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So gestalten Sie Events nachhaltig

Go Green!

Das Thema Nachhaltigkeit ist in der Mitte der Gesellschaft angekommen, das ökologische Bewusstsein nimmt zu. Die Klimaänderung, der Raubbau an der Natur, die Verschwendung von Ressourcen, Plastikmüll, Tierwohl, Bio-Produkte und fairer Handel werden immer häufiger zum Gegenstand von Gesprächen und Diskussionen.

Auch in der Veranstaltungsbranche ist diese Gedankenwelt mittlerweile sehr präsent. Aus diesem Grund schauen immer mehr Planer, Anbieter und Ausrichter von Events, Konferenzen, Tagungen und anderen Ereignissen auf den ökologischen Fußabdruck aller Abläufe, berücksichtigen Umweltaspekte und auch soziale Komponenten.

Aber wobei kommt es bei der Organisation solcher Veranstaltungen eigentlich an, damit sie „Green“ sind? Der folgende Leitfaden zeigt die wichtigsten Punkte auf und hilft Ihnen dabei, Ihre Events nachhaltig zu gestalten. Die Größe und der Anlass spielen dabei keine Rolle: Ob Produktpräsentation auf einer Messe, Konferenz, Tagung, Meeting, Workshop, Seminar oder Betriebsfest – alle Veranstaltungen haben letztlich die gleichen Kriterien zu erfüllen, um als ökologisch vertretbar, sozial verträglich und fair eingestuft werden zu können.

Das Konzept der „Green Events“

Veranstaltungen gelten als grün, wenn sie die unvermeidliche Umweltbelastung möglichst auf ein Minimum reduzieren. Der Anspruch ist umfassend und global: Betrachtet werden soll letztlich der ökologische Fußabdruck aller damit zusammenhängender Aktionen und eingesetzter Mittel – über deren gesamte Lebenszeit. Dabei sind die verwendeten Ressourcen vom Entstehungsort bis zur Entsorgung bzw. bis zum Recycling nachzuverfolgen, also „Cradle to Cradle“ im Sinne einer durchgängigen und konsequenten Kreislaufwirtschaft.

Damit sind bereits bei der Konzeption und Planung eines „Green Events“ diverse Umweltaspekte zu berücksichtigen. Das beginnt bereits mit der Auswahl der Location. Diese sollte nachhaltige Kriterien erfüllen und sowohl ökologisch als auch sozial verträglich sein. Eine Hilfe für Sie ist dabei eine sogenannte Öko-Zertifizierung des Veranstaltungsortes. Zudem können Sie verschiedene Branchenverbände einbeziehen, die sich auf diese Form des nachhaltigen Handelns spezialisiert haben.

Ist ein Veranstaltungsort gefunden, geht die Planung ins Detail. Wichtig ist dabei, grüne Ansätze und Ideen, sogenannte „Grüne Räume“, ins Konzept aufzunehmen. Das kann auf vielen Ebenen erfolgen, von der Anreise der Teilnehmer mit öffentlichen Verkehrsmitteln bis hin zum Einsatz von umweltverträglichen Reinigungsmitteln nach dem Ende der Veranstaltung.

Umweltbelastung bei Events – wodurch?

Jeder Event belastet die Umwelt – nicht nur große Veranstaltungen mit vielen Hundert Besuchern und entsprechendem Verkehrsaufkommen, sondern selbst schon kleine Meetings im firmeneigenen Konferenzraum. Wie das?

Die Hauptaspekte der Umweltbelastung bei großen Events sind nicht nur die Menschenmassen, die oftmals mit dem Auto anreisen, sondern auch der enorme Verbrauch an Strom, Wasser, Papier, Plastik und anderen Ressourcen, den eine Großveranstaltung mit sich bringt. Im Kleinen können wir uns fragen, ob wir beim Meeting im eigenen Haus tatsächlich aus Kapseln gebrühten Kaffee mit Sahne aus der Portionsverpackung und Softdrinks aus Kleinflaschen brauchen – oder ob die gute alte Thermoskanne für den im Litermaßstab aufgebrühten Muntermacher, das weitergereichte Sahnekännchen und die Literflasche nicht die bessere Alternative darstellen. Genau hier setzt das nachhaltige Denken bei „Green Events“ an.

Die folgende, sicher nicht abschließende Liste zeigt weitere Aspekte auf, an die Sie bei Ihrem nächsten Event denken sollten.

