Corona-Testzentrum
So gestalten Sie Meetings effizient

Meetings: anregend oder eher abtörnend?

Vom „notwendigen Übel“ zum Motivations-Kick   

Zunächst ein wenig Statistik ...

In Europa werden im Jahr 2022 voraussichtlich 48 Prozent der Meetings als Präsenztreffen abgehalten, also mit persönlicher Anwesenheit der Teilnehmer. In hybrider Form – mit Zuschaltung von Externen zu dem persönlichen Treffen – finden 19 Prozent statt und 14 Prozent als Multi-Hub, bei denen verschiedene Präsenzgruppen über eine virtuelle Plattform miteinander verbunden sind. Rein virtuell werden 19 Prozent abgehalten – so das Statistische Bundesamt.

Erfahrungsgemäß müssen allerdings 17 Prozent der Konferenzen noch vor dem Treffen wieder neu geplant werden, weil Teilnehmer absagen oder sich Inhalte geändert haben.

Sind Meetings wirklich nötig?

Natürlich sind Meetings notwendig: Wir brauchen sie, um uns gegenseitig zu informieren, Fragen zu klären, Probleme zu lösen, innovative Ideen zu entwickeln oder – nicht nur als Kick-off – Projekte anzustoßen, ein Wir-Gefühl zu entwickeln und uns zu motivieren.

Dennoch empfinden wir sie viel zu häufig als lästig. Oft wird nur immer der gleiche Sermon wiedergegeben, der Chef nutzt das Treffen, um zu monologisieren, die Präsentation ist ermüdend und die Wortbeiträge uninteressant und wenig hilfreich. Außerdem könnten wir in der gleichen Zeit wichtige Arbeiten erledigen, die jetzt liegen bleiben.

Gegen den Meeting-Frust

Was schafft Abhilfe beim Meeting-Frust? Ein strukturiertes Vorgehen, damit die Treffen kurz und knackig gehalten werden können und zu einem positiven Ergebnis führen. Um das zu erreichen, sind mehrere Voraussetzungen zu erfüllen.

Wichtig sind als Rahmenbedingungen

  • eine gute Vorbereitung,
  • die passende, gerne auch inspirierende Umgebung,
  • eine entsprechende technische Ausstattung zur Unterstützung der Beiträge und
  • die Uhrzeit, zu der sich alle konzentriert und ohne Ungeduld in die Diskussion einbringen können.

Stimmen dann auch noch die Inhalte und werden Präsentationen im Rahmen der Meetings ansprechend gestaltet, kann jeder Teilnehmer mit dem Gefühl aus der Sitzung rausgehen, dass es tatsächlich etwas gebracht hat.

Unser Vorschlag

Für ein wirklich erfolgreiches Meeting, das zu einem brauchbaren und akzeptablen Ergebnis führt, brauchen Sie Räume, in denen in Ruhe diskutiert werden kann. Manchmal ist auch ein Tapetenwechsel sehr förderlich, besonders dann, wenn es um eine kreative Erarbeitung von Projekten geht. Dazu bietet Ihnen TOP Tagung in Dortmund, Darmstadt oder München mehrere Besprechungsräume, wo Sie in Ruhe Ihre Projekte durchdenken und einzigartige Ideen entwickeln können. Dafür bekommen Sie bei uns entsprechendes Equipment, wie Beamer, Notebooks, Flipcharts und viele weitere technische Hilfsmittel.

Meeting-Leitfaden