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Was macht ein Veranstaltungsplaner?

Wer schon einmal eine Veranstaltung geplant hat, kennt das gut

Am Anfang erscheint alles recht einfach. Man plant zu einem Thema für eine bestimmte Anzahl von Gästen zu einem bestimmten Zeitpunkt einen Rahmen, bei dem sich alle wohlfühlen sollen. Beim zweiten Blick taucht dann schon die Frage auf, wie umfangreich der Programmrahmen sein soll und wie viele Pausen eingeplant werden sollen. Und spätestens bei der technischen Ausstattung und der Planung der Verpflegung stellt sich heraus, dass man „mal so auf die Schnelle und nebenbei“ kein gelungenes Event planen und umsetzen kann. Genau hierfür gibt es Veranstaltungsplaner: Profis, die mit viel Ruhe und Erfahrung an alles denken.

Was macht ein Veranstaltungsplaner?

Der Veranstaltungsplaner oder auch Eventmanager kümmert sich um alle großen und kleinen Dinge, die bei einer Veranstaltung, einem Kongress, einem Konzert oder einer Tagung wichtig sind. Er sucht die geeigneten Räume am passenden Standort – mit Parkmöglichkeiten, technischer Ausstattung und einer angenehmen Atmosphäre. Das Event sollte so organisiert sein, dass die Teilnehmer alles finden was sie brauchen ohne danach fragen zu müssen. Genauso wie es Möglichkeiten für einen Austausch in der Seminarpause geben sollte, plant der erfahrene Eventmanager auch ein passendes Catering und Räume für Dozenten und Seminarleiter, in denen diese zwischen dem Programm zur Ruhe kommen können. Der professionelle Veranstaltungsplaner führt außerdem nach jeder Veranstaltung eine Evaluation durch und optimiert bestenfalls stetig sein Konzept.

Wie wird man eigentlich Eventmanager?

Der Begriff „Eventmanager“ ist kein geschützter Begriff. Im Prinzip kann sich jeder so nennen, der etwas mit Events zu tun hat. Es gibt BWL-Studiengänge mit dem Schwerpunkt „Event- und Veranstaltungsbereich“ und auch viele Weiterbildungs- und Seminarangebote von verschiedenen Bildungsträgern. Diese Abschlüsse erleichtern sicherlich den Einstieg in diese spannende Branche. Letztlich zeigt die Praxis dann aber, ob man ein guter Veranstaltungsplaner ist:  So reicht manchmal schon eine unvorhersehbare Wetterlage, eine Zugverspätung oder ein defektes Mikrofon aus und der perfekte Zeitablauf ist hinfällig. Hier kommt es dann auf Spontanität und kreative Lösungen an, auf Fingerspitzengefühl und die Fähigkeit auch im größten Trubel ruhig und gelassen zu bleiben. Viele dieser wichtigen Eigenschaften kann man nicht in Seminaren lernen.

Alles beginnt mit der passenden Location

Im Grunde ist jedes Zusammentreffen von mehr als fünf Personen schon eine Veranstaltung. Jede Geburtstagsfeier oder jedes Meeting ist in gewisser Weise ein „kleines Event“, bei dem an vieles gedacht werden muss. Nach dem passenden Termin ist immer der erste Schritt der geeignete Rahmen – und damit auch der passende Raum. Dieser sollte die passende Größe haben und über eine moderne, technische Ausstattung verfügen. Im Idealfall sollte er hell und freundlich sein, sich bei Bedarf aber auch abdunkeln lassen. Wichtig sind weiterhin ausreichende Parkmöglichkeiten in der unmittelbaren Nähe und das Ganze natürlich zu einem fairen Preis.