Das Versprechen
„Multifunktionsräume eignen sich für alle Arten von Veranstaltungen: Egal, ob Seminar, Tagung, Workshop, Besprechung oder Konferenz – die Allrounder passen sich problemlos den individuellen Anforderungen der Teilnehmer an“.
Lediglich ein Versprechen oder gängige Praxis? Was lässt sich in einem Multifunktionsraum tatsächlich alles verändern? Und wie groß sollte der Raum mindestens sein, damit er auch wirklich allen Anforderungen genügt?
Die Realität
Mittags Empfang, wenige Stunden danach der Kongress und in den frühen Abendstunden die Podiumsdiskussion. Gut, wenn hierfür die geeigneten Räume zur Verfügung stehen. Besser, wenn die gegebenen Räumlichkeiten den Ansprüchen von Veranstaltern und Teilnehmern genügen. TOP, wenn die gesamte Veranstaltung zur Zufriedenheit aller Beteiligten im selben Raum stattfindet. Die Voraussetzung: Ein Raum, der für sämtliche Situationen gewappnet und nach Belieben veränderbar ist. Multifunktionsräume sollen hierfür die perfekte Lösung sein, denn sie lassen sich schnell für jeden Anlass umbauen.
Die Raumgröße
Mal „eben auf die Schnelle“ einen Raum verkleinern und mehrere abgetrennte Bereiche schaffen? Mit mobilen Trennwänden kein Problem. Diese sorgen nicht nur für eine räumliche Trennung, sondern auch für eine Verringerung des Lärmpegels. Ideal, wenn beispielsweise zunächst ungestört in Gruppen gearbeitet werden soll, Arbeitsergebnisse im Anschluss aber im großen Rahmen präsentiert werden sollen.
Die Bestuhlung
Einen Stuhlkreis bekommt man nebenbei noch hin. Aber was ist, wenn aus einem Konferenztisch nach der Mittagspause die Fischgrätenbestuhlung genutzt werden soll? Multifunktionsräume sind auch für solche Fälle bestens geeignet. Tische und Stühle sind im Handumdrehen versetzt und schon kann die Veranstaltung weitergehen.
Die Ausrüstung
Wir geben es zu – auch wir können schon längst nicht mehr ohne die perfekte Ausrüstung arbeiten: Angefangen beim Beamer für die optimale Präsentation, über Laptops mit aktueller Software, bis hin zu den Klassikern wie Whiteboard und Flipchart. Im perfekten Multifunktionsraum stehen sämtliche Hilfsmittel zur Verfügung und sind funktionsbereit.
Das Licht
Unterschätzen Sie nie die Wirkung des Lichts. Warum? Weil zum einen Tageslicht den Raum freundlicher und einladender wirken lässt und zum anderen die passende Beleuchtung zu verschiedenen Tageszeiten benötigt wird. Auch sollte der Raum die Möglichkeit der Verdunklung bieten, um beispielsweise bei Präsentationen eine optimale Sicht zu ermöglichen. Jalousien, große Fenster und eine gute Beleuchtung sind daher die Grundausrüstung in jedem Multifunktionsraum.
Die Akustik
Besonders in großen Multifunktionsräumen wird die Akustik gerne mal vergessen. Aber was ist, wenn der Referent vor einem größeren Publikum sprechen muss? Mikrofon und eine professionelle Soundanlage sind in solchen Fällen das A und O. Schnell und einfach platziert – und schon kann es losgehen.
Fazit
Multifunktionsräume sind eindeutig DIE Allrounder in jedem Tagungs- und Seminarhaus. Wichtig ist allerdings, dass der Raum in punkto Größe, Bestuhlung, Technik, Ausrüstung, Licht und Sound veränderbar ist. Flexibilität ist ein zentraler Anspruch, den der „perfekte Multifunktionsraum“ in jeder Hinsicht erfüllen muss. Vom Empfang, über Kongress, bis hin zur Besprechung ist dann alles möglich.
