Die Veranstaltung ist gelaufen und war auf den ersten Blick erfolgreich.
Doch Vorsicht: Die Phase der Event-Nachbereitung wird in der Praxis oft vernachlässigt. Analysieren Sie Ihre Veranstaltung! Seien Sie kritisch und lernen Sie für die Zukunft. Denn nach dem Event ist vor dem Event.
Bei der Event-Nachbereitung geht es vor allem darum: Erkennen was funktioniert bzw. was nicht funktioniert hat und daraus lernen. Aber auch die Verbesserung Ihrer Kunden- beziehungsweise Mitarbeiterbindung und viele weitere Punkte gehören zu einer professionellen Nachbereitung.
Nachfolgend haben wir die wichtigsten Punkte einer guten Event-Nachbereitung für Sie zusammengefasst:
Manöverkritik und Auswertung der Feedbackbögen
Wenn Sie Feedback-Fragebögen an die Teilnehmer verteilt haben, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, um sie zu bearbeiten und auszuwerten. Das Organisationsteam sollte zusammen mit dem Management eine Manöverkritik durchführen und dabei die positiven Dinge benennen, Verbesserungsvorschläge zusammentragen und Kritikpunkte besprechen.
Danke sagen
Veranstaltungsorganisation bedeutet immer viel Arbeit. Deshalb sollten Sie Ihrem Team und allen Helfern für ihren Einsatz danken! Ein ehrliches „Dankeschön“ motiviert Ihre Mitarbeiter und unterstützt die Teamarbeit.
Dankesschreiben an die Teilnehmer
Bedanken Sie sich schriftlich bei Ihren Teilnehmern. Je nach Veranstaltungsart können Sie hier beispielsweise auch weitere Informationen, Präsentationsunterlagen oder Fotos mitschicken. Vergessen Sie auch nicht die Teilnehmer, die nicht zur Veranstaltung kommen konnten. In einem "Schade, dass Sie nicht dabei sein konnten"–Schreiben können Sie die wichtigsten Informationen zusammenfassen und beispielsweise auf neue Termine und andere Veranstaltungen hinweisen.
Budgetkontrolle
Natürlich gehört auch die Budgetkontrolle zur Event-Nachbereitung. Rechnungen müssen kontrolliert und beglichen werden. Im Anschluss werden die tatsächlichen mit den geplanten Ausgaben abgeglichen und Abweichungen überprüft und hinterfragt.
Datenbank überarbeiten und Informationen versenden
Sie haben auf der Veranstaltung neue Kontakte geknüpft oder sich inhaltlich ausgetauscht? Prima! Auch dies sollten Sie zeitnah nachbereiten. Ergänzen Sie Ihre Datenbank und versenden Sie gegebenenfalls Informationen.
Öffentlichkeitsarbeit
Nutzen Sie das gelungene Event und berichten Sie darüber. Je nach Veranstaltung können Sie beispielsweise eine Pressemitteilung verfassen, einen Bericht mit Fotos in Ihrem Social-Media-Account hochladen oder auf Ihrer Website platzieren. Bei einem internen Firmen-Event können Sie auch einen Artikel und Fotos in der Mitarbeiterzeitung und/oder im Intranet veröffentlichen.
War die Veranstaltung ein Erfolg?
Überprüfen Sie Ihr Event auf seine Zielerreichung. Werten Sie dabei beispielsweise aus, wie viele Kontakte Sie geknüpft oder welche Umsätze Sie aufgrund der Veranstaltung generiert haben. Wurde durch Ihre Werbekampagne die richtige Zielgruppe erreicht? Wurde der Budgetplan eingehalten? Wichtig ist: Die Ziele müssen schon in der Planungsphase klar definiert werden, denn sonst lässt sich nicht feststellen, ob sie erreicht wurden.
Übrigens zeichnet sich eine gute Event-Nachbereitung durch eine schnelle Umsetzung aus. Planen Sie also im Vorfeld genug Zeit für Ihre Nachbereitung ein. Erst wenn dieser letzte Schritt abgeschlossen wurde, ist Ihr Event „wirklich beendet“.
Nach der Veranstaltungsplanung ist vor der Veranstaltungsplanung
Waren Sie zufrieden mit der Location? Dann buchen Sie die Räume doch gleich für Ihre nächste Veranstaltung. Auch gute Dozenten oder Catering-Unternehmen sind schnell ausgebucht. Seien Sie deshalb den anderen Veranstaltern immer einen Schritt voraus und planen Sie Ihre Events frühzeitig.
