Schluss mit der Aufschieberitis!

„Morgen, morgen nur nicht heute! Sagen alle faulen Leute.“

– So der Volksmund, der sich auf die ersten Zeilen des Liedes „Der Aufschub“ des deutschen Schriftstellers Christian Felix Weiße (1726–1804) bezieht. Der Autor dichtete den zweiten Teil allerdings weniger drastisch: „Sprechen immer träge Leute.“

Aber ist es immer Faulheit – oder Trägheit –, wenn jemand etwas aufschiebt? Oder gibt es nicht auch gute Gründe, etwas erst morgen zu erledigen? Prioritäre Aufgaben? Überlastung? Krankheit?

Einfach nur schlechtes Zeitmanagement?

Natürlich kann es auch reine Bequemlichkeit sein, wenn jemand eine Aufgabe auf den nächsten Tag verschiebt. Und wenn – vermeintlich – eh genug Zeit zur Verfügung steht, nimmt die Durchführung den gesamten freien Zeitraum ein. Deshalb werde viele Hausaufgaben, Studien-, Abschluss- und Projektarbeiten auch erst „auf den letzten Drücker“ fertig und in der Nacht vor dem Abgabetermin fertiggestellt. In der Psychologie hat sich dafür der Begriff „Studentensyndrom“ etabliert. Aber ist das nur ein Zeichen für ein schlechtes Zeitmanagement?

Wichtig ist zu begreifen: Der Übergang vom „schlechten“ Zeitmanagement über die Aufschieberitis zur Prokrastination ist fließend!

Ein gutes Zeitmanagement ist die Grundlage dafür, Arbeiten im gegebenen, auch engen Zeitrahmen erledigen zu können. Voraussetzung ist eine tiefere Auseinandersetzung mit dem Thema, um Arbeitsschritte zu planen, die damit verbundenen Aufwände abzuschätzen und damit Zeitpuffer zu identifizieren. Ist die Abschätzung hinreichend genau, laufen die einzelnen Schritte wie geplant ab und der Abschluss gelingt rechtzeitig, im vorgesehenen Zeithorizont und ohne ein Übermaß an Stress.

Aufschieberitis und Prokrastination – vom System zur Krankheit

Der Weg zur Aufschieberitis wird beschritten, wenn generell alle Aufgaben auf Zeitpuffer abgeklopft werden, um Termine gerade noch einhalten zu können – auch ohne die Arbeiten nachfolgend zu priorisieren. Das geplante Verschieben wird zum System. Ein konsequentes Handeln in der festgelegten Reihenfolge und damit eine zeitnahe und stressarme Erledigung werden gar nicht erst angestrebt. Mit zunehmender Aufschieberitis werden die Schätzungen ungenauer, Arbeitsaufwände und Pufferzeiten werden nur noch grob überschlagen und oft falsch beurteilt. Angenehmere, auch weniger wichtige Aufgaben werden vorgezogen. Das Resultat ist dann die Herausforderung, doch noch termingerecht zu einem Abschluss zu kommen, obwohl am Schluss das Zeitfenster zu klein wird für eine sachgemäße und fristgerechte Aufarbeitung. Die Folge sind Stress, Mehrarbeit und eine nicht optimale Ergebnisqualität.

Der Übergang zur Prokrastination, die im Deutschen oft mit der Aufschieberitis gleichgesetzt wird, ist für Betroffene oft unmerklich. Hier wird das Aufschieben zunehmend ungeplant, da aufgrund psychischer Barrieren – auch Aversionen – die Aufgaben trotz vorhandener Gelegenheiten und Fähigkeiten erst nach langer Zeit, oft zu spät oder gar nicht mehr erledigt werden. Psychologen und Mediziner sehen als Ursache eine mangelnde Selbststeuerung und werten die Prokrastination als ernst zu nehmende Krankheit.

Die Ursachen der Aufschieberitis ...