Umweltbelastungen entstehen unter anderem durch:

  • Drucksachen (von der Werbung über die Einladung bis hin zum Programmheft);
  • (Sonder-)Müll;
  • Angebot von nicht-saisonalen Lebens- und Genussmitteln oder solchen mit langen Transportwegen;
  • mit dem Pkw anreisende Teilnehmer;
  • Energieverbrauch (durch Computereinsatz, Tagungs- und Gebäudetechnik);
  • Wasserverbrauch (im Küchen- und Sanitärbereich sowie bei der Reinigung von Gebäuden und Haushaltstextilien wie Tischdecken).

Um negative Effekte für einen „Green Event“ auf ein Minimum zu reduzieren, ist es notwendig, bestimmte Prozesse zu optimieren und auf Alternativen zurückzugreifen.

1. Menge an Drucksachen reduzieren

Bunt, veredelt und vielseitig – die farbigen Anschreiben und Einladungen sind noch da Wenigste. Werbeflyer, Broschüren, Programmhefte, Ausstellungskataloge, Tagungsunterlagen, Übersichtspläne ... für Events werden die unterschiedlichsten Sachen gedruckt. Und das meiste davon landet – oft sogar unbeachtet – spätestens nach der Veranstaltung im Müll.

Damit wird nicht nur enorm viel – derzeit knappes und daher teures – sogenanntes Frischfaserpapier verschwendet, das aufwendig und oft unter hoher Umweltbelastung hergestellt werden muss. Auch der Druck und die Veredelung sind umweltschädlich, unter anderem aufgrund der verwendeten Chemikalien und des Energieaufwands.

Recyclingpapier, das zu 100 Prozent aus Altpapier hergestellt wird, ist hier eine nachhaltige Alternative. Bei dessen Herstellung werden 70 Prozent weniger Wasser und 60 Prozent weniger Energie verbraucht als bei herkömmlichem Papier. Das Umweltsiegel „Blauer Engel“, das umweltfreundliche Produkte und Dienstleistungen auszeichnet, garantiert den 100-prozentigen Altpapieranteil sowie unter anderem den Einsatz energiesparender Geräte und nachhaltiger Rohstoffe.

Eine andere Möglichkeit, der Papierverschwendung zu begegnen, ist die, den Teilnehmern Unterlagen wie Einladungen und Bestätigungen sowie Programm- und Ablaufinformationen und Übersichtspläne online oder als App bereitzustellen und Materialien für Tagungen und Seminare auf einem USB-Stick auszuhändigen.

Die TOP Tagungszentren AG verfolgt im Rahmen der Digitalisierung von Angeboten und Rechnungen sowie der Reduktion der Seitenzahl ausgegebener Schreibblöcke und deren Verkleinerung auf das DIN-Format A5 die nachhaltige Denkweise.

Wichtig: Erinnern Sie sich und Ihre Mitarbeiter daran, dass Sie nur das Nötigste ausdrucken – und dann möglichst doppelseitig.

2. Müllvermeidung – auf vielfältige Weise

Wissen Sie, wie viel Abfall tatsächlich bei Events anfällt und welche CO2-Emissionen damit verbunden sind? Laut eines Papers der Arbeitsgemeinschaft Klima, Energie und Umwelt der Schweizerischen Evangelischen Allianz (SEA) ist eine Abfallmenge von 0,2 – 0,5 kg pro Teilnehmer durchaus üblich. Das entspricht einer CO2-Emission von 0,1 – 0,25 kg/Person.

Überschlagen Sie doch mal grob die Menge an Verpackungsmaterialien, Kaffeekapseln, Portionspäckchen, nicht recycelbaren Kunststoffflaschen und Einweggeschirr sowie -besteck bei Ihrer letzten Konferenz. Auch wenn mittlerweile der Verkauf von Einwegplastiktellern und -tassen sowie Plastikbesteck der Vergangenheit angehört, bleibt noch eine ganze Menge nicht oder kaum mehr zu verwertender Reststoffe übrig.

