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Wie organisiere ich ein Firmenjubiläum?

Ein anstehendes Firmenjubiläum zeigt vor allem eines: Dem Unternehmen ist es gelungen, sich über Jahre hinweg erfolgreich auf dem Markt zu halten.

Eine Feier anlässlich des Jubiläums ist eine schöne Gelegenheit, sich bei Geschäftskunden und Mitarbeitern zu bedanken, den Bekanntheitsgrad des Unternehmens in der Öffentlichkeit zu erweitern und eine Jubiläumsfeier in angemessenem Rahmen zu begehen.

Tipps für die Organisation eines Firmenjubiläums

Für die Organisation einer Jubiläumsfeier haben wir ein paar Tipps für Sie zusammengestellt:

Zeitplan erstellen

Überlegen Sie, wie groß Sie Ihr Firmenjubiläum feiern möchten und fangen Sie frühzeitig an, das Fest zu planen. Bei einem 20-jährigen Jubiläum im Rahmen von bis zu 100 Personen sollten Sie beispielsweise sechs bis neun Monate vorher mit der Planung beginnen. Handelt es sich um ein 75- oder 100-jähriges Jubiläum, dass als größeres Event mit verschiedenen Aktionen stattfinden soll, sind unter Umständen ein bis zwei Jahre Vorlaufzeit angebracht.

Ziel und Budget festlegen

Sprechen Sie mit der Geschäftsleitung oder dem Vorstand, wie viel Budget für die Jubiläumsfeier zur Verfügung steht. Legen Sie unbedingt ein Ziel fest, dass Sie mit dem Event erreichen möchten: Geht es in erster Linie um die Stärkung der Mitarbeiterbindung oder wollen Sie auch Kunden und Geschäftspartner einladen und vielleicht sogar Neukunden mit Ihrer Feier gewinnen? Oder geht es Ihnen primär um mediale Aufmerksamkeit und Sie möchten Ihr Unternehmensimage verbessern?

Wenn Sie das Firmenjubiläum steuerlich absetzen möchten, sollten Sie darauf achten, dass die Ausgaben pro Kopf den Freibetrag von 110 Euro nicht übersteigen. Noch ein Tipp: Planen Sie am besten im Vorfeld etwa 15 Prozent des Budgets als Puffer ein, damit Sie bei unvorhersehbaren Ausgaben nicht unnötig in Stress oder Erklärungsnot kommen.

Termin festlegen

Legen Sie ein Datum fest, an dem die Feier stattfinden soll. Ideal ist ein Termin, der etwa in dem Monat liegt, an dem Ihr Unternehmen seinerzeit gegründet wurde. Beachten Sie auch gesetzliche Feiertage, Urlaubszeiten und anstehende Messetermine. Bei der Auswahl des Wochentags kann es unter Umständen sinnvoll sein, den Termin beispielsweise auf einen Freitagabend zu legen, da bei einer längeren Feier die Gäste dann das Wochenende nutzen können, um sich nach dem Event auszuschlafen. Stellen Sie in jedem Fall sicher, dass der Firmengründer (und gegebenenfalls weitere, für das Event wichtige Personen) an dem Termin Zeit haben.

Location buchen

Wenn Sie nicht in den eigenen Räumlichkeiten feiern möchten, sollten Sie sich rechtzeitig um eine geeignete Location kümmern. Hier ist natürlich ausschlaggebend, wie Sie sich den Rahmen Ihrer Veranstaltung vorstellen beziehungsweise welches Ziel Sie mit Ihrem Event erreichen möchten. Soll es beispielsweise ein Rahmenprogramm mit Vorträgen, Produktpräsentationen, Sektempfang und Stehtischen geben? Oder ein exklusives Event mit Dreigänge-Menü, eleganter Abendgarderobe, Stoffservietten und Live-Musik? Oder wollen Sie lieber ein lockeres Fest in der Natur mit Bierbänken, Baumstammsägen, Grillfleisch und Fassbier?

Achten Sie in jedem Fall darauf, dass der Rahmen zu Ihrem Unternehmen passt. Planen Sie für eine dynamische Werbeagentur oder einen traditionellen Handwerksbetrieb? Oder handelt es sich bei Ihrem Unternehmen um eine Anwaltskanzlei oder eine Senioreneinrichtung? Wählen Sie den Rahmen und das Umfeld am besten so, dass die Gäste sich wohl fühlen und das Ambiente dem Anlass angemessen ist.

