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Die perfekte Business-E-Mail

Vor über 30 Jahren wurde in Deutschland die erste E-Mail versendet.

Seitdem kann man sich den elektronischen Brief nicht mehr aus dem Berufsalltag wegdenken. Schätzungsweise über 116 Milliarden Business-E-Mails werden weltweit täglich verschickt. Etwa 80 Prozent der Deutschen besitzen eine E-Mail-Adresse. Ein bis zwei Drittel davon sogar bis zu drei. Die E-Mail ist allgegenwärtig und dominiert unsere Kommunikationswege. Umso wichtiger ist es daher, auf einige Regeln beim Verfassen von E-Mails zu achten, damit sie in der Informationsflut nicht untergehen und nicht als Zeitfresser empfunden werden.

E-Mails im Arbeitsalltag

E-Mails dienen uns häufig als Dokumentation nach Telefonaten. Wir nutzen Sie, um alle Empfänger nach einem Treffen auf einen Kenntnisstand zu setzen. Manchmal sind sie für uns sogar Nachweise. Täglich bekommen und versenden wir zahlreiche E-Mails. Doch eine schnelle Antwort ist oft ein Luxus. Wie schafft man es dennoch, eine zeitnahe Reaktion auf seine E-Mail zu erhalten? Dafür gibt es einige Tricks und Regeln, die es zu beachten gilt.

Basics

  1. Betreff: Wählen Sie für Ihre E-Mail eine aussagekräftige Betreffzeile. Sie vermittelt dem Empfänger auf den ersten Blick das Thema der Nachricht, sodass dieser besser entscheiden kann, ob er sich direkt nach dem Eingang der E-Mail mit der Nachricht beschäftigen muss oder etwas Zeit hat, zu antworten.
  2. Anrede: Wählen Sie eine passende Anrede für den Empfänger. Seien Sie lieber zu formell und höflich als umgekehrt. Auf der sicheren Seite sind Sie grundsätzlich mit der klassischen Formulierung: „Sehr geehrte(r) …“. Besonders wenn Sie sich an hierarchisch Höherstehende oder an Fremde wenden, ist diese Anrede die richtige Wahl. Bei mehreren Adressaten müssen selbstverständlich auch alle angeredet werden. Hier gilt, dass hierarchisch Höhergestellte immer zuerst genannt werden.
  3. Struktur: Geben Sie Ihrer E-Mail Struktur. Der Text sollte nicht in einem Block durchgeschrieben werden. Machen Sie an den entsprechenden Stellen Absätze, so ist Ihre E-Mail übersichtlich und angenehmer zu lesen.
  4. Grußformel: Die Grußformel zum Schluss ist genauso wichtig wie die Begrüßung zum Anfang einer E-Mail. Mit ihr drücken Sie Wertschätzung dem Lesenden gegenüber aus.
  5. Grammatik und Rechtschreibung: Zwar übernimmt das E-Mail-Programm mittlerweile die Rechtschreibprüfung, dennoch sollten Sie vor dem Absenden, Ihre E-Mail nochmals durchlesen. Fehlende Kommata, falsch geschriebene Wörter oder merkwürdige Satzgebilde machen einen schlechten Eindruck.

No-Gos

  • Kritik äußern: Vermeiden Sie es, den Empfänger zu kritisieren. Denn niemand antwortet schnell und vor allem gern auf kritisierende E-Mails oder Briefe. Bei Kritik kann die Rückmeldung oftmals etwas länger dauern.
  • Emoticons verwenden: Bei Freunden in der SMS oder im Messenger sind die Emoticons eine willkommene Abwechslung. Bei Geschäftsmails ist es ein No-Go. Halten Sie sich daran, sonst wirken Ihre E-Mails zu verspielt und unprofessionell.
  • Fremdwörter und Fachchinesisch: Sich durch eine Unmenge unbekannter Wörter durchzulesen, dauert seine Zeit. Verwenden Sie daher nur dort wo es nötig ist Fachtermini.
  • Ironisch werden: Werden Sie niemals ironisch in einer Geschäftsmail. Ohne die entsprechende Mimik des Gegenübers und des Tonfalls ist es äußerst schwierig, Ironie zu erkennen. Schlimmstenfalls treten Sie jemandem auf den Schlips, weil er Ihre Aussage falsch versteht.
  • Versalien und Ausrufezeichen: Schreibt man etwas in Großbuchstaben, gilt dies bei geschriebenen Konversationen als Schreien. Wenn Sie also alles oder Teile Ihrer E-Mail in Versalien schreiben und zusätzlich noch einen oder mehrere Ausrufezeichen verwenden, fühlt sich der Empfänger angeschrien. Und wer mag da schon antworten?
  • Zahlreiche Links einbauen: Achten Sie darauf, nur Links in Ihre E-Mails einzubauen, wenn Sie tatsächlich sinnvoll sind. Beispielsweise wenn Sie etwas Informatives im Internet entdeckt haben. Seien Sie ansonsten sparsam mit Verlinkungen, andernfalls ist der Empfänger möglicherweise durch die vielen Links vom eigentlichen Inhalt der E-Mail abgelenkt.
  • Viele Anhänge verschicken: Versenden Sie nur dann einen Anhang, wenn es wirklich sein muss. Achten Sie darauf, die Dateigröße so gering wie möglich zu halten. Der Speicherplatz von E-Mail-Postfächern ist grundsätzlich begrenzt, und der Empfänger wird mehr als erbost sein, wenn wegen Ihres Anhangs andere E-Mails vom Server blockiert werden.

Fazit

Wenn Sie unsere genannten Basics und No-Gos berücksichtigen, sollte Ihre E-Mail vom Empfänger positiv aufgenommen werden und zu einer schnellen Antwort veranlassen. Halten Sie Ihre E-Mails so kurz wie möglich und kommen Sie auf den Punkt. Drücken Sie sich klar und verständlich aus. Verzichten Sie auf Abkürzungen. Sie stören den Lesefluss. Eventuell kennt der Empfänger manche Abkürzungen nicht und muss ihre Bedeutung erst nachschauen. Und in manchen Situationen ist es zudem ratsam, lieber gleich zum Hörer zu greifen.