Planen Sie frühzeitig und möglichst nach dem Ausschlussprinzip
Ja, das Jahr hat 365 Tage. Doch bei genauerem Betrachten können Sie viele Termine im Vorfeld direkt streichen. Wenig geeignet sind beispielsweise die Tage vor Weihnachten, zwischen den Jahren oder direkt nach Neujahr: Vor Weihnachten herrscht bei den meisten Menschen sowieso schon eine „Grund-Hektik“ und auch zum Jahresanfang sind viele potenzielle Teilnehmer im Urlaub oder müssen neue Projekte starten. Damit sind die letzten beiden Dezemberwochen und die ersten beiden Januarwochen für eine Konferenz nicht sinnvoll. Auch weitere gesetzlichen Feiertage, wie beispielsweise Ostern oder Pfingsten, können Sie im Vorfeld aus Ihrer Konferenzplanung streichen. Hinzu kommen in der Regel die Wochenenden, denn sowohl Dozenten als auch mögliche Teilnehmer planen Konferenzbesuche ungern in Zeiten, die sie auch mit der Familie oder im Freundeskreis verbringen könnten.
Ähnlich verhält es sich mit den Tagen im Hochsommer – die Haupturlaubszeit liegt bei den meisten Menschen im Juli oder im August. Hinzu kommt, dass häufig bei steigenden Temperaturen die Konzentrationsfähigkeit deutlich sinkt und der Aufenthalt am See oder im Schwimmbad dem geschlossenen Konferenzraum deutlich vorgezogen wird. Auch Tage, an denen Wahlen oder große Sportereignisse anstehen, sind für Ihre Konferenz keine guten Zeiträume. Bedenken Sie, dass eine Veranstaltung beispielsweise während der Fußballweltmeisterschaft oder der Bundestagswahl einen Großteil Ihrer Gäste von der Teilnahme Ihrer Veranstaltung abhalten oder ablenken wird. Sollten Sie eine internationale Konferenz planen, ist natürlich auch ein Augenmerk auf die Feiertage und Feste anderer Länder sinnvoll.
Festlegung der Wochentage
Haben Sie den groben Zeitrahmen für Ihre Konferenz abgesteckt, gilt es noch, die richtigen Wochentage auszuwählen. Werden viele Teilnehmer anreisen? Und müssen die meisten Gäste hierfür einen ganzen Anreisetag einplanen? In der Regel ist der Montag nicht die beste Wahl für den Beginn Ihrer Veranstaltung, denn viele Menschen fahren ungern schon sonntags los oder stecken am Montagmorgen im Berufsverkehr fest. Am besten eignen sich die Tage Dienstag, Mittwoch und Donnerstag für Ihre Konferenz. Der Freitag gilt allgemein als der unbeliebteste Tag für ein Event, denn nach einer langen Arbeitswoche sinkt meist die Konzentration.
Einen passenden Veranstaltungsraum finden
Nachdem der Zeitplan für Ihre Konferenz steht, sollten Sie direkt auf die Suche nach einer geeigneten Location für Ihre Veranstaltung gehen. Planen Sie mehrere Räume ein, damit Ihre Teilnehmer die Möglichkeit haben, zwischen den Vorträgen und Workshops in angenehmer Atmosphäre bei einem Pausensnack ins Gespräch zu kommen. Die Location sollte weiterhin über ausreichend Parkplätze und eine gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr verfügen. Auch die technische Ausstattung vor Ort und ein freundliches Service-Personal sind wichtige Details für den Erfolg Ihrer Veranstaltung.
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