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Die perfekte Seminarorganisation

Die perfekte Seminarorganisation

Sie möchten ein Seminar organisieren? Dabei gibt es viele Dinge, die Sie bedenken und berücksichtigen müssen!

Den nachfolgenden Punkten sollten Sie besonders viel Aufmerksamkeit schenken:

1. Seminarthema

Wissen Sie schon, um welches Themenfeld es bei dem Seminar gehen soll? Wenn ja, super! Dann kreieren Sie einen eindeutigen Seminar-Titel, der den Inhalt verständlich zum Ausdruck bringt. Mögliche Interessenten sollten sofort verstehen, worum es bei der Veranstaltung geht. Anschließend können Sie das Themenfeld etwas ausführlicher beschreiben. Erklären Sie den Hintergrund der Fragestellung. Warum gerade diese Thematik? Gibt es Konflikte? Welche möglichen Lösungsansätze werden im Seminar präsentiert und erarbeitet? Überlegen Sie, wie umfangreich das Themenfeld behandelt werden soll.

2. Dauer und Zeitpunkt

Wie lange soll die Veranstaltung dauern? Soll das Seminar nur einige Stunden in Anspruch nehmen oder mehrere Tage? Sollten einige Stunden ausreichen, dann bauschen Sie das Thema nicht unnötig auf. Denken Sie an den Mehrwert und Nutzen für die Teilnehmer. Und natürlich an Ihre Zeit und das Budget: Mehr Tage bedeutet mehr Aufwand – zeitlich und finanziell. Wann soll das Seminar stattfinden? In zwei Monaten? In einem halben Jahr? Sie sollten auf jeden Fall genug Vorlaufzeit haben, um die Veranstaltung in Ruhe planen zu können. Beachten Sie auch Feiertage (eventuell auch in anderen Bundesländern) und die Jahreszeit. Sommerferien sind nicht die beste Zeit, um beispielsweise Seminarbesucher mit Kindern anzusprechen. Planen Sie im besten Fall „um die Ferien und Feiertage herum“.

3. Ort

Wo soll die Veranstaltung stattfinden? In Ihrer Stadt? In einem Tagungszentrum oder einem Tagungshotel? Woher kommen die Teilnehmer? Aus ganz Deutschland oder eher aus der Region? Vielleicht sind Sie bei der Organisation aus bestimmten Gründen an einen Ort gebunden? In jedem Fall sollte die Anreise für die Seminarteilnehmer möglichst bequem sein. Eine Autobahn in der Nähe der Location ist beispielsweise optimal und natürlich ausreichende Parkmöglichkeiten. Auch eine gute Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel ist vorteilhaft. Falls die Teilnehmer aus der Ferne anreisen, müssen Sie sich eventuell um Übernachtungsmöglichkeiten kümmern. Fragen Sie bei Ihrem Tagungsort nach einer Hotelempfehlung in der Nähe. Vielleicht gibt es Kooperationen, sodass Sie Vergünstigungen bei Hotelzimmern bekommen.

4. Referenten

Sobald der Veranstaltungsrahmen geklärt ist, können Sie sich konkreter mit dem Inhalt des Seminars beschäftigen. Wer ist eine Koryphäe in dem festgelegten Themenfeld? Recherchieren Sie nach Experten und nach interessanten Persönlichkeiten. Eventuell nach jemandem mit einem kreativen Lösungsansatz für Ihre Problemstellung. Holen Sie Angebote ein. Wägen Sie ab, welcher Referent Ihnen zusagt und buchen Sie ihn.

Beim Vorgespräch mit dem Referenten sollten Sie Ihre Zielgruppe definieren, damit der Redner seinen Vortragsstil entsprechend anpassen kann. Außerdem sollten Sie Ihr Konzept für das anstehende Seminar besprechen. Soll es beispielsweise eine Gruppenarbeit geben? Besprechen Sie, welche Materialien und welches Equipment der Referent benötigt. Legen Sie klar den zeitlichen Rahmen fest, in dem der Referent zum Einsatz kommt und versuchen Sie, im Vorfeld möglichst viele Dinge zu klären.

