Zeit, um über Zeitmanagementmethoden zu sprechen

Sätze wie „Ich habe keine Zeit!“, „Ich muss mich beeilen!“

Oder „Wann soll ich das noch machen?“ gehen sicher auch Ihnen immer häufiger durch den Kopf. Unser komplexes und immer dynamischer werdendes Leben ist geprägt von Eile. Die Flut der Nachrichten, die uns digital in kürzester Zeit erreichen und beantwortet werden wollen, spielt in dieser Entwicklung eine große Rolle. Häufig fühlen wir uns unter Druck gesetzt von äußeren Faktoren und glauben, permanent verfügbar sein zu müssen. Wie kann es gelingen, aus diesem Hamsterrad zu entkommen und gezielt für ein gutes Zeitmanagement zu sorgen? Wir stellen Ihnen einige Methoden vor, die Ihren Arbeitsalltag entlasten können:

Die 40-30-20-10-Regel

Diese Regel hat das Ziel, Aufgaben konsequent zu priorisieren und jeder Aufgabe eine angemessene Zeitspanne zu widmen. Hierfür erstellen Sie zunächst eine Liste, auf der Sie alle Aufgaben nach Priorität ordnen. Anschließend ordnen Sie jeder Aufgabe folgende Arbeitszeit zu:

• 40 % der Arbeitszeit beschäftigen Sie sich mit der wichtigsten Aufgabe.
• 30 % der Zeit gehört der zweitwichtigsten Aufgabe.
• 20 % der Zeit erhält die Aufgabe mit Priorität drei.
• 10 % der Zeit widmen Sie sich den übrigen Aufgaben.

Nicht immer fällt es leicht, die drei wichtigsten Aufgaben zu benennen, denn im Arbeitsalltag fallen häufig auch mehr als drei wichtige To-Do‘s an. Hier gilt es, zu fokussieren. Wer es trotz der Fülle an hohen Prioritäten schafft, die drei wichtigsten herauszufiltern, kann an diesen mit hoher Effizienz arbeiten und riskiert nicht, zwei Dinge gleichzeitig erledigen zu wollen. Dadurch wird sowohl das Fehlerrisiko gesenkt als auch Stress vermieden.

Die Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Matrix erhielt ihren Namen vermutlich dank einer Rede des früheren US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower, in der er Probleme nach Dringlichkeit und Wichtigkeit einordnete. Daraus wurde die folgende Methode entwickelt: Die zu erledigenden Aufgaben werden anhand der Konstanten „Wichtigkeit“ und Dringlichkeit“ in vier Kategorien eingeteilt. Als wichtig wird eine Aufgabe dann angesehen, wenn sie zur Erreichung der Ziele beiträgt. Ist eine Aufgabe dringend, heißt dies, dass sie ihren Sinn verliert, wenn sie nicht bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt wird. Diese Komponenten werden nun auf zwei Achsen aufgetragen, wodurch sich die vier folgenden Kombinationen ergeben:

Die Aufgaben der einzelnen Kategorien sollten folgendermaßen bearbeitet werden:

• Wichtige und dringende Aufgaben: Diese Aufgaben sollten Sie zuerst erledigen. Empfohlen wird zudem, dass Sie sie selbst bearbeiten, damit Sie sicher sein können, dass sie zuverlässig angegangen werden.
• Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben: Für Aufgaben dieser Kategorie können Sie sich einen festen Zeitpunkt in der Zukunft setzen, der nach Erledigung der dringenden Punkte auf der To-Do-Liste stehen sollte.
• Nicht wichtige und nicht dringende Aufgaben: Diese Aufgaben bringen Sie weder Ihrem Ziel näher, noch sind sie unbedingt sofort zu erledigen. Aufgaben dieser Kategorie können Sie eventuell unbearbeitet lassen.
• Nicht wichtige, aber dringende Aufgaben: In dieser Kategorie stehen Aufgaben, die schnell erledigt werden sollten, die Sie aber auch delegieren können, weil ihre Wichtigkeit niedrig eingestuft wird.

Wenn Sie Ihr Augenmerk auf wirklich dringende Aufgaben richten und nach Prioritäten sortieren, können Sie konzentriert das erledigen, was wirklich wichtig ist, ohne von „Kleinigkeiten“ unterbrochen zu werden. Kritiker stellen sich jedoch die Frage, ob die Einteilung in die Parameter „dringend“ und „wichtig“ so einfach möglich ist, vor allem, wenn sich mehrere Aufgaben in einem Bereich häufen.

