Die perfekte Seminarorganisation
Endlich beginnt das Seminar. Wenn die Planung reibungslos ablief und Sie unsere Tipps aus dem ersten Teil der Seminarorganisationsreihe beherzigt haben, sollte dem Erfolg nichts mehr im Wege stehen. Damit Unvorhergesehenes Ihr Seminar nicht stört und Sie auf plötzliche Änderungen gelassen reagieren können, geben wir Ihnen hier fünf Tipps für den weiteren optimalen Verlauf an die Hand:
1. Ansprechpartner
Der Ansprechpartner, den Sie im Vorfeld ernannt haben, muss ab nun erreichbar sein und wissen, wie er bei Fragen und Notfällen helfen kann. Er muss banale Probleme, wie fehlende Kugelschreiber lösen können und gleichzeitig wissen, wie er bei umfangreichen Anfragen helfen bzw. an wen er sich wenden kann. Der Ansprechpartner muss über alle Seminardetails informiert sein. Achten Sie darauf, dass Änderungen immer sofort an ihn weitergegeben werden, damit er auf dem aktuellen Stand ist. Somit können Neuerungen an die Teilnehmer des Seminars und die Referenten unverzüglich weitergegeben werden.
2. Ziele des Seminars
Nicht nur Sie müssen Ihre Ziele vor Augen haben. Am Anfang des Seminars sollten Sie den Teilnehmern die Ziele des Kurses nennen. Warum sind sie hier und welchen Nutzen haben sie davon? Was werden sie bei ihrer Veranstaltung lernen? Wie steigern sie hier ihre Kompetenzen? Und welchen Einfluss wird dies auf ihr Leben oder den Beruf haben? Geht es bei der Veranstaltung darum, neue Präsentationstechniken kennenzulernen, dann ist das Ziel für die Teilnehmer z. B. im Beruf ihre Präsentationen interessanter zu gestalten. Eventuell lernen sie auch, wie sie sich entspannt vor Publikum verhalten und die Zuhörer für sich gewinnen können. Am Ende der Veranstaltung können Sie ein entsprechendes Fazit ziehen, das die anfänglichen Ziele berücksichtigt. So können die Teilnehmer beurteilen, ob ihre Erwartungen erfüllt wurden. An dieser Stelle sollten sich die Anwesenden vorstellen können, wie sie die neu gewonnenen Kenntnisse im Berufsalltag einsetzen können und Lösungsansätze für ihre Probleme vor Augen haben. Fühlen sie sich in der Lage, entspannter vor einem zu Publikum sprechen? Wissen sie, wie sie das Interesse der Zuhörer wecken und halten können? Nehmen Sie sich das Feedback der Teilnehmer zu Herzen und berücksichtigen Sie auch eventuelle Kritik in der nächsten Vorbereitung, um die Umsetzung der Seminarziele auch in Zukunft gewährleisten zu können.
3. Flexibel bei der Durchführung
Bereits vor dem Seminar haben Sie sich einen Ablaufplan zusammengestellt. Auf dem Papier sieht er vielversprechend aus. Aufgrund der Teilnehmerzusammensetzung läuft jedoch jedes Seminar individuell ab und Sie müssen sich auf jede Gruppe neu einstellen und entsprechend reagieren können. Hier ist Flexibilität gefragt, denn die Art und Weise des Vortrags mag für eine Gruppe inspirierend sein und eine andere kann sich für den gleichen Vortrag nur wenig begeistern. Wichtig ist dann die Interaktion mit den Teilnehmern – wünschen sie sich evtl. mehr Gruppenarbeit oder wäre eine Diskussionsrunde angebracht? Wer auf die Erwartungen der Teilnehmer eingehen kann und die Wünsche berücksichtigt, trägt maßgeblich zum Erfolg des Seminars bei.
4. Struktur behalten
Trotz aller nötigen Flexibilität während des Seminars ist es für die Teilnehmer wichtig, dass sie sich auf die zuvor angegebenen Uhrzeiten und Abläufe verlassen können – das betrifft vor allem den Beginn, die Pausen und das Ende der Veranstaltung. Treten während des Seminars Verschiebungen bezüglich der Reihenfolge der zu behandelnden Themen auf, ist es ratsam, dies mit den Teilnehmern zu besprechen und Ihre Gründe darzulegen. Um jedoch eine entspannte Atmosphäre zu schaffen, ist es von Vorteil, Pläne grundsätzlich einzuhalten. Dies gibt den Teilnehmern eine verlässliche Grundlage, zeigt Ihre professionelle Vorbereitung und sorgt dafür, dass keine Enttäuschungen auftreten, wenn beispielsweise Programmpunkte entfernt oder geändert werden, die manch einem sehr am Herzen lagen.
5. Beurteilungsbögen
Für Referenten ist das Feedback der Teilnehmer äußerst wichtig. Lob und Kritik sorgen dafür, dass der Referent und die Organisatoren ihre Arbeit reflektieren und verbessen können. Stellen Sie den Teilnehmern kurz vor Ende des Seminars deshalb geeignete Beurteilungsbögen zur Verfügung, die alle Bereiche des Seminars abdecken: von der Organisation über den Inhalt bis hin zu Anwendungsmöglichkeiten in der Zukunft. Damit genug Zeit ist, den Bogen auszufüllen, empfehlen wir, ihn noch während des Seminars – ca.20-30 Minuten vor Ende – zur Verfügung zu stellen und fürs Ausfüllen Zeit einzuplanen. So dürfen Sie auf rege Beteiligung hoffen und riskieren nicht, dass die Beurteilung schon auf dem Nachhauseweg vergessen ist und vielleicht nie bei Ihnen eintrifft.
Auf einen Blick
Die untenstehende Graphik gibt Ihnen einen kurzen Überblick über wichtige Punkte die während der Veranstaltung zu beachten sind. Und damit Ihnen die Planung auch vor dem Seminar mühelos gelingt, lesen Sie den ersten Teil unserer Seminarorganisationsreihe „Lässig bei der Planung". Tipps und Tricks zur Nachbereitung eines Seminars erhalten Sie im dritten Teil der Reihe.
