, die das Meeting koordinieren nehmen im Mittelfeld Platz.

Die Eckplätze gegenüber dem Chef

Wer sich eher im Hintergrund aufhält und das Meeting inaktiv verfolgen möchte, nimmt die Position rechts oder links vom Gegenüber des Chefs ein. Diese Plätze ermöglichen es, das Meeting aufmerksam zu verfolgen, ohne eine Position einzunehmen, in der konkrete Lösungsvorschläge und Äußerungen erwartet werden.

Wie Sie sehen, ist sowohl die Bestuhlungsform als auch die Sitzordnung des Meetings relevant für die Produktivität und die Qualität der zu erarbeitenden Lösungen. Wenn Sie die Möglichkeit haben, die Sitzordnung im Voraus festzulegen, sollten Sie sich zuvor über die einzelnen Meeting Teilnehmer informieren und überlegen, welcher Platz für Sie geeignet ist. Bei der Wahl des geeigneten Meeting- oder Konferenzraums ist es wichtig, genügend Platz einzuplanen. Ist der Meetingraum zu klein, haben viele Meeting Teilnehmer das Gefühl, Ihn fehlt der Raum und der Platz zum Denken und sind somit weniger produktiv.

Wir wünschen Ihnen eine schöne Woche und viel Erfolg beim nächsten Meeting.

Ihr TOP Tagungsteam

 

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