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Eventmanagement: planen, organisieren, begeistern

Die Corona-Pandemie hat die Eventbranche hart getroffen

In kurzer Zeit wurden alle geplanten Events, Konzerte, Messen und Großveranstaltungen abgesagt und gestrichen. Einige Eventanbieter organisierten daraufhin digitale Events oder versuchten sich in hybriden Veranstaltungen. Immer abhängig von den aktuellen Inzidenzen und Kontaktbeschränkungen wurden immer neue, kreative Formen der Kommunikation gefunden und ausprobiert. Doch bei allem Einfallsreichtum hat sich doch immer wieder gezeigt: Nichts von all diesen Versuchen ersetzt die Live-Kommunikation oder das Live-Event!

Der Mensch ist ein soziales Wesen und möchte in Kontakt treten mit anderen Menschen. Das Gespräch von Angesicht zu Angesicht kann keine noch so gute Kamera ersetzen. Live-Events transportieren Emotionen und können ein großes Publikum begeistern.

Mit dem Sinken der Fallzahlen der Corona-Pandemie und der steigenden Impfquote sind die Aussichten auf Live-Events wieder in den Bereich des machbaren gerückt. Auch gibt es eine große Sehnsucht nach Live-Veranstaltungen. Ein Grund mehr, sich mit der Planung von Events zu beschäftigen.

Wann planen Sie Ihr nächstes Event?

Sie haben Ihre Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner lange nicht mehr von Angesicht zu Angesicht getroffen und sich im Live-Gespräch ausgetauscht? Nutzen Sie jetzt die Gelegenheit und planen Sie ein Event oder engagieren Sie einen Eventmanager. Doch was beinhaltet dieser Beruf alles? Und ist jeder als Eventmanager oder Eventmanagerin geeignet?

Planung, Organisation, Durchführung – ist das alles?

Die Grundlagen des Eventmanagements sind grob gesagt das Planen, Organisieren, Durchführen und Auswerten von Events. Der Aufwand der Ausgestaltung der Aufgaben ist dabei meist abhängig von der Größe des Events oder der Veranstaltung. Eins ist jedoch bei allen Events gleich: Der Job beginnt mit dem ersten konzeptionellen Gedanken und endet mit der Evaluation der Veranstaltung. Doch neben dem Organisatorischen spielt auch der Marketingaspekt hinsichtlich der Unterstützung der Eventplanung eine tragende Rolle. Das Marketing dient dazu, die Veranstaltung nach außen hin angemessen darzustellen und zudem richtig zu vermarkten.

Ein Überblick über konkrete Aufgaben:

  • Inhaltliche Planung/Zielgruppenanalyse
  • Marketing
  • Projektplanung
  • Budgetkalkulation
  • Personalplanung
  • Catering
  • Organisation von Partnern und Sponsoren
  • Organisation der Veranstaltungstechnik

Wie wird man Eventmanager?

Der Begriff „Eventmanager“ ist kein geschützter Begriff. Im Prinzip kann sich jeder so nennen, der etwas mit Events zu tun hat. Es gibt BWL-Studiengänge mit dem Schwerpunkt „Event- und Veranstaltungsbereich“ und auch viele Weiterbildungs- und Seminarangebote von verschiedenen Bildungsträgern. Diese Abschlüsse erleichtern sicherlich den Einstieg in diese spannende Branche.

Möchte ein junger Mensch Fuß in der Eventbranche fassen und hat noch keine Berufserfahrung, bietet sich ein Praktikum in einer Eventagentur an.

Welche Fähigkeiten und Eigenschaften sollte man mitbringen?

Die Eventbranche ist ein spannendes, herausforderndes Arbeitsgebiet für das aber nicht jeder gleich gut geeignet ist. In der Regel ist das Aufgabengebiet eines Eventmanagers sehr vielseitig und spannend – wer aber feste, geregelte Arbeitszeiten sucht, ist hier eher an der falschen Adresse. Wie in jedem Beruf gibt es Grundeigenschaften und Fähigkeiten, die die erfolgreiche Mitarbeit im Event-Business erleichtern. Nachfolgend haben wir versucht, einige dieser Fähigkeiten zusammenzufassen:

Flexibilität

Trotz eines gut geplanten Ablaufplans kann es bei Events oft passieren, dass sich kurzfristige Änderungen ergeben. Hier ist neben Flexibilität auch Kreativität gefragt. Zudem sollten Sie ein Mensch sein, der auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf behält und sich nicht so schnell aus der Ruhe bringen lässt.

Kommunikation und Überzeugungskraft

Um ein Event zu planen und zu organisieren ist es notwendig, mit vielen Menschen zu kommunizieren. Viele verschiedene Menschen haben viele verschiedene Meinungen. Hier sollten Sie einerseits die Fähigkeit mitbringen, andere von Ihren Ideen zu überzeugen, andererseits aber auch Kompromisse einzugehen.

Planungs- und Organisationstalent

Organisationsfähigkeit ist die wichtigste Grundlage des Eventmanagements. Ohne Organisation, Zeitmanagement und präziser Planung findet kein Event statt. Sollten Sie also schon mit der Planung einer privaten Geburtsfeier überfordert sein, sollten Sie Ihren Berufsstart im Eventmanagement nochmals überdenken. Sie müssen jede Veranstaltung bis ins kleinste Detail planen und immer damit rechnen, dass nichts nach Plan läuft. Außerdem haben Sie hier in der Regel noch Mitarbeiter, die Sie in Ihre Planung miteinbeziehen müssen.

Verantwortungsbewusstsein

In der Regel koordinieren Sie als Eventmanager die Tätigkeiten von verschiedenen Mitarbeitern. Je nach Event können das beispielsweise Techniker, Servicemitarbeiter, Künstler oder Moderatoren sein. Hier sollten Sie Führungsfähigkeiten besitzen und einerseits verantwortungsvoll mit den Mitarbeitern, andererseits aber auch mit dem Budget Ihres Auftraggebers umgehen können.

Kreativität

Um sich als Eventmanager zu bewähren, müssen sie kreativ sein. Denn nur so können Sie es schaffen, sich unter den vielen Konkurrenten hervorzuheben und Kunden für sich zu gewinnen. Aber nicht nur bei der Kundengewinnung, sondern auch bei der Lösung nichtvorhersehbarer Probleme ist Kreativität eine Fähigkeit, die Sie unbedingt mitbringen sollten.

Technikverständnis

Auch wenn Sie in der Regel Licht-, Ton- und Kameratechniker im Organisations-Team haben, sollten Sie als Eventmanager auch eine hohe Technikaffinität mitbringen. So sollten Sie beispielsweise wissen, was Sie mit der Eventmanagement-Software steuern können und sich im Bereich der Veranstaltungstechnik auskennen.

Marketingkenntnisse und Rechtsgrundlagen

Für die Vermarktung und anschließende Evaluation Ihrer Veranstaltung sind Marketingkenntnisse ebenfalls vorteilhaft. Sie sollten sich im Social-Media-Bereich auskennen und die Grundlagen des Event-Controllings beherrschen. Auch die rechtlichen Rahmenbedingen sollten Ihnen bekannt sein.

Letztlich sollte Ihnen aber auf jeden Fall diese Beschreibung bekannt sein: Die Begeisterung, wenn bei einer Live-Veranstaltung die Emotionen von der Bühne wie eine Welle auf das Publikum überschwappt und alle Anwesenden für den Moment mitgerissen werden in einer Flut aus Freude, Leichtigkeit und Gemeinschaft. Wenn Sie das jemals erlebt haben, wissen Sie genau, warum es den Beruf des Eventmanagers immer geben wird.