Ein Meeting ist ein Zusammentreffen von mehreren Personen und findet in der Regel innerhalb eines Arbeitskontextes statt. Es gibt die unterschiedlichsten Gründe, warum Mitarbeiter innerhalb eines Unternehmens zu einem Meeting eingeladen werden – es gilt immer die Devise: so viel Meetings wie nötig und so effektiv wie möglich.
Bei der Vorbereitung eines Meetings ist es manchmal sinnvoll, eine Sitzordnung festzulegen, um das Zusammentreffen nicht unnötig in die Länge zu ziehen. So sitzt der Gesprächsführer, der in der Regel auch zu dem Meeting eingeladen hat, am besten so, dass er die Tür gut sehen kann. Auf diese Weise hat er immer im Blick, wer raus- und reinkommt und kann überschauen, ob alle Teilnehmer anwesend sind. Soweit mehrere Teams am Meeting teilnehmen, ist es weiterhin sinnvoll, die Teammitglieder auch nebeneinander zu setzen. Das hat den Vorteil, dass sich bei teambezogenen Themen alle gleichzeitig angesprochen fühlen und keiner vergessen wird. Es ist immer vorteilhaft, die Besprechungsthemen im Vorfeld für alle zu benennen und für jedes Thema einen festen Zeitrahmen festzulegen. Hier sollte am besten zu Beginn des Meetings ein Zeitwächter benannt werden, der darauf achtet, dass für alle Themen der Tagesordnung ausreichend Zeit verbleibt. Der Zeitwächter sollte so sitzen, dass der Gesprächsführer ihn immer gut im Blick hat. Eine wichtige Rolle hat außerdem der Protokollant: Er fasst die Gesprächsinhalte schriftlich zusammen und notiert, welche Entscheidungen von den Gesprächsteilnehmern getroffen werden. Je nach Firmenstruktur ist der Protokollant entweder der Ranghöchste oder es gibt eine zusätzliche Schreibkraft. Manchmal werden die Rollen des Gesprächsführers, des Zeitwächters und des Protokollanten aber auch bei jedem Meeting neu vergeben, so dass jeder einmal an der Reihe ist. Je nach Unternehmen kann es weiterhin sinnvoll sein, einzelne Teammitglieder oder Teams in der Nähe der Tür zu platzieren – zum Beispiel, wenn Vertriebsmitarbeiter dringende Telefonate mit Kunden während des Meetings annehmen müssen und so schneller den Raum verlassen können.
Stühle sinnvoll anordnen
Grafik einfügen: toptagung-ausstattung-U-Form-grau.svg
Gibt es während des Meetings eine Präsentation? Wenn ja, sollten alle Teilnehmer so platziert werden, dass sie dieser gut folgen können, ohne ihren Sitzplatz zu verlassen. Hier bietet sich eine Bestuhlung in „U-Form“ an.
Grafiken einfügen: toptagung-ausstattung-Stuhlkreis-grau.svg und toptagung-ausstattung-Blog-grau.svg
Geht es um einen gleichberechtigten Austausch untereinander, ist eher eine kreisförmige Anordnung der Stühle sinnvoll. Es sollte auch im Vorfeld entschieden werden, ob es Tische geben soll oder nicht.
Grafiken einfügen: toptagung-ausstattung-Parlamentarisch-grau.svg und toptagung-ausstattung-Sitzreihen-grau.svg
Handelt es sich um ein Zusammentreffen, bei dem beispielsweise der Chef einen längeren Vortrag hält, kann es unter Umständen auch am besten sein, die Stühle in Reihen nebeneinander anzuordnen. Auf diese Weise kann man in der Regel auch eine größere Anzahl an Stühlen stellen als bei der Kreisvariante.
Was ist ein Online-Meeting?
Ein Online-Meeting, auch Web-Meeting genannt, ist eine virtuelle Besprechung, die über einen Internetbrowser oder eine Software auf dem Computer oder einem mobilen Endgerät abgehalten wird - beispielsweise über Microsoft Teams, Zoom oder Cisco. Die Teilnehmer können sich per Videoübertragung in das Meeting zuschalten. Dabei können sie frei entscheiden, ob sie ihre Kamera aus- oder einschalten. Es gibt weiterhin die Möglichkeit, sich parallel per Chat auszutauschen und Präsentationen über die Funktion „Bildschirm teilen“ selbst zu halten oder anzusehen. Voraussetzung für ein Online-Meeting ist eine stabile Internet-Verbindung.
Was ist ein hybrides Meeting?
Werden zu einem Präsenzmeeting - also einem Meeting vor Ort - auch Teilnehmer online hinzugeschaltet, spricht von einem hybriden Meeting. Bei dieser Form des Austauschs ist es wichtig, dass alle Teilnehmer sich gegenseitig sehen können. Außerdem ist es hier unerlässlich, dass es einen Gesprächsführer gibt, der sehr genau darauf achtet, dass alle Teilnehmer zu Wort kommen und niemand vergessen wird.
