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Mitarbeitersuche – das richtige Personal finden

Das Angebot ist knapp – und die Auswahl ist schwierig!

Ihr Unternehmen ist stabil im Markt positioniert, das Image ist positiv, die Wachstumsaussichten sind gut – und nun ist ein Leistungsträger, eine treibende Kraft abgesprungen. Wie finden Sie den idealen neuen Mitarbeiter als Ersatz?

Die Rahmenbedingungen sind ungünstig, denn der seit Jahren herrschende Fachkräftemangel verschärft sich zusehends. Die letzten Angehörigen der „Generation Babyboomer“ stehen kurz vor dem wohlverdienten Ruhestand und der Nachwuchs fehlt in vielen wichtigen Bereichen – hier schlägt der demografische Faktor, die Überalterung der Bevölkerung, erbarmungslos zu. Ganz abgesehen von dem Trend zu Akademisierung: Wer kann, macht das Abitur oder Fachabitur und studiert. Der Facharbeiter als Rückgrat der Wirtschaft – nicht nur in Deutschland – verliert in der Bevölkerung an Ansehen und wird zu wenig wertgeschätzt.

Zu wenig Nachwuchs heißt zu wenig Fachkräfte – ganz gleich, auf welchem Level. Immer mehr Firmen suchen deshalb nach qualifizierten Mitarbeitern. Umso schwieriger wird es für Sie, auf diesem Arbeitnehmermarkt jemanden zu finden, der perfekt in Ihr Unternehmen passt.

Wir zeigen Ihnen im Folgenden, nach welchem Schema Sie vorgehen können, um Ihre Fachkraft in diesem umkämpften Markt zu finden und für sich zu gewinnen.

How-to

Das Beschäftigungsverhältnis

Haben Sie einen Leistungsträger verloren, können Sie diese Position vermutlich nur durch eine Vollzeitkraft wiederbesetzen. Ansonsten sollten Sie sich vor der Suche nach einer neuen Arbeitskraft überlegen, ob Sie eine Teil- oder eine Vollzeitkraft einstellen wollen, eine Aushilfe oder einen Werkstudenten. Möglich sind auch befristete Arbeitsverträge, beispielsweise bei einem absehbar temporären Ausfall durch Elternzeit oder eine Erkrankung samt Reha-Maßnahme.

Ziehen Sie als Alternative auch die Arbeitnehmerüberlassung mit ein: Leih- oder, genauer gesagt, Zeitarbeiter können kurzfristig als qualifizierte Fachkräfte Lücken füllen und stehen oft auch gerne für eine Übernahme in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis zur Verfügung.

Ist die sich auftuende Fachkräftelücke absehbar – etwa aufgrund einer Verrentung –, können Sie schon früh gegensteuern. Durch das Angebot einer Ausbildungsstelle oder ein duales Studium können Sie langfristig genau auf Ihre Belange zugeschnittenes Personal qualifizieren.

Die Stellenausschreibung

Ist das angestrebte Beschäftigungsverhältnis nach Art und Dauer geklärt, muss das Angebot publik gemacht werden. Der erste Schritt dazu ist die Formulierung einer Stellenausschreibung.

Ihre Stellenausschreibung besteht im Hauptteil aus vier Abschnitten:

  • dem Unternehmensprofil. Dies ist eine kurze Beschreibung Ihres Unternehmens, um potenziellen Jobinteressierten einen ersten Überblick über die Größe, Produkte und Marktstellung Ihrer Firma zu geben.
  • den Arbeitgeberleistungen. Hier sind Sie als Arbeitgeber gefragt: Sie müssen sich bei Ihren Fachkräften bewerben, um für diese interessant zu werden. Hier hinein gehören beispielsweise Aussagen zur Unternehmenskultur und zur Hierarchie, zum Gehalt und zu Sonderleistungen – wie Sportangebote, Kita-Plätze, Jobtickets oder verbilligter Bezug von Produkten des Hauses.
  • dem Stellenprofil mit der Auflistung der zu bewältigenden Aufgaben, der Positionierung in der Organisation sowie der Angabe der Arbeitszeiten und des Gehalts.
  • dem Mitarbeiter- oder Kompetenzprofil mit den Anforderungen, die Sie an die Qualifikation des zukünftigen Stelleninhabers haben. Hierzu zählen die gewünschte Berufsausbildung oder der bevorzugte Studiengang, die vorausgesetzten Fähigkeiten und besondere persönliche Merkmale wie Teamfähigkeit oder Eigeninitiative.

