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Die besten Büro-Apps auf einen Blick

Smartphones sind aus unserem heutigen Leben nicht mehr wegzudenken.

Sie sind unsere ständigen Begleiter und helfen uns, unser Leben zu bewältigen – oder zumindest angenehmer oder einfacher zu gestalten. In Fachkreisen werden sie deshalb auch als „life-support tool“ bezeichnet.

Im Schnitt schaut jeder Nutzer bis zu 220 Mal täglich auf sein Smartphone. Aber dieses zunächst überraschende – oder erschreckende? – Verhalten hat einen ganz simplen Grund: Das elektronische Helferlein bietet eine unglaublich große Vielfalt an Nutzungsmöglichkeiten in lediglich einem Gerät. Das Spektrum reicht vom Wecker und Terminkalender mit Erinnerungsfunktion über unterschiedliche Informationskanäle mit Sport, Tagesgeschehen, Wetter und Branchennews sowie dem Zugang zum Kommunikationsnetzwerk bis zur Taschenlampe oder zum Fotoapparat. Das meiste funktioniert nur dank einer App!

Sechs bis 20 davon hat jeder aktive User auf seinem Alltagshelden installiert. Wenn man die Anzahl der auf dem Markt vorhandenen Apps und das stetig wachsende Angebot betrachtet, handelt es sich hierbei sogar noch um eine eher geringe Zahl.

Seit ein paar Jahren haben Apps einen neuen Charakter. Sie müssen nicht mehr nur unterhalten, informieren und vernetzen, sie finden auch immer mehr ihren Weg in unseren Büroalltag. Projektmanagement, Zeiterfassung oder Reiseplanung werden damit erleichtert und sogar Aufgaben können mit einem Klick delegiert werden.

Doch wie findet man sich im App-Dschungel zurecht? Wir haben uns auf Forschungsreise begeben und für Sie die besten Apps aufgestöbert, die Ihren Office-Day produktiver und angenehmer machen.

Trello – das ganze Projekt auf einen Blick

Als Projektmanagement-Tool überzeugt Trello mit einem umfassenden Blick auf das gesamte Projekt mit allen seinen Einzelheiten. Das Trello-Board als Projektübersicht gliedert sich in unterschiedliche Listen, welche die konkreten Aufgaben beinhalten. Dieses Tool erlaubt dem Projektmanager, beliebig viele Personen zu einem Board hinzuzufügen und direkt Aufgaben zuzuweisen. Die Aufgaben können Checklisten enthalten, an denen der Fortschritt sichtbar wird. Jeder Benutzer hat dieselbe Ansicht auf das gemeinsame Projekt sowie den Aktivitäts-Stream. Somit sind alle Teammitglieder immer über den aktuellen Stand des Projekts sowie einer einzelnen Aufgabe informiert – und das alles in Echtzeit. Mit Trello wird auch die Projektkommunikation an einer zentralen Stelle zusammengeführt, entweder über individuelle Benachrichtigungen oder über eine Kommentarfunktion in der Aufgabe selbst.

Die kostenlose Variante der App bietet einige Vorzüge, allerdings kann man mit ihr lediglich ein einziges Projekt verwalten. Für die Verwendung mehrerer Features wie die Verwaltung von mehreren Projekten mit bis zu 100 Personen, die Zuweisung von Administratoren-Rechten oder Trello als Schnittstelle zu beispielsweise Evernote und Google Drive ist die Premium-Version für 10 US-$ pro Monat pro User eine Überlegung wert.

Trello ist für mobile Endgeräte und Desktop-PC verfügbar.

Evernote – für spontane Einfälle

Kommen Sie auch manchmal zu den unmöglichsten Zeiten auf die grandiosesten Ideen? Dann kennen Sie bestimmt die Problematik, dass man in diesen Momenten meistens keinen Stift und keinen Zettel zur Hand hat. Und genau für diese Situationen eignet sich Evernote. Diese App ist ein Platz für Notizen! Aufgegliedert in unterschiedliche Notizbücher können Ideen, Pläne und Informationen munter gesammelt werden. Themeninspirationen für neue Artikel, Absatzstrategien, Slogans, Werbebotschaften: Evernote bietet jeder Notiz einen passenden Ort. Für den Nutzer sind diese gesammelten Informationen einfach greifbar, teilbar, verknüpfbar und präsentierbar. Es genügt ein Klick – und sämtliche Notizen eines Buches werden zu einer ansprechenden Präsentation.