Die ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode wurde vom deutschen Ökonom Lothar Seiwert entwickelt. Die Buchstabenfolge ist eine Abkürzung für Begriffe, die als Arbeitsanleitung für die täglichen To- Do‘s dienen soll.

• A – Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren
• L – Länge der jeweiligen Aufgaben schätzen
• P – Pufferzeiten einplanen
• E – Entscheidungen treffen
• N – Nachkontrolle

Bei dieser Methode geht es um die Erstellung eines Tagesplans, nachdem Sie alle anfallenden Arbeiten erledigen. Zuerst notieren Sie alle Tätigkeiten, die für den Tag anstehen. Dabei werden auch alle Routineaufgaben wie beispielsweise das Lesen der E-Mails aufgeschrieben. Im zweiten Schritt schätzen Sie ab, wie viel Zeit Sie für jede einzelne Aufgabe benötigen und überlegen in Schritt drei, an welcher Stelle Pufferzeit nötig ist, weil die Dauer durch Unvorhergesehenes, wie zum Beispiel Anrufe, leicht abweichen könnte. So sehen Sie auch schnell, ob das Pensum an einem Tag zu bewältigen ist oder Sie weniger dringende Aufgaben eventuell auf den nächsten Tag verschieben müssen. Generell wird bei der ALPEN-Methode empfohlen nur 60 Prozent der Arbeitszeit zu verplanen. 40 Prozent sollten als offenes Zeitfenster dienen, um geplante Unterbrechungen mühelos aufholen zu können.

Danach müssen Sie – ähnlich wie bei der Eisenhower-Methode -  für jede einzelne Aufgabe entscheiden, ob sie dringend oder/und wichtig ist. Nicht immer ist es dabei eindeutig, welche Aufgabe zuallererst bearbeitet werden sollte – treffen Sie hier eine eindeutige Entscheidung.

Im Anschluss folgt die Nachkontrolle: Am Ende des Tages können Sie sich nochmal Ihre Liste zur Hand nehmen. Prüfen Sie, ob Sie alles geschafft haben, welche Aufgaben liegengeblieben sind und ob Sie die benötigte Arbeitszeit zuvor gut eingeschätzt hatten. Profitieren Sie im Nachhinein von Ihren Erfahrungen und wenden Sie die Methode über zwei Wochen an, um zu erkennen, ob Sie für Ihren Arbeitsbereich sinnvoll ist. Wer in seinem Aufgabenbereich stark von seinen Kollegen abhängig ist, erachtet die Methode eventuell als zu anfällig für „Störungen“, weil Pläne nicht konsequent abgearbeitet werden können.

Die Kanban-Tafel

Der Begriff „Kanban“ kommt aus dem Japanischen und heißt Karte, Tafel oder Beleg. Kanban ist ursprünglich eine Methode zur Steuerung von Produktionsprozessen. Sie wurde von Taiichi Ohno, dem Produktionsleiter von Toyota, in den 1940er -Jahren entwickelt. Die Kanban-Tafel ist nur ein Element der Kanban-Entwicklungsmethode. Sie besteht aus mehreren Spalten und kann an die jeweiligen Bedürfnisse angepasst werden. So ist sie heute auch im Marketing oder Projektmanagement im Einsatz und dient als visuelles Hilfsmittel für einen Überblick über den Arbeitsstatus. Aufgaben werden dabei in sinnvolle Spalten gestellt, die ständig aktualisiert werden. So könnte eine Kanban -Tafel beispielsweise ein Magnetboard sein, auf dem die Aufgaben auf beschrifteten Magneten in „To do“, „Doing“ und „Done“ kategorisiert und entsprechend ihres Status verschoben werden.

Wer weitere Stationen in seinem Arbeitsprozess visualisieren möchte, kann das Board um die entsprechenden Spalten erweitern und liefert damit für alle Mitarbeiter einen erkennbaren Überblick über den Status einzelner Aufgaben. Die eindeutige Zuordnung zu bestimmten Personen kann zusätzlich beispielsweise über farbige Täfelchen gewährleistet werden.

Die Methode eignet sich bestens, um die Effizienz und Kommunikation im Team zu erhöhen und die Erfolgsquote durch gut organisierte Abläufe ohne Verschwendung zu erhöhen.  

Um in stressigen Zeiten gelassener zu werden, ist ein gutes Selbstmanagement gefragt. Die Zeit vergeht immer gleich schnell, aber wie wir sie einteilen, können wir selbst bestimmen. Finden Sie Ihre Methode, um Ihren Arbeitsalltag möglichst sinnvoll und zu Ihrer Zufriedenheit zu bewältigen.