Damit Sie den optimalen Mitarbeiter finden, gilt bei der Stellenausschreibung: kurz, aber prägnant! Arbeiten Sie mit Aufzählungen und Spiegelpunkten, formulieren Sie kurze Sätze – und stellen Sie sich als attraktiven Arbeitgeber dar! Verzichten Sie auf ein „normales“ Bewerbungsanschreiben und fordern Sie stattdessen die Kandidaten auf, ein Motivationsschreiben zuzusenden: Was sind seine Beweggründe, um ausgerechnet in Ihrem Unternehmen seine Karriere aufzunehmen oder fortzusetzen? Bei der Beantwortung dieser Frage trennt sich schon die Spreu vom Weizen, die Vorauswahl wird erleichtert.

Ist die Stellenausschreibung formuliert, muss sie im zweiten Schritt veröffentlicht werden. Hier haben Sie eine Menge verschiedener Möglichkeiten:

  • Klassischerweise schalten Sie eine Annonce in einer Zeitung oder einer Fachzeitschrift und geben der Agentur für Arbeit Bescheid über die zu besetzende Stelle.
  • Intern können Sie die Suche über das Intranet, das Schwarze Brett oder Aushänge verbreiten. Hier können Sie auch auf Ihre zufriedenen Mitarbeiter setzen: Diese empfehlen Sie gerne als Arbeitgeber an Stellensuchende weiter, wenn sie von Ihren Leistungen als verantwortungsvoll agierendes Unternehmen überzeugt sind.
  • Modern agieren Sie, wenn Sie das Internet nutzen. Der erste Schritt ist das Anbieten der Stelle auf Ihrer Website – auf Ihrer speziellen Karriere-Homepage. Im zweiten Schritt sollten Sie die Business-Plattformen und Ihre Social-Media-Kanäle einbinden und Ihr Netzwerk nutzen. Der dritte Schritt ist die Annonce auf Karriere- oder Bewerbungsportalen – hier erreichen Sie über die Suchmaschinen große Reichweiten.

Natürlich kann man für den gesamten Bewerbungsprozess auch externe Dienstleister heranziehen. Die Personalvermittlung ist zur Besetzung von Positionen mit weniger hervorstechenden Merkmalen gängig – typischerweise ist dies eine Aufgabe der Agentur für Arbeit. Bei herausgehobenen Stellen von Leistungsträgern der höheren Ebenen ist der Einsatz von Personalberatern – auch Headhunter genannt – durchaus üblich. Der Vorteil: Sie brauchen sich selbst kaum um den Vorgang zu kümmern. Der Nachteil: Zumindest die Personalberatung kann teuer werden: Das Erfolgshonorar beträgt zwi­schen 25 und 40 Prozent des Jahresgehalts der zu be­setzenden Stelle.

Die Vorauswahl

Die ersten Bewerbungen treffen ein – einige nach altem Muster in Papierform als Bewerbungsmappe, immer mehr aber über Ihr Karriereportal online als Datei. Hier können Sie schon – je nach zu besetzender Stelle – eine erste Auswahl vornehmen. Bei „klassischen“ Jobs sollten Sie eher die Kandidaten bevorzugen, die sich in althergebrachter Form bewerben. Bei technikaffinen oder „hippen“ Jobs eher die, die ihre Unterlagen in elektronischer Version liefern. Auf jeden Fall sollten Sie auf die Vollständigkeit der Unterlagen achten – dies ist ein Zeichen von Sorgfalt und durchaus relevant für die spätere Zusammenarbeit.

