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So gestalten Profis ihre Meetings

Vom Zeitfresser zum Motivationskick

Meetings, Sitzungen, Besprechungen: Oft werden sie routinemäßig zu bestimmten Terminen abgehalten und als notwendig, aber langweilig angesehen. Nicht zuletzt gelten sie als Zeitfresser, da nur ein Bruchteil davon wirklich effizient ist und man in der Zeit – gefühlt – etwas Wichtigeres hätte erledigen können.

Aber woran liegt es, dass Meetings so häufig als lästig empfunden und nicht als wichtige Gelegenheit zum Austausch angesehen werden? Und: Wie kann man Meetings gestalten, um die Teilnehmer aktiv zu beteiligen, damit die Treffen ergebnisorientiert und produktiv ablaufen, also effizient sind, und die Beteiligten danach motiviert an ihre Arbeit zurückkehren? 

Die häufigsten Gründe für unproduktive Meetings

Meetings ohne greifbares Ergebnis sind Zeitverschwendung – und jegliche Art von Verschwendung sollte man vermeiden; das ist nicht nur als Grundgedanke im Lean Management verankert, sondern allgemein ein Wirtschaftsprinzip. Ein sinnvolles Ergebnis kann man aber nur erzielen, wenn man weiß, was man anstrebt. Also muss man sich vor einem Treffen, bei dem man ein bestimmtes Thema behandeln will, Gedanken über den Inhalt, den Ablauf und insbesondere die Ziele machen. Mit anderen Worten: Man muss das Treffen organisieren.

Fehlende Organisation ist die häufigste Ursache für Meetings, die ohne Resultat enden, also nicht effizient sind. Dabei ist ein Meeting mit der Festlegung von Zeit und Ort noch längst nicht organisiert. Mängel bei der Organisation zeigen sich in folgenden Punkten:

  • fehlende Vorbereitung. Die Ausarbeitung einer Agenda mit Tagesordnungspunkten (TOP) vor dem Meeting ist Pflicht, ebenso wie die feste Zusage und Anwesenheit sämtlicher Teilnehmer.
  • fehlender roter Faden. Ein Meeting braucht ein Thema oder einen Anlass und ein Ziel. Ohne diesen roten Faden ist das Risiko hoch, dass das Meeting irgendwo im Nirgendwo endet und kein Ergebnis erreicht wird. Statt konkreter Lösungsvorschläge werden Diskussionen über (scheinbar wichtige) Details geführt.
  • fehlende Moderation. Ohne einen sicheren und kompetenten Moderator fehlt der Gesprächsführer, der einen zielgerichteten Ablauf gewährleistet und maßgeblich zur qualitativ hochwertigen Kommunikation beiträgt.
  • fehlendes Equipment. Präsentationsmedien wie Beamer, Flipchart, Whiteboard und Co. gehören mittlerweile zum Standard. Ohne die angemessene technische Ausstattung lassen sich weder Ergebnisse festhalten noch komplizierte Zusammenhänge visuell darstellen.
  • fehlendes Protokoll. Meeting-Ergebnisse müssen in einem Protokoll festgehalten werden. Ohne eine solche Dokumentation fehlen auch konkrete Handlungsanweisungen für die Realisation der Lösung.
  • fehlende Kritik. Konstruktive Kritik und Verbesserungsvorschläge im Verlauf des Treffens sind essenziell, um Lösungsvorschläge zu entwickeln. Fehlen diese, so bleiben die Resultate aus.

So gehen Profis in ihr Meeting

Was unterscheidet einen Meeting-Laien von einem Profi? Es sind die folgenden vier zentralen Aspekte, die den spürbaren Unterschied ausmachen.

Die Organisation

Die Organisation beginnt mit der Festlegung von Zeit und Ort und natürlich der Bestimmung des Teilnehmerkreises.

Der Termin sollte im Vorfeld bereits mit den wichtigsten Akteuren abgestimmt werden, damit diese auch sicher beim Treffen anwesend sind. Allen anderen Teilnehmern wird der Termin – zusammen mit dem Ort – bei der Einladung mitgeteilt.

Dann muss ein angemessener Meetingraum gefunden und gebucht werden. Dieser sollte nicht nur so groß sein, dass allen Teilnehmern ausreichend Platz zum Sitzen und Mitschreiben zur Verfügung steht, sondern auch über moderne Konferenztechnik verfügen. Diese sollte ein Profi auch unbedingt prüfen – und sich dabei mit den örtlichen Gegebenheiten vertraut machen. Die Prüfung des Equipments sollte bereits mehrere Stunden vor dem Meeting erfolgen – und nicht erst kurz vor der Eröffnung. Denn fällt erst dann auf, dass beispielsweise der Beamer nicht funktioniert, ein Anschlusskabel fehlt, die Flipchart nur noch aus zwei Blättern besteht oder keine Stifte vorhanden sind, wird der pünktliche Start unwahrscheinlich. Und Verzögerungen sind nicht nur ärgerlich, sondern auch unnötige Zeitfresser, die bei den Teilnehmern zu Unmut führen.

