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Wie organisiere ich eine Hausmesse?

Hausmessen können eine gute Alternative zur klassischen Publikumsmesse sein. Ein Unternehmen hat bei einer Hausmesse gute Möglichkeiten, langfristige Beziehungen zu Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern aufzubauen. Die Veranstaltung ist kleiner, insgesamt herrscht weniger Trubel als bei einer klassischen Messe und es gibt die Gelegenheit, mit Besuchern länger und intensiver ins Gespräch zu kommen. Auch potentielle neue Mitarbeiter oder neue Auszubildende können im Rahmen einer Hausmesse angesprochen werden.

Mit einer durchdachten Strategie und einer intensiven Planung können Unternehmen maßgeblich den Erfolg einer Hausmesse beeinflussen. Bei der Organisation sind folgende Punkte zu beachten:

  1. Teilnehmer gewinnen
  2. Ein Programm entwickeln und die Location gestalten
  3. Das Messeteam einteilen und den Dialog mit Messebesuchern nutzen
  4. Gewonnene Kontakte nachverfolgen
  5. Das Messekonzept analysieren und optimieren

Teilnehmer gewinnen

Im ersten Schritt sollte sich ein Unternehmen Gedanken über die Zielgruppe machen. Bei der Organisation einer Hausmesse geht es in der Regel um die Vorstellung des Unternehmens nach außen. Teilnehmer können dementsprechend verschiedene Gruppen sein: Kunden, Interessenten, Lieferanten, Geschäftspartner, Mitarbeiter, Bewerber, Nachbarfirmen, eventuell auch ehemalige Mitarbeiter und so weiter.  

Ganz wichtig: Frühzeitig die aktuellen Namen und Adressen zusammentragen und dabei nicht nur den Vertrieb, sondern alle Abteilungen des Unternehmens einbeziehen. Es sollte frühzeitig ein Bewusstsein im Unternehmen geschaffen werden, dass der Erfolg der Hausmesse maßgeblich davon abhängt, dass alle Mitarbeiter gemeinsam an einem Strang ziehen.

Ein weiterer Beitrag zur Identifikation relevanter Teilnehmer spielt auch die Präsenz des Unternehmens in Medien und auf Social-Media-Plattformen. Auch ein intensives Content Marketing hilft Unternehmen dabei, ihre Sichtbarkeit zu erhöhen und potentielle Interessenten besser auf sich Aufmerksam zu machen.

Ein Programm entwickeln und die Location gestalten

Gerade für Besucher, die das Unternehmen noch nicht kennen und keine persönlichen Ansprechpartner im Unternehmen haben, sind festgelegte Programmpunkte sinnvoll. Es könnten beispielsweise Vorträge gehalten oder Workshops angeboten werden, auch Diskussionsrunden oder Werksführungen können sinnvoll sein. Neben Informationen sollten hier auch spaßige und unterhaltsame Programmpunkte eingeplant werden.

Je nach Programm und Größe der Hausmesse kann es auch sinnvoll sein, auf externe Räume zurückzugreifen und beispielsweise Räume in einem Tagungszentrum anzumieten. Denken Sie auch an „Gesprächsinseln“: Orte, an denen sich Gesprächspartner bei Bedarf zurückziehen können, um sich in ruhiger Atmosphäre auszutauschen.

Vergessen Sie auf keinen Fall ein passendes Catering und ein gut organisiertes Verteilungssystem.

Das Messeteam einteilen und den Dialog mit Messebesuchern nutzen

Besucher einer Hausmesse zeigen freiwilliges Interesse an Ihrem Unternehmen und Ihren Produkten und Dienstleistungen! Das bedeutet, dass Sie optimale Bedingungen haben, am Tag der Hausmesse Kontakte zu knüpfen oder zu vertiefen. Entsprechend groß ist aber auch die Erwartungshaltung der Besucher. Wer da ist, hat in der Regel ein Anliegen und will entsprechend informiert werden.

Klären Sie im Vorfeld die Rollenverteilung Ihres Mitarbeiterteams. Lassen Sie keinen Hausmesse-Besucher längere Zeit alleine an einem Bistrotisch stehen, sondern legen Sie beispielsweise Zuständigkeitsbereiche im Team fest. Am besten setzen Sie zusätzliches Servicepersonal ein und versorgen jeden Gast gleich bei der Ankunft mit einem Getränk.

Sehen Sie Ihre Hausmesse nicht nur als Gelegenheit Ihr Unternehmen vorzustellen, sondern bringen Sie auch Besucher untereinander in Kontakt. Nicht selten sind es solche Dreieckskontakte, die dazu beitragen, dass sich Besucher wohlfühlen und gerne wiederkommen.

Gewonnene Kontakte nachverfolgen

Nach der Hausmesse kommt ein wesentlicher Teil der Arbeit: Die Nachbereitung Ihrer Veranstaltung. Suchen Sie schnellstmöglich den Kontakt mit interessierten Gesprächspartnern und versenden Sie Informationsmaterial oder vertiefen Sie entstandene Kontakte.

Oft wird diese Nachbereitung unterschätzt. Vergessen Sie nicht, mit wie viel Aufwand und Engagement Sie Ihre Hausmesse vorbereitet haben. Versorgen Sie entstandene Kontakte mit Informationen, Newslettern und gegebenenfalls mit Einladungen zu Seminaren oder Produktschulungen.

Auch ein Dankesschreiben und ein Nachbericht in Medien und Ihren Social-Media-Kanälen sind gute Gelegenheiten, nochmals an sich und Ihr gelungenes Event zu erinnern.
Das Hausmesse-Konzept analysieren und optimieren

Führen Sie mit Ihrem Organisationsteam eine Manöverkritik durch und notieren Sie, welche Erwartungen sich bei der Durchführung der Hausmesse erfüllt haben beziehungsweise, was Sie das nächste Mal anders oder besser organisieren möchten.

Bewerten Sie auch, ob der Aufwand und der Nutzen im Verhältnis standen. Vielleicht organisieren Sie beim nächsten Mal lieber eine kleinere Hausmesse mit weniger Teilnehmern, dafür aber zielgerichteter? Oder Sie bieten bei der nächsten Hausmesse ein komplett anderes Rahmenprogramm an? In jedem Fall sollten Sie nicht vergessen, dass eine Hausmesse keine Verkaufsveranstaltung ist, sondern eine Möglichkeit langfristig Ihr Unternehmensimage zu verbessern, Ihr Unternehmen bekannter zu machen und Ihre Geschäftsbeziehungen zu erweitern und zu verbessern.