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Tagungszentrum vs. Tagungshotel

Oft steht man als Veranstalter vor der schwierigen Entscheidung, ...

...ob man seine Tagung in einem Tagungshotel oder einem Tagungszentrum durchführen soll. Beides hat seine Vor- und Nachteile. Da fällt es natürlich nicht immer leicht, einen Entschluss zu fällen. Wir machen es für Sie einfach und zeigen, was vorteilhafter ist!

Ruhige Lage

Tagungshotels haben oft den Vorteil, dass sie sich in einer ruhigen Lage befinden. Dort kann man dem hektischen Alltag entfliehen und sich voll und ganz auf die Tagung konzentrieren. Ruhig ist zwar schön und gut, aber abgeschieden muss es nicht sein! In ruhiger Lage heißt oft, dass die Hotels hauptsächlich außerhalb und entsprechend dezentral liegen. Die Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln ist somit eingeschränkt.

Tagungszentren liegen dagegen oft zentral und können schnell auch mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreicht werden. Dies erleichtert den Teilnehmern die Anreise und sie können entspannt am Tagungsort ankommen.

Platz frei

Doch sehen wir es realistisch – die meisten Tagungsteilnehmer kommen nicht mit öffentlichen Verkehrsmitteln an. Die meisten Geschäftsleute reisen mit dem Auto an. Da sollten genügend Parkplätze vorhanden sein. Tagungshotels setzen hauptsächlich darauf, dass mehrere Übernachtungsgäste mit einem Auto anreisen. Dementsprechend gibt es oft auch nicht genügend Parkplätze. Aber was ist, wenn 100 Teilnehmer einer Tagung mit dem eigenen Auto kommen? Dann wird’s eng!

Ein Tagungszentrum ist im Gegensatz dazu darauf ausgelegt, dass die meisten Teilnehmer alleine und mit dem eigenen Auto anreisen. Dementsprechend ist das Angebot an Parkplätzen ausreichend vorhanden und die Plätze sind auch in unmittelbarer Reichweite des Tageszentrums.

Die richtige Atmosphäre zählt

Ein Tagungshotel im Zentrum einer Altstadt kann sehr schön sein – beispielsweise in einem historischen Gebäude und mit vielen Sehenswürdigkeiten in unmittelbarer Nähe. Doch Vorsicht! Die Seminarteilnehmer sollen hier nicht Urlaub machen, sondern sich auf die berufliche Agenda konzentrieren. Außerdem sind Hotels im historischen Stadtkern meistens stärker auf touristische Gäste ausgerichtet und es gibt nur eine sehr begrenzte Auswahl an Tagungsräumen.

Ein Tagungszentrum bietet Ihnen nicht nur die perfekte Atmosphäre, um sich zu konzentrieren. Die Auswahl der Räume ist in der Regel auch viel größer als in Tagungshotels. Hier können Sie in der Regel Räume in verschiedenen Größe buchen. Auch die Bestuhlung kann dem Wunsch des Kunden angepasst werden. Auch sehr wichtig: Beamer, Whiteboards, Mikrofone und Flipcharts sind in Tagungszentren aufgrund deren Ausrichtung stets vorhanden und können bei Bedarf genutzt werden.

Ausrichtung auf den Kunden

Im Tageszentrum ist der Seminarveranstalter der zentrale Kunde. Entsprechend ist die ganze Ausrichtung des Tageszentrums auf die Organisation und Betreuung der Veranstaltungen gerichtet. Mit dem Fokus des Tagungszentrums auf die Vermietung von Tagungsräumen, gibt es oft auch besondere Konditionen und günstige Angebote für Veranstalter.

Tagungshotels haben hier in der Regel viel weniger Spielraum und können bei ihren Preisen längst nicht so flexibel agieren. Die Grundausrichtung eines Tagungshotels sind außerdem die Hotelkunden und der Fokus liegt damit hauptsächlich auf dem Ein- und Auschecken der Hotelgäste und deren Betreuung. Die Vermietung von Tagungsräumen läuft hier eher nebenbei.

Stichwort: Abschalten

Falls die Tagung mal länger geht, dann ist der Vorteil eines Tagungshotels, dass die Seminarteilnehmer nicht so weit zum Bett laufen müssen. Alles ist an einem Ort: Mahlzeiten, Freizeitangebote, Übernachtung. Alles ist an einem Ort. Aber mal ehrlich: Ist das immer gut für einen Seminarteilnehmer? Wie fühlen Sie sich, wenn alles an einem Ort stattfindet? Sie würden sicherlich auch nicht auf der Arbeit übernachten wollen, oder? Irgendwann muss man einfach die Umgebung wechseln und abschalten!

Also warum nicht die Tagung in einem Tagungszentrum veranstalten und den restlichen Tag an einem Ort verbringen, den Sie mit Entspannung verbinden? Auf diese Weise sind die Seminarteilnehmer nicht permanent an einen Ort gebunden und können selbst entscheiden, wie sie Ihre Freizeit abseits der Tagung gestalten.

Teurer Spaß oder bester Service?

Ein Tagungshotel kann auch ganz schnell zu einer Kostenfalle werden. Zusätzlich zur Raummiete und den Übernachtungskosten können schnell weitere Kosten auf Sie zukommen, z.B. durch zusätzliche Serviceleistungen. Und schon tappen Sie in eine Kostenfalle.

Bei einem Tagungszentrum ist bereits im Vorfeld alles abgestimmt und Sie wissen, was Sie zu erwarten haben. Genauso wissen auch die Mitarbeiter des Tagungszentrums, was Sie gebucht haben, schließlich ist das Angebot genau auf Sie zugeschnitten.

Im Tagungszentrum erwarten Sie fachgerechte Tagungsräume, wo Sie in Ruhe Ihre Tagung abhalten können. Moderne Ausstattung ist dabei ganz selbstverständlich. Die Räume sind nämlich genau auf solche Veranstaltungen ausgelegt. Die langjährige Erfahrung der Mitarbeiter des Tagungszentrums spielt dabei ebenfalls eine große Rolle, denn hier ist man auf das Ausrichten von Tagungen und Events spezialisiert.

Sie planen Ihre nächste Tagung, eine Konferenz für Ihre Mitarbeiter oder eine Kundenveranstaltung? Dann schauen Sie gerne im TOP Tagungszentrum Dortmund vorbei.