Stehen Zeit und Ort für das Meeting fest, müssen sämtliche Teilnehmer rechtzeitig darüber informiert werden – je nach Bedeutung des Treffens und der hochrangigen Anwesenden sind ein bis zwei Wochen Vorlauf angemessen oder auch nur zwei bis drei Tage. Wichtig ist, dass alle vorgesehenen Teilnehmer eine feste Zu- oder Absage gegeben haben.

Die Vorbereitung

Ist die Organisation des Meetings so weit gediehen, geht es an die konkrete Vorbereitung. Profis erstellen eine Agenda mit Tagesordnungspunkten (TOP), um das Thema klar zu benennen und auf die Inhalte des Meetings zu verweisen. Dabei ist es sinnvoll, nach der 3K-Regel vorzugehen: kurz, knapp und knackig. Es werden also nur wirklich relevante Punkte aufgelistet.

Diese Agenda muss nicht erst am Beginn des Meetings ausgeteilt oder per Beamer gezeigt werden, sondern kann auch schon mit der Einladung verschickt werden, um auch die Teilnehmer auf den Event vorzubereiten. So erhalten sie die nötigen Informationen, worum es in dem Meeting geht und welches konkrete Problem bzw. welcher konkrete Sachverhalt vorliegt.

Der rote Faden

Ein Meeting braucht ein Ziel, damit ein Ergebnis erreicht werden kann. Der Weg zum Ziel ist der rote Faden. Profis stellen konkrete Fragen, um das Ziel zu definieren und die Anwesenden zu motivieren, sich einzubringen und über eine Antwort als Lösung nachzudenken. Wichtig ist, ein Ziel smart zu formulieren – spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert, beispielsweise so: „Wie schaffen wir eine Steigerung der Unternehmensbekanntheit in der Bevölkerung um 20 Prozent in den kommenden zwei Jahren?“.

Schreiben Sie das Ziel oder die Problemstellung auf eine Flipchart oder ein Plakat. Auf diese Weise wird den Teilnehmern während des Meetings immer wieder vor Augen gehalten, worum es geht.

Alles steht und fällt mit dem Moderator

Die Kompetenz und das Agieren des Moderators wirken sich unmittelbar auf die Qualität des Meetings aus. Denn wer moderiert, übernimmt gleich mehrere Rollen – unter anderem die des Gesprächsführers, des Vermittlers zwischen unterschiedlichen Standpunkten und Ansichten und des Ordnungshüters, der auf die Einhaltung der Regeln achtet.

Damit der Moderator seine Pflichten vollkommen erfüllen kann, benötigt er Fachwissen, Empathie und Durchsetzungsvermögen – und muss Neutralität wahren. Unter diesen Voraussetzungen kann er alle Teilnehmer zur aktiven Mitarbeit motivieren und auch introvertierte Anwesende zum Teilen eigener Ideen animieren.

Mit diesen Fähigkeiten kann der Moderator eine sachliche und zielorientierte Diskussion sicherstellen, die zu handfesten Ergebnissen führt.

Unsere TOP-Tipps für Meetingprofis

Sie stehen in Kürze vor der Herausforderung, als Moderator während eines Meetings aufzutreten? Dann sind unsere TOP-Tipps genau das Richtige für Sie.

Das Meeting vorbereiten

15 Minuten vor dem offiziellen Beginn des Meetings sollten Sie als Moderator bereits anwesend sein, um die Technik final zu prüfen und die Materialien für die Teilnehmer auszulegen. So kann das Meeting pünktlich ohne Umschweife starten.

Das Meeting richtig beginnen

Begrüßen Sie die Anwesenden und stellen Sie kurz die Agenda vor. Geben Sie kurz und knapp die Kerninformationen wieder und schildern Sie die Problematik. Zusätzlich können Sie erläutern, warum gerade dieser Personenkreis für das Meeting ausgewählt wurde. So motivieren Sie die Teilnehmer, da Sie auf deren besondere Fähig- und Fertigkeiten verweisen.

Den Meetingverlauf steuern

Merken Sie, dass die Diskussion ausufert oder sich in eine falsche Richtung bewegt, schreiten Sie aktiv ein. Weisen Sie auf das Kernthema hin und führen Sie die Anwesenden mit ein, zwei zielorientierten Fragen wieder auf den richtigen Weg.

Gerät das Meeting ins Stocken, dann ergreifen Sie als Moderator die Initiative. Sprechen Sie gezielt introvertierte Teilnehmer an und fragen Sie diese nach ihrer Meinung oder nach ihren Ideen.

