Die perfekte Seminarorganisation – von der Vorbereitung bis zu den Lessons Learned
Die Teilnehmer sind gegangen, Sie können den Raum lüften und anfangen, aufzuräumen: Die Veranstaltung ist vorbei. Aber nach dem Seminar ist vor dem Seminar: Damit es das nächste Mal vielleicht noch besser klappt und Sie den Event noch professioneller aufziehen können, sollten Sie zurückblicken und das Seminar auswerten.
Was dazu gehört? Der Blick auf die Finanzen, die Beurteilung durch die Teilnehmer, die Nachbesprechung mit dem Referenten, eine Mitteilung an die Öffentlichkeit und die Nabelschau: Was haben Sie und Ihr Team selbst dabei gelernt?
Worauf Sie bei der Nachbereitung eines Seminars achten sollten, zeigen wir Ihnen in diesem dritten Teil unserer Seminarorganisationsreihe, der an die beiden Beiträge „Clever ins Seminar – So klappt’s mit der Vorbereitung“ und „Lässig bei der Planung“ anschließt.
1. Nachkalkulation
Seminare kosten nicht nur Zeit für die Vorbereitung und die Durchführung, sondern auch Geld: Miete für den Raum und die technische Ausstattung, das Honorar für den Referenten, die Kosten für das Catering, Ausgaben für die Werbung – Flyer, Broschüren und Versände – und für den Druck und die Bereitstellung der Seminarunterlagen ... haben Sie noch die Übersicht?
Und was können Sie auf der Haben-Seite verbuchen? Wie hoch sind die direkten Einnahmen durch die Seminargebühren, Buchungen weiterer Veranstaltungen von den Teilnehmern und möglicherweise Werbekunden, die in den Seminarunterlagen auf sich aufmerksam machen durften?
Listen Sie Ausgaben und Einnahmen in einer Kalkulationstabelle auf und berechnen Sie den Saldo. War die Veranstaltung ein finanzieller Erfolg oder wirtschaftlich eine Fehlinvestition? Gab es unvorhergesehene Ausgaben oder Einsparungen? Nur, wenn Sie die Erlöse und die Kosten akribisch aufführen und gegenüberstellen, können Sie das betriebswirtschaftliche Ergebnis des Seminars beurteilen. Wenn Sie dies routinemäßig bei allen Veranstaltungen durchführen, können Sie diese untereinander vergleichen und Ihre Schlüsse daraus ziehen – um beim nächsten Mal vielleicht Kostentreiber zu eliminieren und rentabler zu werden.
Was nicht sofort in messbaren Zahlen in die Nachkalkulation einfließt, aber langfristig zur Sicherung des Erfolgs von Bedeutung ist: Wie groß schätzen Sie den indirekten Nutzen ein, der sich durch die Steigerung des Bekanntheitsgrades, die Mundpropaganda sowie die Gewinnung von Neukunden und weiteren Referenten ergibt? Zeigen sich weitere Effekte? Wurde Ihre Webseite häufiger aufgerufen, gab es mehr Anfragen per E-Mail oder wurden Sie bei anderen Veranstaltungen, etwa bei einer Messe, auf das Seminar angesprochen?
Versuchen Sie, alle Auswirkungen zu berücksichtigen, um feststellen zu können, wie erfolgreich Sie waren, und um die Nachfrage nach weiteren Seminaren abschätzen zu können. Das hilft Ihnen dabei, Ihr Seminarangebot besser auf die Bedürfnisse der Teilnehmer abzustimmen und Ihr Image als erfolgreicher Seminaranbieter zu festigen.
2. Beurteilungsbögen auswerten
Selbstverständlich haben Sie kurz vor dem Ende der Veranstaltung den Teilnehmern einen Beurteilungsbogen ausgehändigt, um eine Rückmeldung zum Event zu erhalten. Und dessen Auswertung ist eigentlich der spannendste Teil der Nachbereitung: Wie lief das Seminar aus der Sicht der Kunden? Wie werden Inhalt, Struktur und Organisation beurteilt? Kamen die Teilnehmer mit dem Referenten zurecht und war das Thema gut auf- und vorbereitet – oder ging der Vortrag über die Köpfe hinweg?