Der Inhalt, das Herzstück der Bewerbung, ist an der Reihe. Hier können Sie sich an einigen Leitfragen orientieren.

  • Ist das Motivationsschreiben überzeugend?
  • Entspricht das Bewerberprofil Ihren Anforderungen?
  • Sind Referenzen angegeben, auf die man zurückgreifen kann?
  • Gibt es Lücken im Lebenslauf?
  • Wie ist Ihr erster Eindruck?

Den ersten Eindruck können Sie noch intensivieren, wenn Sie vom Kandidaten ein kurzes Bewerbungsvideo verlangen oder ihn zu einem Online-Blitzdating einladen. Wenige Augenblicke reichen hier oft schon aus, um eine Eignung für die ausgeschriebene Position festzustellen oder auszuschließen.

Das Vorstellungsgespräch 

Die Vorauswahl wurde getroffen und die Bewerber, die mit ihren Bewerbungsunterlagen überzeugt haben, wurden zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen. Und was nun?

Wichtig ist ein strukturiertes Vorgehen, das bei allen Bewerbern gleich abläuft – um niemanden zu übervorteilen. Etabliert hat sich bei Profis in der Personalabteilung die Form des multimodalen Interviews, das anforderungs­bezogen ist, Raum für individuelle Fragen und Anmerkungen lässt und eine objektive Bewertung erlaubt. Für diese sollte allen Entscheidern auf Unternehmensseite ein Bewertungsbogen vorliegen, in dem Antworten und Kommentare stichwortartig dokumentiert werden.

Im Interview werden acht Phasen unterschieden:

  1. Gesprächsbeginn mit kurzer informeller Begrüßung,um eine angenehme Gesprächs­atmosphäre zu schaffen.
  2. Selbstvorstellung des Kandidaten in freier Form. Geschildert werden sollen der Werdegang, Berufserfahrungen und berufsbezogene Erwartungen.
  3. Im freien Gespräch können Fragen an den Kandidaten formuliert werden, die sich auf die Selbstvor­stellung oder die Bewerbungsunterlagen beziehen.
  4. Es folgen Fragen zur Berufs- und Organisationswahl, also zu berufsbezo­ge­nen Interessen, zur Motivation für die Bewerbung und Fragen zur Selbsteinschätzung in Bezug auf die zukünftigen Tätigkeiten.
  5. Bei den Fragen zur Biografie wird der Bezug zwischen der Stelle und dem gezeigten Verhalten in beruflichen Situationen sowie den gemachten Erfah­rungen hergestellt.
  6. Situative Fragen werden gestellt, um die spontane Reaktion des Bewerbers kennenzulernen. Dabei zeigen sich in simulierten beruflichen Situationen die Erfahrung und der Charakter des Jobinteressenten.
  7. Dann ist die Arbeitgeberseite an der Reihe, realistische Informationen über die Tätigkeit zu liefern, damit auch der Bewerber sich ein Bild vom Unternehmen machen kann. Auf dieser Grundlage hat er zu entscheiden, ob dieser Job für ihn geeignet ist.
  8. Beim Gesprächsabschluss werden noch Informationen über den weiteren – auch zeitlichen –

Verlauf des Verfahren gegeben. Wichtig ist auch hier, eine positive Stim­mung zu vermitteln.

Und was jetzt?

Die Auswahl kann auch noch durch Maßnahmen wie Assessment-Center, allgemeine Tests zu Arbeitsanforderungen, Intelligenz- und Reaktionstests, Simulationen in Szenarien und Spielszenen, Arbeitsproben oder Probearbeiten unterstützt werden. Mit all diesen Hilfsmitteln können Sie mit großer Wahrscheinlichkeit den passenden Mitarbeiter auswählen.

Aber vergessen Sie nicht: Bei aller fachlichen Qualifikation und bei allen nachgewiesenen Fähig- und Fertigkeiten ist auch die menschliche Seite ein wichtiger Faktor. Auf Deutsch: Die Chemie muss stimmen!