Aufschieberitis hat viele Ursachen. Auf alle im Detail einzugehen, ist hier natürlich nicht möglich. Aber in Stichpunkten können verschiedene Gründe kurz umrissen werden:

• Bequemlichkeit, Faulheit, Trägheit. Die Aufgabe ist Team-Arbeit, so wird gehofft: „Toll, ein anderer macht´s!“
• Überlastung. Arbeitsverdichtung, Zeitmangel, zu viele Aufgaben – da muss irgendetwas nach hinten geschoben werden.
• Überforderung. Die Aufgabe übersteigt die Fähig- und Fertigkeiten der damit betrauten Person.
• Fehleinschätzung. Der Aufwand wird falsch bewertet und unterschätzt, die Zeit reicht nicht für die Erledigung.
• (falsche) Priorisierung. Andere Aufgaben wurden vorgezogen, da sie wichtiger erschienen – oder es sogar waren.
• Ablehnung / mangelndes Interesse. Themen, denen man negativ gegenübersteht, die einem aufgezwungen wurden oder zu denen man keinen Bezug hat, werden ungern aufgegriffen und bearbeitet.
• Demotivation. Wenn der persönliche Einsatz nicht gewürdigt wird und die Sinnhaftigkeit der Arbeitsaufgabe nicht bekannt ist, fehlt die Motivation, diesen Auftrag zu erledigen.
• Versagensangst / fehlendes Selbstbewusstsein. Typisch sind Denkweisen wie „Ich kann das nicht“ oder „Das mache ich bestimmt nicht richtig oder wie gewünscht“.
• Ablenkung. Wird Hilfe erbeten, ist eine dringende Frage zu klären, sind eingehende Nachrichten zu beantworten oder Kunden am Telefon, ist schnell viel Zeit verloren. Wichtige und dringende Aufgaben werden dann leicht auf den nächsten Tag verschoben – bei mehr Ruhe ...
• Leistungsdruck und Perfektionismus. Der eigene Anspruch, alles perfekt machen zu wollen, ist zwar löblich. Er birgt allerdings die Gefahr, Aufgaben nicht fertigstellen zu können, da das Ergebnis nicht den eigenen Anforderungen genügt.

... und die Konsequenzen

Auch die Folgen des Aufschiebens sind vielschichtig. Sie reichen von der

• schlechten Bewertung der Leistung durch Vorgesetzte oder Prüfer und dem
• Vertrauensverlust der Beteiligten in die Fähig- und Fertigkeiten zur fristgerechten und qualitativ hochwertigen Erledigung einer Aufgabe samt
• Imageschaden über die
• eigene Unzufriedenheit und
• Stresssymptome bis hin zu
• psychischen Belastungen wie Selbstzweifeln und Apathie und zu
• gesundheitlichen Konsequenzen.

Aufschieberitis wirksam bekämpfen

Um nicht in die Aufschieberitis-Falle zu tappen, gibt es ganz einfache Vorgehensweisen. Die effektivsten haben wir für Sie zusammengefasst.

Feste Tagesplanung

Halten Sie die gesamten geplanten Aktivitäten zu Beginn des Tages – noch besser am Abend vorher – schriftlich fest. Neben den beruflichen To-Do‘s sollten Sie auch Hobbys und andere private Aktivitäten berücksichtigen. Für so etwas ist ein Bullet Journal ideal. Dabei handelt es sich um eine Art Notizbuch, das Sie auf Ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen können. Die Idee stammt vom amerikanischen Produktdesigner Ryder Carroll, der eine eigene Bullet-Journal-Webseite betreibt und damit einen regelrechten Trend ausgelöst hat.

Aufgaben aufteilen

Je größer eine Aufgabe ist, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass wir sie meiden. Also: Zerlegen Sie sie in kleinere, überschaubare Arbeitspakete. Diese Teilaufgaben sollten Sie jeweils mit einer eigenen Deadline versehen – und das (termingetreue) Erreichen dieser Meilensteine als erfolgreich bewältigtes Teilziel feiern. Große Aufgaben werden damit überschaubarer und sind einfacher zu realisieren.

Musik für Motivation

Die perfekte Playlist als Motivationsbooster lässt sich ganz einfach via Spotify oder Amazon Prime für jeden Musikgeschmack selbst zusammenstellen. Kopfhörer auf und ran an die Arbeit!

Störfaktoren ausschalten

Geben Sie in der Vermittlung oder im Sekretariat bekannt, dass Sie in der nächsten Stunde keine Telefonate empfangen können. Loggen Sie sich aus Facebook, WhatsApp und Co. aus und verstauen Sie Ihr Smartphone in der Schublade oder Tasche, um sich nicht ablenken zu lassen.