Über eine fünfstufige Skala von „sehr zufrieden“ oder „sehr gut“ bis „sehr unzufrieden“ oder „sehr schlecht“ lassen sich die Aspekte Räumlichkeiten, Veranstaltungstechnik, fachliche Kompetenz und Ausstrahlung des Referenten, Arbeitsatmosphäre und Catering abfragen. Ob das Thema gut aufgearbeitet, strukturiert und verständlich präsentiert wurde und das Seminar auch die Erwartungen der Teilnehmer erfüllte, kann per Skala, aber auch anhand der Antworten auf offene Fragen herausgefunden werden. Im Idealfall äußern sich die Teilnehmer zudem frei in einem Feld „Anmerkungen“ oder „Verbesserungsvorschläge“ zu der Veranstaltung. Dadurch wird das Feedback individueller und Sie erfahren, was gut angenommen wurde und wo noch Potenzial zur Optimierung besteht.
Beschränken Sie sich bei der Auswertung der Fragebögen nicht nur auf Ihre Statistik. Ziehen Sie Ihre Konsequenzen daraus und setzen Sie die Kritik und die Anregungen auch um. Die künftigen Seminarteilnehmer werden es Ihnen danken – und Ihre Veranstaltungen werden noch erfolgreicher! Die Resonanz wiederum hat über die Mundpropaganda positive Wirkung auf die Auslastung der folgenden Events und Ihr Image als Seminaranbieter.
Ein Tipp: Informieren Sie auch die anderen involvierten Abteilungen über das Feedback, beispielsweise das Marketing oder den Vertrieb. Dann können positive Aspekte in der Werbung herausgehoben und auf negative kann – etwa bei der Anfrage eines Interessenten – adäquat reagiert werden.
3. Rücksprache mit Referenten
Welchen Eindruck hatte denn eigentlich der Referent von dem Seminar? Sprechen Sie mit ihm und holen Sie sich auch von dieser Seite ein Feedback. Lief alles glatt – oder gab es organisatorische Herausforderungen, thematische Schwierigkeiten, vielleicht auch inhaltliche oder persönliche Differenzen mit den Teilnehmern bei der Durchführung des Seminars? Hat die Veranstaltung den Referenten überfordert oder konnte bzw. wollte er nicht auf die Kundenwünsche eingehen?
Besprechen Sie mit ihm die Ursachen, verweisen Sie auf das Feedback der Teilnehmer und ziehen Sie Ihre Schlüsse daraus. Verbesserungspotenzial gibt es fast immer – auch hier ist der Seminarleiter gefragt, Vorschläge zu machen und konstruktive Kritik zu üben. Sollte sich dabei herausstellen, dass die Positionen der beiden Seiten zu weit auseinanderliegen, müssen Sie über eine Beendigung der Geschäftsbeziehung zum Dozenten nachdenken.
Ihr Ziel muss sein, das Seminarangebot stetig zu verbessern. Ein wichtiger Punkt dabei ist, herauszufinden, welche Referenten nicht nur fachlich versiert sind, sondern auch als Vermittler der Inhalte gut mit den Kunden harmonieren und flexibel genug sind, sich an deren Wünsche und Bedürfnisse anzupassen. Das kommt bei den Teilnehmern gut an und steigert Ihre Reputation. Auf der anderen Seite erfahren Sie, welche Probleme es im Umgang mit Kunden gibt und können so schon im Vorfeld einen Lösungsansatz herausarbeiten. Werden die Teilnehmer z. B. in den letzten 15 Minuten einer Lehreinheit zu laut, sollten Sie beim nächsten Mal eventuell früher eine Pause einplanen.