Die kostenlosen Notizen sind sowohl auf Smartphone und Tablet als auch auf dem Desktop-PC abrufbar, solange man eine Internetverbindung hat. Für Offline-Notizbücher stellt Evernote Pro- und Premium-Varianten bereit.

Toggl – Stoppuhr ade

Diese App ist für all jene interessant, die Projekte und Arbeiten auf Zeit erledigen oder abrechnen. Toggl hilft diesen Personen bei ihrem Zeitmanagement. Der Timer muss manuell vom Benutzer bedient werden. Dabei kann er aus seinen unterschiedlichen Projekten wählen und der aktuellen Aktivität eine passende Bezeichnung geben. Dann geht es los: „Go“! Von jedem Projekt werden individuelle Reports erstellt, die von Kunden oder Teammitgliedern eingesehen werden können. Damit ist Toggl eine perfekte Ergänzung für die Projektmanagement App Trello – und es läuft selbstverständlich auch auf Mobilgeräten und auf dem Desktop-PC.

Microsoft Office – der Klassiker

Die klassischen Microsoft Office-Programme Word, Excel und PowerPoint lassen sich auch auf Mobilgeräten verwenden und funktionieren nicht nur auf den Betriebssystemen Android oder Windows-Phones, sondern auch auf Apple-Geräten mit IOS-Betriebssystem. Über die Windows Cloud haben Sie immer alle Dokumente dabei.

XING – das Social Network für Business-Kontakte

Was Facebook, Instagram und Snapchat für den Privatgebrauch sind, ist XING für Business-Kontakte. Das soziale Netzwerk ist heutzutage unverzichtbar für jeden, der eine erfolgreiche Karriere anstrebt.

Das Profil ist klassisch und elegant. Die Vorzüge des Users, sein Werdegang, seine Qualifikationen und Abschlüsse werden sauber aufbereitet dargestellt. Die Vernetzung erfolgt denkbar einfach, wie bei Facebook: Eine Kontaktanfrage schicken – und schon ist man mit dem Vorgesetzten, dem Kunden oder dem Studienfreund vernetzt. Auf Basis des Profils schlägt einem die App neue Stellenausschreibungen vor. Aber auch Personaler beziehen XING aktiv in ihr Recruiting mit ein.

Auf der anderen Seite ist XING nicht nur eine Plattform für das Vernetzen, sondern auch für den Austausch, die Kommunikation und die Informationsbeschaffung. Täglich werden die neuesten Branchennews veröffentlich und Experten teilen bereitwillig ihr umfangreiches Fachwissen.

SignEasy – unterzeichnen war noch nie so einfach

Unterschriften haben nach wie vor denselben Status wie früher das Siegel. Die App SignEasy ändert diesen Zustand etwas und verleiht dem Geschäftsalltag ein wenig mehr Variabilität. Die App für Smartphone und Tablet ist schnell installiert, die Rechnung an den Kunden ist ebenso schnell unterzeichnet. Stillstand während beispielsweise einer Geschäftsreise ist passé.

Humin – ein Kontaktbuch mit Specials

Platzt Ihr Adressbuch aus allen Nähten? Wissen Sie manchmal gar nicht mehr, welche Namen von welchen Leuten darinstehen – und warum? Mit dem Kontaktbuch von Humin wird das Überlegen unnötig. Jeder einzelne Kontakt kann nicht nur einem Unternehmen zugeordnet, sondern auch um persönliche Daten ergänzt werden. Besonders interessant ist die Unterteilung „Wann und wo habe ich diese Person getroffen?“. Für den Geschäfts- und Büroalltag ist dies eine unverzichtbare und gewinnbringende Information.

Diese App gibt es für die Betriebssysteme Android und IOS.

Fazit

Jede App für sich ist einzigartig, in ihren Eigenschaften und in ihrer Art. Eine Unterstützung des Alltags bieten sie allemal. Am besten wirken Apps allerdings in Kombination miteinander. Nur dann decken sie einen großen Bereich unserer täglichen Aufgaben ab und können eine wahre Hilfe sein.