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Networking-Events planen

Auch in Zeiten von XING und LinkedIn

Hat ein Networking-Event immer noch seinen Daseins-Berechtigung.

Denn trotz aller Annehmlichkeiten der Online-Netzwerke brauchen Menschen den direkten und persönlichen Austausch untereinander. Persönliche Treffen bleiben stärker in Erinnerung und sind für die Bildung von Geschäftsbeziehungen nach wie vor unverzichtbar.

Tipps für einen erfolgreichen Networking-Event

Unternehmen veranstalten Networking-Events meist mit dem Hintergrund des Wissensaustauschs zu branchenspezifischen Themen. Aber egal, welches Motiv hinter einer Veranstaltung steht, die Vorbereitung ist das A und O für ein gelungenes Event. Hier nun ein paar Tipps, die es bei der Planung zu beachten gilt.

Die Zielgruppe und das Thema

Zunächst ist zu überlegen, an wen sich das Networking-Event richten soll: an Teilnehmer aus ähnlichen Bereichen, die sich über Gemeinsamkeiten austauschen können oder an Gäste mit unterschiedlichen Hintergründen, die voneinander lernen können? Beides sind spannende Varianten für das Networking. Auch die richtige Wahl des Themas ist wichtig für die Gewinnung von Teilnehmern und einen erfolgreichen Verlauf des Events. Das Thema sollte lehrreich sein oder einen hohen Informationswert haben. Hier hilft oftmals auch ein Keynote-Speaker, der zum Thema referiert und so im Nachgang zu Diskussionen innerhalb der Teilnehmergruppe inspiriert. – Denn Networking lebt vom Austausch.

Die Gästeanzahl

Bei einem Networking-Event geht es darum, dass die Teilnehmer miteinander ins Gespräch kommen. Daher sollten nicht zu viele Gäste eingeladen werden, denn sonst kann es passieren, dass man schnell den Überblick verliert oder keinen passenden Gesprächspartner findet. Networking-Events sind in der Regel kostenfrei, daher kann man nie mit 100%-iger Gewissheit sagen, wie viele Gäste letztendlich kommen werden. Werden Veranstaltungen dieser Art erstmalig durchgeführt, sollten die Erwartungen hinsichtlich der Gästezahl eher klein gehalten werden. Ein halb leerer Raum macht keinen guten Eindruck. Lieber kleiner planen und am Ende ein volles Haus haben. Wenn die Nachfrage stimmt, kann auch die Einladungszahl beim nächsten Mal erhöht werden.

Die Raumplanung

Da bei einem Networking-Event der Austausch im Vordergrund steht, sollte auf eine offene Raumgestaltung geachtet werden. Teilnehmer bevorzugen das Miteinander in kleineren, ungezwungenen Runden, beispielsweise in Lounges oder Sofaecken. Ein Standardaufbau mit Stühlen, bei dem schlimmstenfalls die Teilnehmer zwei, drei Stühle zwischen sich freihalten, trägt nicht zum gewünschten Networking-Feeling bei. Eine gute Raumplanung sollte daher dazu einladen, sich zu bewegen, und den ersten Schritt zur Kontaktaufnahme mit anderen zu vereinfachen. Ein weiterer, nicht zu unterschätzender Aspekt bei der Locationwahl ist die Lage und Erreichbarkeit.

Der Veranstaltungstermin

Bei der Terminauswahl sollte darauf geachtet werden, dass Networking-Events bevorzugt in den Abendstunden nach getaner Arbeit stattfinden. Da die Teilnehmer jedoch in der Regel am nächsten Tag wieder ins Büro müssen, sollte das Event nicht zu spät angesetzt und eine Pufferzeit eingeplant werden. Alternativ können auch Frühstück-Events veranstaltet werden. Etabliert hat sich jedoch die Abendveranstaltung. In den Augen vieler Teilnehmer macht gerade die gemütliche Atmosphäre am Abend mit einem Drink den Charme eines Networking-Events aus.

Bei der Wahl des Veranstaltungstags sind das Wochenende sowie der Freitag und Montag eher tabu. Gut eignet sich die Wochenmitte für ein Networking-Event als abwechslungsreiches Bergfest.

Das Networking-Event vermarkten

Gerade wenn zu einem Networking-Event erstmalig eingeladen wird, sollte dies frühzeitig geschehen. Hierfür eignen sich Business-Plattformen wie XING und LinkedIn besonders gut. Speziell themenbezogene Gruppen und Foren sollten auf das Event aufmerksam gemacht werden. Natürlich können aber auch alle anderen Social-Media-Kanäle, wie z.B. Facebook, Twitter oder Instagram genutzt werden. So besteht bei Facebook die Möglichkeit, den Event als Veranstaltung anzukündigen oder eine Werbeanzeige zu schalten, die auf die gewünschte Zielgruppe abzielt. Damit das Networking-Event einen seriösen Eindruck vermittelt, sollten Unternehmen eine Landing-Page auf ihrer Website anlegen. Um die Registrierung zu Beginn des Events zu erleichtern und einen Überblick über die Teilnehmerzahl zu erhalten, bietet es sich an, ein Anmeldeformular zu integrieren.

Planung gut, alles gut?

Mit der Planung alleine ist es längst nicht getan. Eine reibungslose Event-Durchführung ist entscheidend für den Erfolg des Networking-Events. Daher müssen Gastgeber und Team auch während des Events alles im Auge behalten und als Troubleshooter agieren, wenn dies nötig ist. So sollten sich Gastgeber und Crew zu Beginn des Events den Teilnehmern kurz vorstellen, damit diese wissen, an wen sie sich mit Fragen wenden können. Gute Gastgeber sollten sich als Vermittler sehen und als solche durchgehend agieren.

Sie suchen noch eine Location für Ihr nächstes Networking-Event? Dann schauen Sie mal im TOP Tagungszentrum Dortmund vorbei! Wir sind Ihnen auch bei der Planung gerne behilflich.