4. Öffentlichkeitsarbeit
Das Seminar war ein voller Erfolg? Dann lassen Sie es alle wissen! Schreiben Sie einen Artikel über den Event oder lassen Sie die Teilnehmer als Testimonials zu Wort kommen. Nutzen Sie Ihr Intranet oder die Mitarbeiterzeitschrift, um alle Firmenangehörigen – auch die Chefetage – zu informieren, damit sie in ihrem Umfeld davon berichten können. Verbreiten Sie den Bericht über Ihre Kundenzeitschrift, den Newsletter oder stellen Sie ihn als Blog auf Ihre Webseite, um Werbung für sich und Ihr Angebot zu machen. Denken Sie an die Verschlagwortung mit Keywords sowie an Links und Backlinks, um den Beitrag für die Suchmaschinen auffindbar zu machen. Verweisen Sie in Ihren Flyern, Broschüren und anderen Werbemitteln auf die positive Resonanz des Seminars. Binden Sie so Ihre Stammkunden und ködern Sie damit Neukunden.
Nutzen Sie Social Media! Sie sind perfekt für solche Unterfangen. Gerade Facebook, XING und LinkedIn bieten gute Möglichkeiten, denn dort können Sie Gruppen erstellen und Veranstaltungen anbieten. In Gruppen können Sie Interessierte versammeln und direkt auf ihre Fragen antworten oder auch über die gelaufenen und anstehenden Seminare berichten. Binden Sie dabei Ihre Teilnehmer ein – denn die Wirkung einer Empfehlung ist noch nachhaltiger als die des Anbieters selbst. Verlinken Sie Ihre Veranstaltung mit anderen thematisch passenden Gruppen. Auf diese Weise erhöhen Sie nicht nur Ihren Bekanntheitsgrad, sondern verbessern auch Ihr Image – und erschließen neue Teilnehmerkreise.
Unser Tipp: Der Text ist zwar inhaltlich wichtig, aber insbesondere Bilder vermitteln einen tollen Eindruck von der Veranstaltung. Denken Sie also daran, während des Events Fotos zu schießen. Natürlich müssen Sie dann die Teilnehmer fragen, ob sie mit deren Veröffentlichung einverstanden sind.
5. Lessons learned
Die Nachkalkulation, das Feedback der Teilnehmer und die Rücksprache mit dem Referenten geben Ihnen viele Anregungen und Ansatzpunkte zur Optimierung Ihres Seminars. Aber vergessen Sie auch nicht Ihre Mitarbeiter, mit denen zusammen Sie die Seminare planen, vorbereiten und realisieren: Von Marketing und Vertrieb über IT, Hausdienste und Catering bis hin zum Controlling gibt es viele Beteiligte, die Sie alle nach deren Ansichten zu einer genaueren Ansprache der Zielgruppe, zu einer besseren Gestaltung und für einen flüssigeren Ablauf fragen können. Beziehen Sie sie ein, teilen Sie ihnen auch die Ansichten der Teilnehmer und der Referenten mit und sprechen Sie ruhig auch über finanzielle Aspekte. Wenn Sie diese Nachbereitung routinemäßig nach jedem Seminar durchführen, schaffen Sie damit die Möglichkeit zur kontinuierlichen Verbesserung Ihres Gesamtangebots.
Dazu sollten Sie Ihre Erfahrungen und Ideen am besten schriftlich dokumentieren. So sind Sie beim nächsten Mal besser vorbereitet und können aus Ihren Fehlern und Erfolgen lernen. Auch andere Teammitglieder, die sich mit der Seminarplanung beschäftigen, können daraus lernen, wenn sie auf Ihre Unterlagen zugreifen können.
Natürlich hilft es auch Ihrem Team weiter, Feedback von Ihnen zu bekommen. So wissen die Mitarbeiter, wo noch Handlungsbedarf besteht und können bei weiteren Veranstaltungen effizienter arbeiten und sich besser aufeinander abstimmen. Außerdem können Sie die Arbeitsatmosphäre positiv beeinflussen, indem Sie und die Mitarbeiter untereinander nochmal die Veranstaltung durchsprechen. Zeigen Sie Schwachstellen auf, ohne anzuklagen, und betonen Sie, was gut gelaufen ist. Schaffen Sie ein „Wir-Gefühl“ und motivieren Sie so Ihre Mitarbeiter zu Höchstleistungen.
Zum Schluss bleibt noch zu sagen…
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Organisation und Durchführung Ihres nächsten Seminars und unterstützen Sie gern an Ihrem bevorzugten Seminarstandort!