Leichter gesagt als getan? Insbesondere für Internetbrowser gibt es zahlreiche Plug-Ins, mit denen Sie Störfaktoren ganz einfach ausschalten. So können Sie zum Beispiel mithilfe von Self Control temporär Webseiten blockieren, für die Sie besonders „anfällig“ sind. Hierfür einfach das Plug-In im Browser installieren, auf das Totenkopf-Symbol klicken und genau die Begriffe angeben, die bei der Suche blockiert werden sollen. Self Control erkennt die festgelegten Begriffe in der jeweiligen URL und sperrt die entsprechenden Seiten für Sie. Rufen Sie die Webseiten dennoch auf, so werden Sie freundlich daran erinnert, dass Sie sich auf die Arbeit konzentrieren sollen.

Ergebnisse dokumentieren

Haben Sie am Ende des Tages wirklich sämtliche Ziele erreicht? Nutzen Sie die letzte Viertelstunde vor dem Feierabend, um die erledigten Aufgaben mit Ihrer am Morgen verfassten To-Do-Liste zu vergleichen. Auf diese Weise können Sie das Aufschieben lokalisieren und Ihre Selbstorganisation um ein Vielfaches verbessern.

Sich belohnen

Arbeit erledigt – Belohnung – Endorphinausschüttung – Glücksgefühl – Motivation! Ihr Gehirn merkt sich den Zusammenhang zwischen Zielerreichung und Glück und verstärkt diesen Effekt noch, wenn Sie auf Kurs bleiben. Wählen Sie eine passende Belohnung, um sich während der Arbeit weiterhin zu motivieren – ob eine halbe Stunde Pause, einen leckeren Capuccino oder ein frisches Hefeteilchen vom Bäcker.

Routine entwickeln

Routinen und strukturierte Abläufe ermöglichen Ihnen einen leichteren Start in den Arbeitsalltag. Fangen Sie beispielsweise jeden Bürotag an mit den immer gleichen Schritten: Licht anschalten, lüften, Rechner einschalten, Kaffee holen, Fenster schließen, To-Do-Liste schreiben.

Eat the Frog

Schlucken Sie jeden Tag als Erstes die Kröte – erledigen Sie zuerst die unangenehmste Arbeit, die, die Ihnen im Magen liegt. So haben Sie „das Schlimmste“ bereits zu Beginn des Tages überstanden, sich mit der Fertigstellung selbst motiviert und können positiv gestimmt weitermachen.

Slow-Mail

Der Blick aufs Mail-Postfach raubt Ihnen zu viel produktive Zeit? Die Slow-Mail-Bewegung steuert dem entgegen, indem nur noch zwei Mal am Tag das Postfach aufgerufen wird. Sofern Sie das mit Ihrem Job vereinbaren können, legen Sie Zeiten fest, zu denen Sie Ihre Mails checken und beantworten. Dies kann beispielsweise 10 Uhr morgens und 15 Uhr am Nachmittag sein.

Konsequenzen verdeutlichen

Die Aufschieberitis hat zugeschlagen? Sie hängen lustlos vor dem Bildschirm und warten auf den Feierabend? Führen Sie sich die Konsequenzen vor Augen. Was passiert, wenn Sie Ihre Aufgabe nicht pünktlich, in mittelmäßiger Qualität oder zu spät erledigen?

Durchstreichen nicht vergessen!

Das Durchstreichen eines erledigten To-Do´s auf der Liste gibt nicht nur ein Gefühl der Befriedigung, sondern motiviert Sie auch. So können Sie Ihre Konzentration während des gesamten Tages auf hohem Niveau halten.

Hochphasen berücksichtigen

Sind Sie eine Eule oder eine Lerche? Arbeiten Sie morgens oder in den frühen Abendstunden am produktivsten? Kennen Sie Ihren Biorhythmus, können Sie Ihren Tagesablauf leichter strukturieren und die Bearbeitung von anspruchsvollen Aufgaben in Ihre Hochphasen legen. So liefern Sie bessere Ergebnisse – und das auch noch schneller.

Last, but not least - positiver Selbstbetrug

Die Präsentation soll Donnerstagmittag fertig sein? Setzen Sie sich Ihre eigene Deadline auf Mittwochmorgen. So geraten Sie nicht nur unter den für Sie vielleicht nötigen Zeitdruck, sondern haben darüber hinaus auch noch die Möglichkeit, Ihre Arbeitsergebnisse zu optimieren – beispielsweise, indem Sie die Präsentation im kleinen Kreis als Probevortrag halten und das Feedback einbauen.

Fazit

Gegen Aufschieberitis gibt es zahlreiche Tipps und Tricks. Wichtig ist, dass Sie genau das „Heilmittel“ finden, das Ihnen am besten hilft. Probieren geht hier über Studieren. Motivieren Sie sich selbst zu Bestleistungen!