Für Green Events ist es daher wichtig, insbesondere Verpackungen auf ein Minimum zu reduzieren. Verzichten sie also beispielsweise auf einzeln verpackte Gebäckstücke und vor allem auf nicht recycelbare Getränkeflaschen. Wegwerfgeschirr gibt es mittlerweile aus recycelbaren Materialien. Hier hat die TOP Tagungszentren AG eine ideale Alternative für Großveranstaltungen gefunden: Einweggeschirr aus Mais. Dieses ist nicht nur nachhaltig, sondern auch äußerst praktisch. Auch die Einwegkaffeelöffel können ohne Weiteres ersetzt werden, etwa durch Holz-Rührstäbchen. Für das Verteilen von Konferenzunterlagen und Werbemitteln gilt die Umsetzung des alten Spruchs „Jute(beutel) statt Plastik(tüten)“ als guter Schritt in Richtung Nachhaltigkeit.

Achten Sie bitte darauf, dass sowohl Sie als auch Ihre Teilnehmer den Müll richtig trennen und nachhaltig denken.

3. Green Catering

Gerade bei Großveranstaltungen ist es schwer, zu planen, wie viel Essen tatsächlich benötigt wird. Oft bleibt vieles ungegessen zurück – in den Töpfen und auf den Tellern. Und was geschieht damit? Viele Speisereste wandern in den Abfall. Nachhaltig zu agieren bedeutet hier, die Mengen anzupassen und nach Alternativen zu suchen, um die übrig gebliebenen Speisen nicht entsorgen zu müssen.

Welche Möglichkeiten habe Sie als Veranstalter? Zum einen können Sie nicht verzehrte Nahrungsmittel an die ortsansässigen Tafeln oder Suppenküchen weitergeben. Zum anderen gibt es Unternehmen wie beispielsweise „Too Good To Go“, die sich gegen die Verschwendung von Essen einsetzen. Das 2015 gegründete Unternehmen ist mittlerweile in vielen westlichen Ländern aktiv.

Bei solchen Verwertern können Sie Ihr Unternehmen registrieren und überschüssiges Essen für einen geringen Preis anbieten. Kunden können diese Mahlzeiten per App kaufen und kurz vor Ladenschluss beim Anbieter abholen. Nicht nur Restaurants und Hotels stehen auf der Liste, sondern auch Supermärkte und Bäcker. So handeln sie nachhaltig und vermeiden die Verschwendung von Lebensmitteln. Zudem haben die Betriebe auch die Möglichkeit, neue Kundschaft zu gewinnen und zusätzliche Einnahmen zu generieren.

Immer mehr Eventplaner und Veranstalter greifen aber auch auf sogenanntes „Green Catering“ zurück. Damit die Verpflegung bei Konferenzen, Tagungen oder Meetings auch als „grün“ bezeichnet werden kann, müssen die Anbieter einige Kriterien erfüllen und insbesondere saisonale, regionale Bio-Produkte verwenden. So werden die Transportwege kürzer, was die CO2-Bilanz verbessert, und regionale Bauern gestärkt. Aus diesem Grund setzt auch die TOP Tagungszentren AG auf die Verarbeitung von regionalen und saisonalen Produkten und verzichtet weitestgehend auf Importwaren.

Weitere wichtige Kriterien für ein „Green Catering“ sind:

  • Einsatz von Mehrweggeschirr;
  • Verwendung von Großgebinden, nicht Portionspackungen;
  • Reduktion von Fleischprodukten, Angebot von veganen und vegetarischen Alternativen;
  • wenn Importware (wie Kaffee oder Tee), dann nur Fair-Trade-Produkte;
  • knappere Mengenkalkulation, um Abfälle zu vermeiden.

Anhand der Aufzählung wird klar: Green Catering ist teurer als der Standard, wie viele andere Aspekte der Nachhaltigkeit auch. Aber der höhere Preis ist nur eine Seite der Medaille. Auf der anderen Seite können Sie das Green Catering in einen handfesten Vorteil ummünzen: Die Veranstaltung von Green Events ist Imagepflege und zeigt Ihre Corporate Social Responsibility: Ihr Unternehmen kann belegen, gesellschaftliche Verantwortung zu übernehmen.

4. Nachhaltige Mobilität

Bei Großevents wie Messen, Ausstellungen und Konferenzen reist ein Großteil der Besucher und Teilnehmer mit Bus und Bahn an, da die Veranstaltungsorte meist verkehrsgünstig gelegen sind und der Parkraum knapp und teuer ist. Bei kleineren Veranstaltungen wie Tagungen, Workshops oder Meetings ist der Anteil derjenigen, die den Individualverkehr bevorzugen, dagegen enorm hoch. Lärm, Abgase, CO2-Emissionen und Feinstaub führen dann zu einer übermäßigen Umweltbelastung.

