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Kommunikation im Büro

Hand aufs Herz: Wie viele E-Mails, die täglich im Postfach eintrudeln, sind wirklich von Belang?

Und welche wandern sofort in die virtuelle Rundablage? Besonders in der internen Bürokommunikation werden E-Mails als lästig empfunden. Gründe gibt es dafür viele: zu große Dateianhänge, zu viele Informationen oder auch der umständliche Kommunikationsweg erschweren die Verständigung im Büro. Höchste Zeit, seine Kommunikationswege zu überdenken, denn es gibt zahlreiche praktische Alternativen, um die Kommunikation im Büro zu erleichtern.

Für die interne Kommunikation im Büro

Der Klassiker – Skype

Für schnelle Absprachen ist der Instant-Messenger ideal. Kurz angemeldet und schon lassen sich Nachrichten untereinander austauschen. Zusätzlich ermöglicht Skype das Versenden und Empfangen von Dokumenten, Videokonferenzen sowie Telefonieren über das Internet. Auch unterwegs können Mitarbeiter erreichbar sein. Ist die Skype-App installiert, so können auch vom Smartphone Nachrichten empfangen und verschickt werden. Nachteil des Instant-Messengers: Die Schilderung komplizierter Sachzusammenhänge sollte nicht über Skype erfolgen. Zudem “verlockt” das Tool zum Chatten, sodass die Arbeit zweitrangig wird.

Für unterwegs – WhatsApp

Mehr als 35 Millionen Nutzer zählt WhatsApp allein in Deutschland. Der Instant-Messenger ist zwar in erster Linie für das Smartphone konzipiert, kann allerdings auch vom PC oder Tablet aus genutzt werden. WhatsApp empfiehlt sich, wenn Mitarbeiter räumlich voneinander getrennt oder viel im Außendienst unterwegs sind. Im Handumdrehen lassen sich Gruppen erstellen und Nachrichten untereinander austauschen. Jedoch gibt es bei dem beliebten Messenger ein großes Manko – die Trennung zwischen Arbeits- und Privatleben. Wer daher WhatsApp für den Job mit dem privaten Smartphone nutzt, der gerät schnell in die Versuchung, nicht nur den Arbeitskollegen zu antworten, sondern auch privaten Kontakten.

Für Videokonferenzen – Google Hangouts

Besonders sinnvoll, wenn Mitarbeiter im Home-Office arbeiten oder komplizierte Sachzusammenhänge erläutert werden sollen ist Google Hangouts. Die persönliche Kommunikation via Desktop eignet sind besonders dann, wenn der langwierige Austausch von E-Mails vermieden werden soll. Einziger Nachteil: Es wird ein Google-Mail-Account vorausgesetzt.

Gegen überfüllte Postfächer - Dropbox

Wenn Dokumente oder Bilder mehrmals verschickt und bearbeitet werden sollen, dann ist Dropbox die ideale Alternative zu überfüllten Postfächern. Das entsprechende Dokument wird dabei in den Cloud-Dienst hochgeladen und kann vom jeweiligen Mitarbeiter bearbeitet werden. Positiver Nebeneffekt: Die Berechtigungen für den Zugriff können selbst bestimmt werden. Zudem besitzt die kostenlose Dropbox-Demoversion einen begrenzten Speicherplatz, der jedoch aufgerüstet werden kann.

Wenn es etwas mehr sein soll – Intranet

Für größere Firmen kann das Intranet eine sinnvolle Lösung sein. Beim firmeninternen Computernetz ist der Austausch unter einem größeren Personenkreis möglich. Gleichzeitig können Mitarbeiter sich ein- oder ausklinken – je nach Belieben. Wichtig ist vor einer geplanten Einführung des Intranets genau zu kalkulieren, ob sich die Einrichtung überhaupt lohnt. Denn wird es nicht ausreichend genutzt, so ist von einer Anschaffung abzuraten.

Fazit

Es muss nicht immer die E-Mail sein. Unsere Alternativen erleichtern Ihnen die Kommunikation im Büro und sparen je nach Funktion zusätzlich Zeit. Darüber hinaus macht es auch durchaus Sinn, je nach Anforderung verschiedene Dienste zu nutzen, um Arbeitsabläufe zu optimieren. Hier herrscht eindeutig das Motto: Probieren geht über Studieren.