Kreativität im Meeting

Sind neue, bisher nicht angedachte Ansätze gefragt, etwa bei Innovationen, dann setzen Sie eine der vielen Kreativmethoden ein. Wichtig ist, dass Sie die passende Methode für Ihr Meeting auswählen. Als besonders effektiv haben sich hierbei das Brainstorming mithilfe von Mindmapping, die Walt Disney- sowie die SCAMPER-Methode erwiesen. Diese sind sowohl leicht umzusetzen als auch geeignet für Meetings mit mehreren Teilnehmern. Einen detaillierten Überblick erhalten Sie in unserem Blogartikel „3 Kreativitätsmethoden“.

Aufgaben delegieren

Wurden im Meeting bestimmte Vorgehensweisen festgelegt, so delegieren Sie die Ausführung sofort an die entsprechenden Teilnehmer. Terminieren Sie zudem die Aufgaben, um zu einem festgelegten Zeitpunkt die Resultate sehen zu können.

Protokoll führen

Ein Protokoll dient der Dokumentation der (Zwischen-)Ergebnisse, der Verteilung der Aufgaben, der Bedenken und Einwürfe und der im Verlauf des Meetings erarbeiteten Meilensteine und Ziele. Daher ist ein schriftliches Protokoll Pflicht.

Meetingprofis lassen das Protokoll bereits während des Meetings führen, um den bis dato erzielten Fortschritt aufzuzeigen und gleichzeitig die Teilnehmer weiterhin zu motivieren.

Moderationsmethoden für Ihr Meeting

Moderationsmethoden sind erprobte Mittel zur Steuerung eines Meetings. Sie helfen Ihnen, den roten Faden nicht zu verlieren, die Teilnehmer einzubinden und gemeinsam effektive Lösungen zu entwickeln. Nutzen Sie hierfür:

  • die Kartenabfrage. Dabei wird die zentrale Problematik (oder auch Frage) auf eine Flipchart geschrieben. Anschließend erhält jeder Teilnehmer eine eigene Karte, auf der er eine mögliche Lösung notiert. Die Besprechung der einzelnen Lösungsvorschläge erfolgt danach im Plenum.
  • die Mindmap. Bei dieser klassischen und effektiven Methode schreiben Sie das zentrale Stichwort groß mittig auf eine Flipchart. Die bei der nachfolgenden Diskussion des Themas genannten relevanten Begriffe ordnen Sie rund um das zentrale Wort an; so erweitern Sie die Mindmap mit weiteren Ansätzen und Überlegungen. Bei der Nachbereitung können aus der Mindmap mehrere Lösungsvorschläge im Team entwickelt werden.

Fragetechniken für effektive Diskussionen

Auch bei den Fragetechniken verfügen Meetingprofis über ein großes Repertoire. Je nach Situation eignen sich verschiedene Fragen, um die Diskussion in Gang zu halten. Zu den Fragetechniken gehören:

  • offene Fragen wie „Welche Möglichkeiten sehen Sie in der momentanen Situation?“. Sie lassen den Teilnehmern Freiraum zur Beantwortung mit eigenen Worten und eignen sich besonders für den Anfang eines Meetings. Offene Fragen geben Ihnen die Möglichkeit, sich ein Meinungsbild einzuholen. Allerdings sollten Sie darauf achten, dass Vielredner nicht in langanhaltende Monologe fallen.
  • geschlossene Fragen wie „Sind Sie mit dem Lösungsvorschlag einverstanden?“. Diese erlauben nur ein Ja oder Nein als Antwort. Geschlossene Fragen sollten bestenfalls gegen Ende des Meetings gestellt werden. Andernfalls können Sie Diskussionen zum Stocken bringen.
  • zielgerichtete Fragen wie „Wie schätzen Sie unsere Unternehmenssituation im Hinblick auf die wirtschaftliche Lage ein?“. Solche Fragen erfordern Fach- und Hintergrundwissen und sind stets konkret formuliert. Diese Art Fragen kann in den meisten Fällen nur von wenigen Meetingteilnehmern beantwortet werden.
  • Frage nach Alternativen, wie „Welche Vorschläge haben Sie zur Lösung des Problems?“. Diese Fragen eignen sich insbesondere für die gezielte Ansprache von Teilnehmern, die dazu neigen, sich in Gesprächen im Hintergrund zu halten. Zudem können durch das Einholen weiterer Meinungen weitere Lösungsvorschläge entwickelt und besprochen werden.

Meetingprofi in unter 10 Minuten – geschafft!

Das nächste Meeting kommt bestimmt. Mit unseren Tipps und Tricks vermeiden Sie auf einfache Art unproduktive Zeitfresser-Treffen. Als kurzen Überblick und „take-home message“ haben wir sämtliche Ratschläge für Sie in einer Infografik zusammengefasst. Weitere Tipps erhalten Sie in unserem Beitrag „So gestalten Sie Meetings effizient“.

Meetingprofi in zehn Minuten