Planer und Ausrichter von Green Events und Green Meetings sollten daher vor allem darauf achten, dass der Veranstaltungsort gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen ist, und Ihren Teilnehmern ans Herz legen, den eigenen Wagen zu Hause stehen zu lassen – oder zumindest Fahrgemeinschaften zu bilden. Ziel muss sein, die Umweltbelastung durch die Nutzung von Privatfahrzeugen möglichst gering zu halten. Verschiedene Angebote wie beispielsweise Fahrradverleihsysteme sind dabei eine gute Ergänzung der öffentlichen Verkehrssysteme, da sie beispielsweise Teilnehmern von Tagungen die Chance bieten, sich umweltfreundlich vom Bahnhof zum Schauplatz des Events zu bewegen.

Nicht nur der Umwelt kommt der Verzicht auf das Privatfahrzeug zugute, sondern auch Ihren Teilnehmern. Durch die vielfältigen Fortbewegungsmöglichkeiten haben diese die Chance, den stressigen Berufsverkehr zu umgehen und lästige Staus zu vermeiden.

Auch die Lage der TOP Tagungszentren AG Dortmund überzeugt in diesem Punkt. Hier haben die Teilnehmer nicht nur die Möglichkeit, mit dem Bus anzureisen, auch die S-Bahn-Haltestelle liegt in unmittelbarer Nähe – und ebenso eine Vielzahl von Stationen des Fahrradverleihers Nextbike.

5. Energiesparmaßnahmen für nachhaltige Events

Der Computereinsatz ist Standard, das Tagungsgebäude hat Aufzüge, Zugangs- und Schließsysteme sowie Videoüberwachung und muss beleuchtet und klimatisiert werden. Großküche, Restaurant und Cafeteria brauchen Strom und auch die Veranstaltungstechnik vom Beamer bis zur Verdunkelung läuft elektrisch. Stromfresser überall?

Natürlich braucht man eine Menge Strom, um einen Event auszurichten. Aber es lässt sich durch konsequentes nachhaltiges Agieren auch eine Menge einsparen. So kann man auf Beleuchtungseinrichtungen und Klimatechnik zwar kaum noch verzichten, aber der Einsatz lässt sich intelligent regeln. Beispielsweise ist es oft möglich, morgens vor Veranstaltungsbeginn und abends nach deren Ende kräftig durchzulüften, anstatt die Klimaanlage durchgehend laufen zu lassen. Und Bewegungsmelder in den Treppenhäusern und auf den Fluren sowie in seltener aufgesuchten Räumen schalten das Licht nur bei Bedarf ein. Einen Mehrwert bieten vor allem tageslichtdurchflutete Tagungsräume wie die im TOP Tagungszentrum Dortmund. Bei guten Lichtverhältnissen während der Veranstaltungen kann so der Stromverbrauch gering gehalten werden. Zudem verhilft Ihnen der Einbau von Energiesparlampen oder LED-Lampen dazu, Ihre Veranstaltung nachhaltiger zu gestalten.

Auch im Bereich der Tagungstechnik gibt es viele Möglichkeiten, umweltbewusst und nachhaltig zu handeln. So kann man bei der Auswahl der Elektronikkomponenten darauf achten, dass sie das Umweltsiegel „Blauer Engel“ tragen. Nicht genutzte Geräte sollten ausgeschaltet oder vom Stromanschluss getrennt werden, falls sie nur in den Stand-by gehen – der Energieverbrauch ist auch in diesem Modus nicht unerheblich.
Und: Viele Geräte sind bereits mit einer von Haushaltsgeräten bekannten Energieverbrauchskennzeichnung versehen, beispielsweise Displays. Achten Sie bei einem Neukauf auf das höchste Level – seit 2021 ist es wieder das A, nicht mehr das A+++.

Fazit

Es gibt heutzutage eine Vielzahl an Möglichkeiten, um Tagungen und Meetings nachhaltig zu gestalten. Green Events und Green Meetings werden vonseiten der Veranstalter zunehmend geschätzt – und auch die Teilnehmer achten immer mehr auf Nachhaltigkeit. Gleichzeitig sind sie oftmals bereit, dafür die höheren Kosten zu tragen. Nutzen Sie die Win-win-Situation: Gehen Sie auf die Wünsche der Teilnehmer ein und verbessern Sie Ihr Image, indem Sie zeigen, dass Sie gesellschaftliche Verantwortung übernehmen.