Egal was im Detail geplant ist – für jedes Event benötigen Sie eine geeignete Location und gegebenenfalls ein Catering-Unternehmen.

Gästeliste erstellen und Einladungen versenden

Sie haben bereits festgelegt, für welche Personengruppe(n) das Fest ausgerichtet werden soll? Nun gilt es, die Personen einzeln aufzulisten und die Einladungen zu versenden. Was im ersten Moment einfach klingt, gestaltet sich in der Praxis oft schwierig. Sollen auch die Partner eingeladen werden? Und inwieweit gehören auch ehemalige Mitarbeiter auf die Gästeliste, die beispielsweise mittlerweile in Rente sind, am Unternehmensaufbau und -erfolg aber maßgeblich beteiligt waren? Sollen auch Geschäftspartner wie beispielsweise der langjährige Steuerberater oder die Marketingagentur der ersten Stunde eingeladen werden? Wollen Sie auch Kunden und Lieferanten einladen – und wenn ja, welche genau?

Auch bei der Versendung der Einladung sollten Sie sich etwas Zeit nehmen und gut überlegen, was Sie Ihren Gästen mitteilen möchten. Neben dem Termin, dem Anlass und der Anfangszeit gibt es noch einige weitere Punkte, die Sie bedenken sollten. Schreiben Sie in jedem Fall, was Sie grob geplant haben, damit die Gäste in der passenden Garderobe kommen. Machen Sie auch Angaben über den zeitlichen Rahmen und denken Sie an eine Wegbeschreibung. Nennen Sie einen Ansprechpartner und geben Sie einen Termin vor, bis zu dem die Gäste rückmelden sollen, ob sie teilnehmen werden oder nicht. Unter Umständen kann auch eine Liste mit Übernachtungsmöglichkeiten sinnvoll sein.

Programm festlegen

Diese Programmpunkte sollten keinesfalls fehlen, wenn Sie ein Firmenjubiläum feiern:

  • Empfang
  • Eröffnungsrede durch den Inhaber oder Geschäftsführer
  • Rückblick – was wurde in den letzten Jahren alles erreicht?
  • Ausblick – welche Ziele hat sich das Unternehmen für die Zukunft vorgenommen?
  • Dank und Lob an alle Mitwirkenden

Weitere mögliche Programmpunkte könnten sein:

  • Zusammenfassung der Firmengeschichte mit wichtigen Meilensteinen, zum Beispiel als Broschüre, Stellwand oder innerhalb einer Rede
  • Musik, zum Beispiel Playlist, DJ, Band, klassisches Quartett oder Jazz-Ensemble
  • Showeinlagen, zum Beispiel Akrobaten, Zauberer oder Tanzgruppen
  • Ausgefallenes Rahmenprogramm, zum Beispiel Feuerwerk, Pyro-Show oder (Winter)Grillen mit Schwedenfeuer
  • Charity-Aktion, zum Beispiel Sammeln von Spenden für ein wohltätiges Projekt

Denken Sie an Ihr Budget und buchen Sie Ihre Programmpunkte rechtzeitig. Achten Sie auch darauf, dass die technischen Gegebenheiten vor Ort passen müssen und dass die Programmpunkte zeitlich gut aufeinander abgestimmt sind.

Weitere Details

Organisieren Sie eine Dekoration, die dem Anlass angemessen ist. Bei einer lockeren Atmosphäre passen wahrscheinlich eher Windlichter, Lampions, Girlanden und Lichterketten. Bei einem exklusiven Rahmen sollten Sie eher auf Blumengestecke, Kerzenständer, Stoffservietten und eine angenehme Beleuchtung achten. Orientieren Sie sich bei der Wahl der Deko am besten an den Unternehmensfarben. Überlegen Sie, welche Deko-Elemente gegebenenfalls gemietet oder geliehen werden können und welche Sie kaufen müssen.

Organisieren Sie in jedem Fall einen Fotografen, der Ihr Jubiläum festhält. Denn egal, ob Sie die Fotos im firmeneigenen Intranet, auf Social-Media-Kanälen oder in den öffentlichen Medien präsentieren möchten, ein Jubiläum ist immer ein Anlass, den man festhalten sollte. Sie werden auf die Bilder sicherlich immer wieder zurückgreifen – spätestens beim nächsten Firmenjubiläum.