5. Catering

Ein sehr wichtiger Punkt: Die Verpflegung. Während des Seminars sollten Sie innerhalb der Pausen unbedingt Wasser, Kaffee und Kekse bereitstellen. Dauert das Seminar länger, sollten Sie ein Mittagessen anbieten. Sie können dafür einen Caterer buchen oder schauen, was Ihr Seminarzentrum vorschlägt. Oft gibt es einen internen Caterer oder ein Bistro im Haus.

Das Sahnehäubchen

Sie sollten sich auf jeden Fall Gedanken über Ihre Zielgruppe machen. Wen könnte Ihr Seminarthema interessieren und warum? Richten Sie Ihre Werbemaßnahmen nach Ihrer Zielgruppe aus. Wollen Sie beispielsweise auch Ihre Bestandskunden ansprechen? Oder wollen Sie neue Kunden gewinnen? Überlegen Sie, für wen Ihr Seminar von Interesse sein könnte.

Basierend auf diesen Überlegungen können Sie die Umsetzung Ihrer Werbemaßnahmen gestalten. Wo und wie wollen Sie die Interessenten ansprechen? Wo ist Ihre Zielgruppe zu finden? Zukünftige Teilnehmer könnten eine Anmeldung über Ihre Webseite seriöser finden. Möglicherweise ist eine Ansprache der Zielgruppe über Social-Media-Plattformen wie Xing, Instagram oder Facebook sinnvoll?

Bei der Anmeldung sollten Sie daran denken, eine Anmeldefrist zu setzen und gegebenenfalls die Teilnehmerzahl zu beschränken. Für Seminare mit Workshops eignen sich oft kleinere Gruppen von zehn bis maximal zwanzig Teilnehmern. In jedem Fall empfiehlt es sich, eine Teilnehmerliste zu erstellen, damit Sie notfalls Adressen und Kontaktdaten griffbereit haben.

Erstellen Sie einen Ablaufplan für das Seminar. Planen Sie ausreichend Pausen ein. Wann findet welcher Vortrag statt? Vielleicht gehört noch ein zusätzliches Rahmenprogramm zu Ihrer Planung?

Die wichtigsten Punkte auf Ihrem Ablaufplan sind:

  • Festlegung des zeitlichen Rahmens
  • Begrüßung
  • Allgemeine Organisation
  • Themenfelder
  • Eventuell Gruppenarbeit/Diskussionsrunden
  • Pausen

Wenn Sie nach passenden Räumlichkeiten suchen, stellen Sie sich die Frage: Welche Anforderungen stellen Sie an den Raum, Tische, Stühle? Eventuell brauchen Sie Equipment: Mikrofone, Lautsprecher, Beamer, Verlängerungskabel und Steckdosen. Bei manchen Tagungszentren ist das Equipment bereits im Angebot enthalten. Außerdem werden sicherlich Stifte, Blöcke, Papier, Flipcharts, Marker, Pinnwände, Pinnadeln und/oder Moderationskarten benötigt. Da Sie den Ablauf des Seminars kennen und wissen, was die Referenten vorhaben, können Sie gut abschätzen, was gebraucht wird. Kurz vor dem Seminar sollten Sie sicherstellen, dass alle Gegenstände und Hilfsmittel im Seminarraum vorhanden sind und funktionieren.

Die Kirsche zum Schluss

Denken Sie daran, die Teilnehmer rechtzeitig vor dem Seminar über alle notwendigen Details zu informieren. Versenden Sie den Ablaufplan (mit zeitlichem und organisatorischem Ablauf und nochmaliger Angabe des Veranstaltungsortes) und eine Anfahrtsbeschreibung mit der Angabe von möglichen Parkmöglichkeiten.

Um einen reibungslosen Ablauf zu garantieren, sollten Sie unbedingt einen Ansprechpartner vor Ort haben, der sich um alle Fragen und Anliegen der Teilnehmer und Referenten kümmert. Dieser sollte mit allen Informationen vertraut sein und einen reibungslosen Ablauf des Seminars unterstützen.

Sie planen regelmäßig die Organisation und Durchführung von Seminaren? In diesem Fall empfehlen wir Ihnen die Verteilung eines Feedback-Bogens am Ende jeder Veranstaltung! Hier bekommen Sie wertvolle Anregungen und Verbesserungsvorschläge von Ihren Teilnehmern und Referenten und können mit der Zeit immer besser abschätzen, was gut funktioniert und wo Sie noch besser werden können.

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